Secretaresses in de spotlights

Lees meer

Secretaresses in de spotlights

De steunpilaar van de afdeling. De moeder - en in een enkel geval de vader - op de werkvloer bij wie je je hart kunt uitstorten. De spin-in-het-web. Degene die ervoor zorgt dat je bewapend met de juiste documenten een vergadering instapt. Het is vandaag nationale secretaressedag en daarom plaatsen we deze hardwerkende ondersteuners van onze universiteit eens op de voorgrond. Uit de interviews die we hielden bleek: secretaresses zijn onmisbaar.

Het regende complimenten toen we onze lezers vroegen welke TU/e-secretaresses een pluim verdienen. Ze worden geroemd om hun enthousiasme, collegialiteit en creativiteit. Om hun positieve instelling en om hun olifantengeheugen. Omdat ze keihard werken. De nominatie van Ellen Konijnenberg, secretaris van de examencommissie bij Industrial Design en UR-lid, is exemplarisch voor de meeste reacties: “Alle secretaresses, omdat ze onmisbaar zijn, omdat ze door het regelen van allerlei praktische zaken zorgen dat processen soepel verlopen, omdat ze vaak het geheugen van hun leidinggevende en afdeling zijn, omdat... nog veel meer! En omdat vaak pas zichtbaar wordt wat ze allemaal doen als ze er een keer niet zijn.”

De richtlijnen van de VSNU geven voor deze functiegroep aan ‘Uitvoeren van secretariële en administratieve werkzaamheden ten behoeve van de leidinggevende en/of medewerkers van de instelling of onderdelen daarvan, zodanig dat deze in staat wordt/worden gesteld de eigen functie uit te voeren met een doelmatige en functionele aanwending van tijd en middelen’. Ook zijn er tien kerntaken uitgewerkt. Het takenpakket van de meeste secretaresses is in de praktijk echter vaak niet in beton gegoten. Ze pakken op wat er gedaan moet worden. En de rol van de secretaresses aan de TU/e kan veranderen in de (nabije) toekomst.

Secretaresse van de toekomst

Onlangs is aan de TU/e een werkgroep gestart die het ‘secretaresseprofiel van de toekomst’ gaat schetsen. Het doel is te kijken hoe de functie eruit gaat zien en welke competenties ze daarvoor nodig hebben. De veranderingen in de organisatie en de werkprocessen, zoals de toenemende digitalisering, zijn de aanleiding om dit in gang te zetten. In het najaar moet er een visie liggen.
Het merendeel van de secretaresses valt in schaal 6 (zie ook de infographic). Vorig jaar stuurde universiteitshoogleraar Bert Meijer een ingezonden brief naar Cursor, waarin hij een lans breekt voor de secretaresses. Hij stelt vast dat zij met steeds meer taken te maken krijgen, maar daar geen gepaste financiële waardering voor terugzien.

 

Bron cijfers | Dienst Personeel en Organisatie
Infographic | Studio Luidspreker

“We kunnen janken en lachen met elkaar”

“Ja, wij hebben hem echt gered, hoor.” Een twinkeling in de ogen van Steef Blok, directeur van het Innovation Lab. Alwin Maas, personal assistant bij het Innovation Lab, lacht mee. Hij kent het gevoel voor humor van zijn leidinggevende inmiddels wel, en deelt het. De twee werken nu acht jaar samen en zijn ‘maatjes’.

Het is hard werken op het Innovation Lab. Steef: “Ik verwacht 7 dagen per week, 24 uur per dag commitment. Ik ben pisnijdig als hij pas om 5 over half 9 binnen is. Niets zo vervelend als een negen-tot-vijfmentaliteit. Flexibiliteit is belangrijk.” Alwin: “Dan krijg ik zondagochtends om 7 uur mailtjes met ‘waar ben je’? Maar, als hij me in het weekend nodig heeft, dan is er ook wel iets.” Die flexibele instelling wordt al vanaf het begin verwacht. Alwin: “Ik weet het nog goed, acht jaar geleden. Het was donderdag en ik kreeg de vraag wanneer ik kon beginnen. Zeg ik maandag, krijg ik als reactie ‘Als je wil werken, dan begin je toch morgen’. Dat is kenmerkend, alles moet kunnen.”

Ik vind het honderd procent belangrijk dat wij maatjes zijn

De twee hebben inmiddels een hechte band opgebouwd. Steef: “Werk is zo’n groot deel van je leven en zo’n TU/e slokt je soms op. Om goed te kunnen samenwerken, moet je ook lol kunnen hebben. Sterker nog, ik vind het honderd procent belangrijk dat wij maatjes zijn.” En plezier hebben ze zeker. Steef, grinnikend: “We vinden het allebei leuk om te choqueren. Laatst was hier een groep van de Rabobank. Dan komt Alwin binnen en dan stel ik hem voor de grap voor als mijn man. Zie je die mannen verbaasd kijken.” Alwin, lachend: “En dan vraag ik hem wat we vanavond gaan eten.” Steef: “Hartstikke leuk dat ie daar dan ook nog eens op reageert.” 

Janken en lachen

Maar het is niet alleen lachen op de werkvloer. Steef: “We kunnen janken en lachen met elkaar. En soms vliegen de vonken er vanaf in een discussie.” Alwin: “Dat is ook fijn dat ik die vrijheid heb, dat ik tegengas kan geven.” Steef: “Ik houd niet van ja-knikkers. Als hij tegen me zegt ‘doe dat maar niet’, dan doe ik het ook vaak niet. Dat kan naar iemand op de werkvloer zijn, maar ook naar het College. Hij vult me aan. Hij is empathisch, ik niet. We hebben geen hiërarchische relatie.” Alwin: “Klopt. Maar hij is wel de baas.”

Wie denkt dat Alwin inmiddels genoeg credits heeft opgebouwd, komt bedrogen uit. “Soms denk ik ‘je weet toch inmiddels wel wat je aan me hebt'. Maar ik moet me telkens opnieuw bewijzen. De lat ligt hoog. Maar aan de andere kant word je dan ook uitgedaagd. Ik stel me als doel om hem voor te zijn. Er bijvoorbeeld voor te zorgen dat hij op tijd de juiste documenten heeft. En dat valt niet altijd mee, hij is heel bevlogen. We hebben dit echt samen opgebouwd, je voelt je samen verantwoordelijk. Ik zal vast een bepaalde taakomschrijving hebben, maar daar houd ik me niet zo mee bezig. De ene keer moet je alles voor een verhuizing regelen, de andere keer is er een congres. En ik zorg er ook voor dat Steefs vrouw bloemen op haar verjaardag krijgt.”

Mannelijke personal assistant

Dat Alwin, voor zover wij weten, de enige mannelijke personal assistant op de TU/e is, vinden ze alleen maar leuk. “Ik vond het sowieso al leuk om hem aan te nemen als mannelijke assistent op een technische campus. Dat is weer eens wat anders”, vertelt Steef. Alwin: “Ik ben er zelf totaal niet mee bezig dat ik als man personal assistant ben. Ik heb me ook nooit een vreemde eend in de bijt gevoeld.”

Het contact blijft niet beperkt tot de werkvloer. Zo gaan ze ook wel eens samen naar de film, en Alwin is al verschillende keren bij Steef en z’n vrouw en dochter bij de maaltijd aangeschoven. Alwin, ineens heel serieus: “Ik vrees echt de dag dat hij het rustiger aan wil gaan doen.”


 

“Blij met de voelsprieten die ze binnen de groep heeft”

Het is een af en aan lopen van studenten, promovendi en medewerkers bij management assistant Emma Eltink, op de derde verdieping van Helix. Emma switcht voortdurend van het Nederlands naar het Engels en helpt de ene persoon na de andere aan een antwoord of aan het juiste formulier. Ze werkt inmiddels acht jaar samen met Emiel Hensen, decaan bij Scheikundige Technologie en hoogleraar Inorganic Materials Chemistry.

Uit het telefoongesprek voorafgaand aan het interview is al duidelijk dat Emma Emiel behoorlijk goed kent. “Als je een e-mail stuurt, geef dan uitgebreid aan waarover het interview gaat en welke vragen je wilt stellen, dan heb je de grootste kans dat hij tijd wil vrijmaken en akkoord gaat.”

Hij heeft wat meer noten op zijn zang

Emma Eltink
Management assistant van Emiel Hensen

“Het klikte meteen, maar ik moest wel even wennen”, herinnert Emma zich van het begin van de samenwerking. Ze kwam van een secretariaat waar ze heel veel zelf deed en oppakte. Emiel was gewend om veel zelf af te handelen en, volgens Emma, erg precies. Lachend: “Hij heeft wat meer noten op zijn zang.” Maar lang duurde de fase van aftasten niet en Emma nam hem binnen de kortste keren allerlei werkzaamheden uit handen.

Voelsprieten

Emiel is vooral blij met de ‘voelsprieten’ die Emma heeft binnen de groep. “Zeker sinds ik decaan ben, is het lastiger voor mij om te zien wat er bij iedereen speelt.” Emma: “Ik merk vrij snel als het onderzoek tegenzit of er iets anders aan de hand is. Emiel kan ze dan weer enorm inspireren met allerlei ideeën en dan komen ze gemotiveerd zijn kamer uit.”

Naar eigen zeggen is Emma behoorlijk assertief, maar dat heeft Emiel nooit een probleem gevonden. “Ik houd van duidelijkheid. En ze creëert rust voor me. Ik hoef me nooit ergens zorgen om te maken.”

Beiden vinden dat secretaresses aan de TU/e wel wat meer mogen worden gewaardeerd. Emiel: “Ze zeggen dat de hoeveelheid werk wel is toegenomen, maar de complexiteit niet. Maar dat zie ik toch anders.” Dat kan Emma alleen maar beamen.

Humor

Privézaken delen ze vooral als het in relatie tot het werk staat. Emma: “Als ik iets heb meegemaakt, zeg ik het wel. Dan weet hij ook waarom ik even mijn dag niet heb.” En een van de beste ingrediënten voor een goede werkrelatie is volgens de twee humor. Emma: “Vooral niet alles altijd te serieus nemen.”

Verder wil Emma graag nog even kwijt dat ze secretaressedag ‘klinkklare onzin’ vindt. “Dat heb je toch ook niet voor andere beroepen.” “Maar”, haast ze zich te zeggen, “ik vind een bloemetje wel leuk hoor.”


 

“Ik weet hoe het is om ergens te moeten wennen”

De Mexicaanse Mercedes Fuentes Velasco, net afgestudeerd bij Sustainable Energy Technology, werkte nauw samen met Mariëlle Besling-Dullaert voor activiteiten van Technology for Global Development. Ze omhelzen elkaar bij hun begroeting.

Ze zagen en spraken elkaar wekelijks in het IPO-gebouw. Mercedes als lid van de activiteitencommissie, Mariëlle als secretaresse bij TGD. De gesprekken gingen over de organisatie van filmavonden, lunchlezingen of een tentoonstelling. En nu en dan ook over persoonlijke zaken. “Ze is erg trots op haar kinderen”, vertelt de Mexicaanse.

“Soms voelde ik me wel eens schuldig dat ik haar tijd in beslag nam”, bekent Mercedes. “Ze heeft al weinig uren om haar werk te doen.” “Ben je gek”, reageert Mariëlle. “Dat maakt het werk juist extra leuk voor me. Studenten zitten in een mooie fase van hun leven.”

Thuis voelen

Ook het contact met veel internationale studenten is voor haar een pluspunt. “Ik heb zelf veel gereisd en vijf jaar in Frankrijk gewoond. Ik weet hoe het is als je ergens anders moet wennen.” Mercedes: “Ze heeft ervoor gezorgd dat ik me hier thuis voelde. In Mexico was ik gewend met veel mensen aan de universiteit te praten. Dat kan met Mariëlle ook. Bovendien is ze enorm behulpzaam. Ik ging vorig jaar naar Indonesië en het papierwerk regelen ging daardoor een stuk vlotter.”

Mariëlle: “Ik help graag mensen. Al zitten er natuurlijk ook altijd wel grenzen aan.” Mercedes: “Laatst was ze er twee weken niet. Dan valt het hier allemaal wel in elkaar, hoor!”


 

“Manon is een schat van een vrouw”

Wat kregen we een enthousiast mailtje van Luuk Meeuwis, commissaris onderwijs bij studievereniging GEWIS, over Manon van Leeuwen - secretaresse bij Wiskunde en Informatica. “Wat een topvrouw is dat! Ze staat altijd klaar voor ons als studievereniging.”

Luuk somt op: “Ze helpt met het organiseren van een grote, internationale programmeerwedstrijd, met het bereiken van medewerkers als we deze willen uitnodigen voor een activiteit - denk aan medewerkersborrels of een onderwijsdebat. En voor afspraken met het faculteitsbestuur is zij een natuurlijk aanspreekpunt. Ze staat er altijd voor open om ons te helpen of te herinneren aan afspraken die we hebben gemaakt. Buiten dit alles is ze een schat van een vrouw, begroet ze ons altijd vrolijk en staat haar deur altijd open.”

De omgang met studenten maakt het werk extra leuk voor haar, vertelt Manon, die sinds oktober 2016 aan de TU/e werkt. “Het is erg leuk om met jongeren te werken.” Luuk is in juli 2017 aan zijn bestuursjaar begonnen. “Als je vragen heb, ga maar naar het faculteitssecretariaat”, zei mijn voorganger tegen me.

Tijd voor een praatje

Het onderling contact bestaat vooral uit het bespreken van zaken die moeten worden geregeld, maar er is altijd tijd voor een praatje. En Manon doet graag wat extra. Zo heeft ze al spontaan toegezegd om bij de programmeerwedstrijd in het najaar te helpen. “Die is toch op 18 en 19 november?”, zegt Luuk twijfelend. “Op 24 en 25 november”, verbetert Manon hem. “Zie je, ze weet het gewoon beter. Het komt steeds vaker voor dat ze al iets heeft geregeld voor wij het gevraagd hebben.”

Manon: “Als ze contact met iemand van het bestuur moeten hebben, dan komen ze ook wel eens bij mij. Dan weet ik ook dat ze niet zomaar komen en neem ik ze echt serieus.”


 

“Ze is een triple-S secretaresse”

Alfons Bruekers, managing director bij TU/e innovation Space, en secretaresse Loes van de Kimmenade zitten zoals ze het zelf zeggen ‘in hun wittebroodsweken’. De secretaressefunctie overstijgt diensten en faculteiten, maar dat maakt hun samenwerking, die in februari begon, ‘alleen maar dynamischer en interessanter’.

Het gevarieerde aspect, de kans om zelf de spin-in-het-web te worden - die ze volgens Alfons al een heel eind is - waren de belangrijkste redenen voor Loes om te solliciteren op de functie. “Het is een proces waarin we nog veel opbouwen en ontwikkelen, en dat is heel leuk. Ik leer veel, ook hoe het er op de TU/e aan toegaat, want ik werkte hier nog niet. De samenwerking binnen de innovation Space is heel prettig.”

Wegkapen

“De eerste indruk is erg goed”, stelt Bruekers. “Ik vind haar een triple-S-secretaresse. En daarmee bedoel ik slim, snel en solide. Ze schakelt snel en ze ontzorgt, en dat is precies wat een goede secretaresse moet doen. Niet aan de collegevoorzitter vertellen hoor, voor we het weten wordt ze nog weggekaapt! We hadden eerst gedacht dat we bij de verschillende faculteiten wel enkele secretariële taken konden leggen. Dat werkte prima om van de plek te komen, maar in de huidige fase is het echt wel belangrijk om eigen ondersteuning te hebben en een spil tussen verschillende partijen.”

Ze noemen hun werkrelatie ‘ontspannen en zakelijk’. Het contact loopt, ook met anderen, geregeld via Whatsapp. Het overlegmoment dat ze eerst wel eens inplanden, blijkt in de praktijk weinig nodig. Bruekers: “We zitten naast elkaar, in elkaars gezichtsveld. Dus de lijntjes zijn erg kort.”


 

“Ze is de heldin van de afdeling”

Toen we vroegen welke secretaresse een compliment verdient en waarom, kwamen er voor één secretaresse wel heel veel reacties binnen: Marcia Bakermans-von Piekartz. Ze is secretaresse bij Werktuigbouwkunde en haar collega’s dragen haar een zeer warm hart toe.

Zo laat program coördinator Marike Koopmans ons weten dat ze ‘de heldin van de afdeling is’. “Ik ben afgelopen januari hier gestart met werken en het is zo fijn om iemand te hebben die je helemaal wegwijs maakt in de TU/e-wereld.” Joyce de Vaan (communicatie en studievoorlichting) noemt Marcia een ‘supersecretaresse’. “Altijd een vrolijke noot, behulpzaam, heeft goede inzichten in de organisatie, weet altijd de juiste mensen te betrekken en ze is gewoon een heel fijn mens.”

Studieadviseur Lonneke Boons vindt dat Marcia een compliment verdient ‘omdat zij zo hard werkt, altijd klaarstaat en zorgt dat alles op rolletjes loopt’. Ook onderwijsdirecteur Camilo Rindt doet een duit in het zakje: “Naast het feit dat ze altijd zeer gestructureerd lijstjes bijhoudt waardoor ‘wij van het team’ het van ons af kunnen laten glijden, lacht ze altijd. Weer of geen weer, ze is altijd goedgehumeurd. En dat mogen we ook allemaal horen.”

Studenten hebben hun marshmallow challenge hernoemd naar de Marcia Challenge

Marcia Bakermans reageert enthousiast op alle complimenten. “Wat een waardering spreekt hieruit. Ik ben niet snel zonder woorden, maar nu toch even wel! Ik werk al elf jaar met veel plezier als secretaresse voor de opleidingsdirecteur van Werktuigbouwkunde. Sinds vorig jaar ben ik ook secretaresse van het hoofd Team ESA van de faculteit. Vooral de sfeer bij Werktuigbouwkunde zorgt ervoor dat ik met heel veel plezier naar het werk ga. We zijn een hecht team dat met de recente wijzigingen binnen onze groep heeft getoond dat we heel flexibel en verwelkomend zijn. Mijn motto is niet voor niets: ‘Streven we individueel doorlopend naar meer, dan eindigen we collectief met minder’.”

“Ook het contact met studenten is voor mij heel waardevol, daar blijven we jong van. Ze hebben hun marshmallow challenge onlangs nog hernoemd naar de Marcia Challenge.

Wat vind ik minder leuk…? Dat is een lastige vraag, ik leef mijn leven positief en besteed zo min mogelijk tijd aan negatieve zaken. Maar als ik een ding moet noemen, dan is het toch de slechte waardering die secretaresses in het algemeen ervaren in de portemonnee. Collega’s zijn lovend, leidinggevenden zijn welwillend, maar het leidt nooit tot een functieschaalverhoging bij gebleken bekwaamheid.”

Op de hoofdfoto is Tine Trommar te zien, die vroeger voor de faculteit Scheikundige Technologie werkte. De foto komt uit het TU/e-archief, is gemaakt door Jan van Hooff en is gedateerd op juni 1959.

Deel dit artikel via je socials