- Mensen , De universiteit , Campus
- 08/07/2020
De crisis als krent in de pap
Maandag 2 maart was zijn eerste werkdag aan de TU/e, de dag ervóór ging zijn beoogde inwerkprogramma al op de schop: ‘Je gaat starten met een crisisteamoverleg omtrent corona’. Gijs Spiele, sinds ruim vier maanden Campusmanager Safety & Security aan de universiteit die voor zijn ogen leegliep: “Ik ben blij dat ik de campus de eerste dagen nog volop in bedrijf heb gezien.”
Het was een plottwist die hij geenszins had voorzien toen hij in januari van dit jaar, met ruimte voor een nieuwe uitdaging, bij de TU/e solliciteerde. Spiele (bedrijfskundige achtergrond, zijn loopbaan ooit gestart bij het Korps Mariniers, om zich daarna in leidinggevende posities bij onder meer Facilicom, TNO en het Duitse TÜV NORD Group bezig te houden met allerlei takken van beveiliging en (cyber)veiligheid) werd via Linkedin geattendeerd op de vacature van Campusmanager Safety & Security, vertelt hij.
Het gevarieerde pakket aan taken en verantwoordelijkheden sprak hem direct aan: “Safety en security, parkeerbeheer, mobiliteit en crisismanagement, en dat binnen de publiek-private omgeving van een universiteit”. Er deed zich gelijktijdig ook een kans voor bij een Amerikaanse organisatie, vertelt hij, “die zou betekenen dat ik zeventig procent van mijn tijd de wereld zou moeten overvliegen. Niet dat het de doorslag gaf, maar ik ben mijn hele leven al zoveel weggeweest. In overleg met het thuisfront heb ik geconcludeerd dat de TU/e gewoon de mooiste kansen bood”.
Dat thuisfront bevindt zich namelijk al meer dan twintig jaar in de Brainport-regio, meer specifiek in Eindhovens buurgemeente Son. Spiele werd 58 jaar geleden geboren in Enschede, woonde hiervoor in Groningen, Amsterdam en Utrecht, maar “Brabant is onze basis”.
De frequentie van overleggen nam in hoog tempo toe
De TU/e en hij bleken een match. Niet alleen vanwege zijn uitgesproken intentie voor een lange-termijncommitment (Spieles laatste twee voorgangers verlieten de TU/e weer na respectievelijk twee jaar en driekwart jaar), maar vooral ook vanwege zijn kwart eeuw aan managementervaring op het gebied van integrale veiligheid.
Op maandag 2 maart zou hij beginnen, maar op de zondag ervoor ging de telefoon al. “Ik zal het nooit vergeten”, zegt Spiele. “Mijn inwerkprogramma ging er íets anders uitzien, was de boodschap. ‘Je gaat starten met een crisisteamoverleg omtrent corona.’” Zijn agenda werd leeg geveegd en afgeblokt, “op een aantal noodzakelijke kennismakingsgesprekken in de eerste week na”. Spiele spreekt van een “cascade-effect: de frequentie van overleggen nam in hoog tempo toe, doordeweeks, op zaterdag en zondag, heel soms fysiek, veelal via Skype of app-groepen”.
Gecontroleerd in lockdown
Een van de grotere vraagstukken die al snel op tafel lagen: “Hoe gaan we de campus, gecontroleerd, feitelijk in een lockdown zetten? En wat betekent dat voor je bedrijfshulpverlening en beveiliging?”. In overleg werd onder meer besloten om de eigen TU/e-brandweer, die zijn kazerne op de campus deelt met de regionale brandweer, naar huis te sturen: “Als er praktisch niemand meer op de campus is, heeft het weinig toegevoegde waarde om de bedrijfsbrandweer fysiek daar te houden”.
Lees verder onder de foto.
De security-organisatie bleef, na een uitvoerige afweging van de veranderde omstandigheden en risico’s, op het gebruikelijke peil. “Collega’s vergeleken het in het begin wel met het kerstreces; dan is de campus twee weken ook nagenoeg volledig gesloten. Die situatie, waarin ze praktisch als enigen op de campus zijn, is voor onze securitymensen dus niet nieuw.” Niettemin moest er volgens Spiele wel een knop worden omgezet. “Wij zijn gewoon aanwezig, draaien als vanouds, werken met meerdere collega’s in de meldkamer, rijden samen in de surveillanceauto. In je dagelijkse bezigheden als beveiliger is fysiek contact met je collega’s en anderen soms onvermijdelijk. Welke risico’s lopen wij qua besmetting, hoe gaan we daarmee om? Daar hebben we, ook in contact met onder meer het RIVM, onderling wel over gepraat en afspraken over gemaakt.”
Verder waren de feitelijke taken en dagelijkse routines van de securityploeg de voorbije maanden op de lege(re) campus nauwelijks anders dan anders, zegt Spiele. “Onze mensen doen hun surveillances, de controlerondes in de gebouwen, reageren op inbraakmeldingen, brandmeldingen en andere incidenten.” Wel kreeg de meldkamer in eerste instantie ook alle inkomende telefoonverkeer naar de universiteit erbij te verwerken. “In het begin was dat nog wel te doen, maar al snel namen de telefoontjes toe - zowel in aantal als complexiteit. Daarop is besloten om weer te gaan opschalen op het vlak van receptiediensten.”
Hoge adrenaline
Waar het takenpakket van zijn mensen dus vooral uit business as usual bestond, hadden zijn eigen eerste maanden aan de universiteit “voor 70, 75 procent direct of indirect te maken met corona”, zegt Spiele. “Crisis, opschalen, afschalen, verandering, flexibel zijn, op hoge adrenaline samenwerken, veel uren maken; dat ben ik gewoon en dat vind ik ook prettig. Dat is een van de mooiste dimensies van mijn werk. Wat het wel bijzonder maakte, is dat ik de taal en weg binnen deze organisatie nog niet kende.”
Op hoge adrenaline samenwerken, veel uren maken; dat ben ik gewoon en vind ik ook prettig
Toch heeft hij het gevoel dat hij meteen volwaardig heeft kunnen meedraaien en bijdragen, “dat heb ik ook wel teruggekregen van collega’s. Als ik nu voorzichtig de balans opmaak, afgaand op mijn eigen observaties en wat ik terug hoor, dan stel ik vast dat we het als universiteit gewoon heel goed hebben gedaan. Maar natuurlijk moeten we straks ook gaan terugkijken om te zien wat een volgende keer eventueel anders moet of beter kan”.
Vooruitlopen op mogelijke verbeterpunten vanuit zijn persoonlijke observaties wil Spiele overigens nog niet. Wel zegt hij: “Voor een pandemie hadden we geen draaiboek liggen; we zijn heel pragmatisch vanuit bestaande draaiboeken gaan handelen, in afstemming met alle betrokken afdelingen. Er is door ontzettend veel mensen enorm hard gewerkt en veel bereikt, alleen al op het gebied van bijvoorbeeld online onderwijs en proctoring. Daar mogen we echt trots op zijn - en ik ben trots dat ik daar al een heel klein deeltje van heb mogen uitmaken”.
Volle campus op het netvlies
Waar hij naar eigen zeggen ook "heel blij” mee is, is dat hij de campus in de eerste dagen van zijn aanstelling nog normaal in bedrijf heeft gezien. “Dat beeld van hoe de campus volop in beweging is, met tien- tot twaalfduizend studenten, onderzoekers en anderen, heb ik goed op mijn netvlies. Vanuit mijn functie ben ik daarna natuurlijk ook nog wel eens op de campus geweest, een bijna lége campus - een surrealistische situatie.”
Het grotendeels vanuit huis werken, ook voor Spiele het uitgangspunt, vormde voor hem “geen wezenlijke verandering, ik was het al sterk gewend om veel te doen via allerhande digitale tools. Het vervelendste eraan vond en vind ik dat ik onze medewerkers nog niet goed persoonlijk ken. Ik ben echt iemand van het persoonlijke contact, wil mijn mensen graag zo snel mogelijk beter leren kennen, ook om ze beter te kunnen faciliteren en bijstaan”.
Wel heeft hij zo’n twee maanden terug, verdeeld over twee sessies, live en persoonlijk kennis kunnen maken met al zijn medewerkers; eerst met de beveiliging, daarna met de brandweer. “Op anderhalve meter, maar daar was ik ongelofelijk blij mee. Ik heb mezelf gepresenteerd en zij mochten mij uitvragen. We hebben gesproken over het langzaam weer opstarten van de campus, over wat dat voor hen en hun werk betekent, over systeemtechnische zaken. Maar ik heb ook mijn visie ten aanzien van safety en security geschetst, en een toelichting gegeven op waar we staan en waar we naartoe willen.”
Lees verder onder de foto.
Die visie komt straks terug in het meerjarenplan voor de periode 2020-2024 dat dit najaar op tafel moet liggen. Een belangrijk thema daarbinnen, schetst Spiele, is de gewenste overgang naar “een meer informatiegestuurde en datagestuurde security, ook in het kader van het programma rond integrale veiligheid”. Arbo en milieu, safety, security, cybersecurity en privacy: de afdelingen die zich hier binnen de TU/e mee bezighouden, zijn volgens Spiele nu nog apart georganiseerd, maar willen toe naar een integrale en bovendien meer preventieve en proactieve aanpak van deze thema’s. “Dat vraagt echt een andere manier van denken en werken. Wat betekent dat voor onze processen, systemen en onze competenties? Dat gaan we nu uitwerken.”
Voor de kortere termijn was Spieles boodschap aan zijn mensen vooral “dat we nog steeds niet weten wat COVID voor ons gaat betekenen. Hoe gaat de campus er de komende maanden uitzien? Gaan er straks weer twaalf-, dertienduizend mensen op de campus rondlopen, en zo ja, wat betekent dat? Dat kunnen we totaal niet voorzien. Dus moet je rekening houden met verschillende scenario’s.”
Gevraagd naar zijn persoonlijke verwachting zegt Spiele: “Ik verwacht dat we straks in het eerste kwartiel in elk geval nog een combinatie van fysiek en online onderwijs doen, met bijvoorbeeld digitale hoorcolleges en een aantal onderwijsactiviteiten en tentamens op de campus. Ik zie in het najaar zeker nog geen volledig draaiende campus voor me, hoe graag ik ook zou wíllen. Met het huidige uitgangspunt van afstand houden past het ook simpelweg niet binnen onze infrastructuur; we kunnen zoveel mensen gewoon niet huisvesten.”
En dat brengt allerhande vraagstukken met zich mee. Zeker met het oog op de start van het nieuwe collegejaar begin september, maar ook nu al, nu de mogelijkheden voor bijvoorbeeld evenementen weer verruimd zijn. “Wat kunnen we wanneer doen? Hoe blijven we zorgvuldigheid in acht nemen?”
Ik zie een enorme betrokkenheid, loyaliteit en gedrevenheid bij iedereen die ik spreek
Ondanks dat hij de universiteit nauwelijks nog in ‘gewoon bedrijf’ heeft kunnen ervaren, zegt Spiele een goede indruk te hebben gekregen van de TU/e. “Ik zie vooral een enorme betrokkenheid, loyaliteit en gedrevenheid bij iedereen die ik spreek. Het is ook een kritische omgeving en niet te vergeten een complexe organisatie, met haar elf diensten en negen faculteiten, die volop in beweging is.” Dat maakt de TU/e tot een heel andere organisatie dan eigenlijk alle andere waarvoor hij eerder gewerkt heeft, “maar ik maak me dingen snel eigen. Ik observeer en handel naar mijn eigen bevindingen”.
Zijn absolute prioriteit voor de komende periode ligt bij het krijgen van meer verbinding met zijn eigen medewerkers, vertelt Spiele. “Ik denk dat ik inmiddels een goede relatie heb opgebouwd met onze belangrijkste stakeholders, met het College van Bestuur, de directeuren bedrijfsvoering, de faculteiten. Maar het wordt nu wel tijd om dat mee terug te nemen naar onze eigen teams. Daar wil ik echt in gaan investeren.”
Van de crisis met haar talloze uitdagingen krijgt hij zelf intussen “alleen maar ongelofelijk veel energie en drive. Vanuit mijn vakgebied bekeken zijn dit wel de krenten in de pap. Hier train je voor, hier oefen je voor, hier maak je beleid voor - en daar kun je, ook puttend uit eerdere ervaringen, deels op terugvallen. Maar deels vaar je ook in de mist; dat ben ik volledig met Rutte eens. Je leert elke dag en dat vind ik mooi.”
Discussie