Hoe digitaal de universiteit anno 2017 op uiteenlopende vlakken ook opereert - het papieren archief is binnen de instelling deels nog altijd leidend, stelt Stefan Osinski van het Informatie Expertise Centrum (IEC) van de TU/e. Overstappen van papier naar digitaal is dan ook gemakkelijker gezegd dan gedaan. Al is het maar omdat de TU/e gehouden is aan de Archiefwet, die overheidsinstellingen voorschrijft aan welke verplichtingen ze moeten voldoen als het gaat om hun archieven - op papier én digitaal. “Dus dan gaan de bekende ambtelijke molens draaien”, zegt Osinski met een lach.

Zo inventariseert de Erfgoedinspectie jaarlijks hoe de instelling ervoor staat op het vlak van archiefbeheer. Een uitvoerig administratief traject, volgens Osinski, om te kunnen garanderen dat ook het digitaal archiefbeheer van de universiteit betrouwbaar en authentiek is.

Argwaan bij digitale documenten

“Veel externe partijen hebben argwaan als het gaat om digitale documenten. Stuur mij bijvoorbeeld een pdf en deze is zeer snel geheel aangepast aan mijn wensen. Daar moet je zorgvuldig mee omgaan - en dat kan alleen als je alle richtlijnen voor digitalisering goed doorloopt en blijft monitoren. Alleen dan kun je authenticiteit garanderen.”

Waar staat de TU/e nu en wat moet er gebeuren om het digitaal werken én archiveren straks goed op orde te hebben? Dat waren de voornaamste vragen van de universiteit tijdens een zogenoemde nulmeting in 2013. Daaruit rolde een handboek met uiteenlopende acties en procedures, dat kritisch onder de loep is genomen door een extern auditbureau dat de TU/e daarna zijn zegen gaf voor het vervangingsproces.

Het gaat hierbij niet om bijvoorbeeld persoonlijke archieven van individuen, benadrukt de projectleider, maar om het TU/e-archief. Oftewel: “Om alles wat wij als universiteit wéttelijk moeten bewaren - of dat nu voor één of voor vijftig jaar is”.

Bewaren is geen archiveren

Maar zo gezegd is, zelfs met groen licht, nog niet zo gedaan. “De organisatie is er op veel plekken nog lang niet klaar voor. Word-documenten die mensen maken, worden veelal wel bewaard, bijvoorbeeld op fileservers, lokaal of in SharePoint - en dat is prima voor jezélf. Maar dat is niet hetzelfde als archiveren. Met het oog op een lange digitale levensduur moeten documenten goed worden geconverteerd, opgeborgen en geback-upt.

Hij vervolgt: “Nu worden er veel brieven getikt in Word, die daarna moeten worden ondertekend. Daarvoor worden ze uitgeprint, er wordt een handtekening gezet, een kopie gemaakt, het origineel wordt verstuurd en de kopie wordt weer gedigitaliseerd en dan gearchiveerd. Waar we uiteindelijk naartoe willen, is dat dit héle traject digitaal gaat verlopen - en daarin is met name de digitale handtekening een belangrijke schakel”.

Dit najaar gaat de TU/e in elk geval al heel veel papier weggooien, zegt Osinski. “Dat wil zeggen: láten weggooien, want ook dat mogen we vanuit de Archiefwet in veel gevallen niet zelf.” Volgens hem komen er “vanuit alle hoeken en gaten” van de universiteit verzoeken van afdelingen of groepen die om hulp vragen bij vervanging van papier naar digitaal.

Hinken op twee gedachten

Digitaal werken vraagt volgens hem - zeker onder werknemers - nog wel om een cultuuromslag, waarvoor bijvoorbeeld programma’s als Innovation@Work en Verzekerd Digitaal Werken en Archiveren mede in het leven zijn geroepen. Studenten zullen volgens hem nauwelijks iets merken van de transitie: “Studentendossiers zijn al vele jaren digitaal en studenten zijn er al veel meer aan gewend om volledig digitaal te werken. Medewerkers dénken vaak dat ze digitaal werken, terwijl ze in de praktijk nog erg op twee gedachten hinken en nog veel op papier doen.”

Eind 2019 hoopt de TU/e alle voorzieningen te hebben getroffen om volledig digitaal te kunnen gaan werken. “Ons streven is om vervolgens eind 2020 het hele digitale archiefbeheer binnen de universiteit op orde te hebben.”