Op de universiteit werken momenteel zeven vertrouwenspersonen: vijf interne en twee externe. Zij helpen medewerkers en studenten die zitten met een kwestie op het gebied van integriteit of sociale veiligheid. Vijf van hen zijn verbonden aan de I&SS-desk. Een van die vertrouwenspersonen – Henny van Alphen – is ook casemanager van de Integrity & Social Safety-desk. Bij deze desk komen alle meldingen van medewerkers en studenten binnen over integriteit en sociale veiligheid, om vervolgens een melder te ondersteunen bij het vinden van mogelijke oplossingen.  

In de loop der tijd zijn er in de gemeenschap verschillende benamingen gebruikt voor de rol van Henny van Alphen, wat verwarring heeft veroorzaakt over diens functie: vertrouwenspersoon, coördinator (zoals vermeld op de website over de desk), casemanager en klachtenfunctionaris. Die laatste term – klachtenfunctionaris – werd in de universiteitsraad van februari dit jaar gebruikt door raadslid Martijn Klabbers: “De rollen van de betrokkenen moeten heel helder zijn om verkeerde verwachtingen van de I&SS-desk te vermijden”, stelde Klabbers.

“Klachtenbehandeling en een vertrouwensrol zijn moeilijk te combineren. De klachtencommissie moet alle betrokken partijen horen, terwijl een vertrouwenspersoon juist strikt vertrouwelijk moet handelen en alleen met toestemming van de melder anderen mag benaderen. Deze tegenstrijdige verantwoordelijkheden kunnen leiden tot verwarring en onvoldoende bescherming van de belangen van melders.”

Geen klachtenfunctionaris

Ambassadeur I&SS Ingrid Heynderickx laat weten dat Van Alphen geen klachtenfunctionaris is en dat nooit is geweest en dat die term een misverstand is. De exacte functie en bijbehorende titel is nog in ontwikkeling, maar wordt op dit moment ‘casemanager’ genoemd, omdat dat het beste de rol omschrijft.

Secretaris van de TU/e Eric van der Geer-Rutten-Rijswijk zegt dat de universiteit momenteel drukdoende is om de processen na een melding te verbeteren. “De eerste stap voor mensen die een kwestie willen aankaarten, is de Integrity en Social Safety-desk en de bijbehorende vertrouwenspersonen. Vertrouwenspersonen horen aan en geven advies, maar laten het initiatief bij de melder.”

Volgens Naomi Ellemers, sociaal en organisatiepsycholoog en universiteitshoogleraar aan de Universiteit Utrecht, is het “de rol van de vertrouwenspersoon om de melder bij te staan, diens verhaal zonder oordeel aan te horen, emotionele steun te bieden, te adviseren over mogelijke vervolgstappen, en eventueel de belangen van de melder te vertolken in overleg met andere vertrouwenspersonen.”

Lopende klacht

Volgens meerdere bronnen binnen de TU/e loopt er momenteel een klacht bij de Landelijke Vereniging van Vertrouwenspersonen (LVV) tegen een aantal vertrouwenspersonen van de universiteit vanwege het mogelijk behandelen van een klacht in de rol van vertrouwenspersoon.

Gerda Arends, waarnemend voorzitter van de Landelijke Vereniging van Vertrouwenspersonen (LVV), laat weten “dat de vertrouwenspersoon niet aan waarheidsvinding doet en geen onderzoek verricht” en verwijst hiervoor naar de gedragscode voor de LVV-registervertrouwenspersoon, waarin dit expliciet wordt benoemd. “Klachten worden bij de LVV door een onafhankelijk externe klachtencommissie behandeld. Na behandeling brengen zij advies uit aan het bestuur van de LVV en wordt de uitspraak met advies geanonimiseerd op onze website gepubliceerd”, aldus Arends. Ook wordt er dan vermeld hoe het bestuur met het advies van de klachtencommissie is omgegaan. Omdat deze klacht over de TU/e-vertrouwenspersonen nog loopt worden er geen uitspraken over gedaan.

Zowel casemanager en vertrouwenspersoon Henny van Alphen als ambassadeur van de I&SS-desk Ingrid Heynderickx zijn ook om reactie gevraagd op de klacht, maar verwezen hiervoor door naar Eric van der Geer-Rutten-Rijswijk. Die wijst hierbij op de vertrouwelijkheid in dergelijke procedures en wil geen commentaar geven om privacy van betrokkenen te beschermen.

De Koninklijke Nederlandse Akademie van Wetenschappen (KNAW) heeft een rapport gepubliceerd (2022) over sociale veiligheid in de wetenschap. Hoogleraar Naomi Ellemers was voorzitter van de commissie die dit rapport heeft verzorgd. Een van de aanbevelingen is te zorgen dat alle betrokken partijen bijstand en begeleiding krijgen, dus zowel de melder als de beklaagde, als de omstanders. Afstemming tussen verschillende betrokken functionarissen binnen een netwerk, dat samen een vangnet vormt voor alle betrokkenen, is belangrijk.

TU/e-secretaris Eric van der Geer-Rutten-Rijswijk geeft aan dat er procesverbeteringen aanstaande zijn. “Melders kunnen binnenkort als vervolgstap hun melding laten opvolgen door een casemanager. Die gaat kijken of de klacht ontvankelijk en voldoende onderbouwd is, bespreekt met een expertteam wat mogelijke vervolgstappen zijn, geeft een opvolgadvies aan bevoegd gezag en coördineert de uitvoer van een genomen besluit.”

Nu duidelijk is wat de taken van de casemanager worden, is ook duidelijk dat die taken het beste passen bij Henny van Alphen, weet de secretaris. “Maar de taken van een casemanager zijn niet te combineren met een rol als vertrouwenspersoon. Daarom is Henny gestopt met het aannemen van nieuwe meldingen als vertrouwenspersoon; zij heeft bij geen enkele casus een ongewenste dubbelrol gehad”, zo stelt hij.

Nieuwe vertrouwenspersonen

Met deze verandering van functie blijven er binnen de I&SS-desk nog twee interne en twee externe vertrouwenspersonen werkzaam. Daarom gaat de universiteit zeven nieuwe vertrouwenspersonen opleiden.

Mensen die met een probleem naar de desk komen, zullen eerst een gesprek hebben met een vertrouwenspersoon en als zij dan besluiten dat ze een officiële melding willen doen, worden ze doorverwezen naar een casemanager. Die gaat dan kijken of er bijvoorbeeld een onderzoek nodig is of mediation, of iets anders. Als een melder een officiële klacht wil neerleggen, moet een van de drie klachtencommissies die de TU/e rijk is daarnaar kijken. Dat zijn de commissies ongewenst gedrag, misstanden en wetenschappelijke integriteit.

Dit artikel is in verband met feitelijke onjuistheden aangepast en geüpdatet op 24 mei om 11:47.