Picknickend elkaar beter leren kennen

Picknickend elkaar beter leren kennen

14 september 2017

Medewerkers van drie ondersteunende diensten konden elkaar vandaag beter leren kennen tijdens een picknick in de markthal van MetaForum. De bijeenkomst is bedoeld als opmaat naar de verhuizing van bijna alle diensten naar de bovenste etages in Atlas en in De Plint in het najaar van 2018. Volgende week dinsdag is er nog picknick voor de resterende diensten.

Het weer werkte vandaag niet echt mee voor een picknick, maar toch wisten zo’n tachtig medewerkers van ICT Services, Dienst Interne Zaken en Dienst Huisvesting de weg naar de markthal te vinden. Daarvan was een deel afgezet met een hek en daarbinnen waren met geel ducttape de contouren van hun toekomstige werkomgeving afgezet.

Aan gele picknicktafels konden medewerkers met elkaar in gesprek over hun verwachtingen over het samenwerken in een compleet nieuwe werkomgeving. De tafelbezetting was vanzelfsprekend gemixt qua dienst en op de placemats konden vragen en suggesties worden achtergelaten.

Nieuwe manier van werken

Ankie van Steen is eigenaar van Shared Productions en sinds december 2016 is ze ingehuurd om aan de TU/e de verhuizing van de diensten naar de bovenste twee etages van Atlas en in De Plint in goede banen te leiden. “Voor dit programma dat bekend staat onder de noemer innovation@work, hebben we intern binnen de TU/e een kernteam van vier mensen samengesteld met daaraan verbonden een grote groep ambassadeurs uit de diensten zelf. We gaan de mensen voorbereiden op de beoogde nieuwe manier van werken, al vind ik dat niet de meest ideale benaming. Feit is dat dadelijk mensen uit allerlei diensten bij elkaar komen te zitten onder een dak, we werkplekken gaan delen, er meer ruimte zal zijn voor persoonlijke balans en dat we bewuster keuzes gaan maken waar, wanneer en met wie het werk gedaan wordt.”

 

 

Programmaleider Ankie van Steen.

Justyna Grabowska, werkzaam bij ICT Services, is al enigszins bekend met werken in een kantoortuin in gebouw Matrix. Ze maakt zich zorgen over geluidsoverlast. “Het is straks heel belangrijk dat er ook plekken zijn waar je echt goed geconcentreerd kunt werken. Ook werken we bij onze dienst veel samen met externen. Met die mensen moet je een rustig overleg kunnen hebben in een aparte ruimte. En als ik dan mijn bureau verlaat, moet ik al mijn programma’s kunnen laten doordraaien. Het kost me anders ontzettend veel tijd om alles weer opnieuw te moeten opstarten.”

Toezichthouder

Aan tafel zit ook Milou Schellekens, die net vier weken aan de slag is bij Dienst Huisvesting. Bij haar vorige werkgever op Strijp-S werkte ze ook met meer mensen in een grote ruimte. “Het was een soort loft en als mensen met elkaar wilden overleggen trokken ze zich even terug of ze gingen even een eindje lopen. Wat ik daar een groot voordeel vond, was dat je direct kon zien wie er die dag wel en niet was. Zelf heb ik weinig moeite om me te concentreren, ook in een wat rumoerige omgeving, dus ik voorzie weinig problemen. En bij Dienst Huisvesting zijn we sowieso veel op pad en dan neem je je computer gewoon mee.”

Het aanstellen van een soort toezichthouder in de beginfase, lijkt Shirley Mandagi, die de inkoop doet bij Dienst Interne Zaken, wel een goed idee. “Iemand die zorgt dat de opstartfase soepel verloopt.” Zelf zit ze nu met twee collega’s op een kantoorruimte in Traverse. Ze vindt het nu al best lastig als zij en een collega tegelijkertijd aan het telefoneren zijn. Ook vraagt ze zich af hoelang ze haar spullen straks op het bureau mag laten liggen als ze zelf even in een vergadering zit. “Ik hoorde dat je binnen een half uur terug moet zijn. Dat lijkt me te kort en daarmee niet handig.” Een langslopende ambassadeur vertelt haar dat het timeslot een uur wordt.

Afwachtend

Programmaleider Van Steen heeft in het verleden al vergelijkbare programma’s uitgevoerd bij onder meer Woonbedrijf en Tilburg University. “Mensen kijken vaak heel verschillend tegen zo’n verandering aan. Mensen zijn enthousiast, sommigen vinden het spannend, anderen zijn juist weer heel afwachtend. Bij Woonbedrijf was iedereen na ongeveer een week gesetteld. Dat wil niet zeggen dat iedereen direct helemaal gewend is. Wennen aan een nieuw werkconcept en omgeving kost tijd, die tijd moeten we elkaar ook gunnen. Zie het als jouw eigen verhuizing. Het werk moet altijd leidend zijn en ook thuiswerken heeft daar een functie bij. Afspraken daarover moet een werknemer straks maken met zijn leidinggevende en het team. We hopen dat iedereen zich steeds meer eigenaar van dit proces gaat voelen. Want om het echt goed van de grond te krijgen hebben we de medewerking en inzet van alle betrokkenen nodig.” 

 

 

1008 keer gelezen

Meest gelezen

Sportende studenten geëerd tijdens Sportgala

TU/e maakt stevige duikeling in Keuzegids

Politie rukt uit voor uit de hand gelopen studentengrap

CLMN | Een fractie ambitieus

Promotie in piratenpak mag niet van TU Delft