- Onderzoek , Campus
- 04/03/2020
Profpraat | Kabaal in de kantoortuin
Bureau-eilanden om sneller te overleggen, kennis te delen en creativiteit te bevorderen. Maar volgens het tv-programma De Monitor klagen werknemers steeds vaker over de kantoortuin; klachten over geluidsoverlast, vermoeidheid en burn-out. Van binnenklimaatdeskundige Marcel Loomans en corporate vastgoed-expert Rianne Appel hoeft de kantoortuin niet te verdwijnen; wel graag meer individuele invloed over hoe je werkomgeving eruit ziet én gedragsbegeleiding. Bedrijfsarts David van de Koppel gaat in op de effecten van de kantoortuin in Atlas op de medewerkers.
In steeds meer organisaties is ie te vinden: de kantoortuin. Met z’n allen in een grote ruimte, flexibel werken en makkelijk overleggen. Klinkt mooi, maar is ongezond, zo was de boodschap van tv-programma De Monitor, dat vorige week maandag werd uitgezonden.
Volgens het onderzoek van de programmamakers zou werken in een open kantoorruimte leiden tot minder productiviteit en meer ziekteverzuim.
Een grote groep bedrijfsartsen benadrukte dat werknemers de kantoortuin steeds vaker als oorzaak noemen voor klachten over vermoeidheid, stress en burn-out. In een begeleidende podcast bij het tv-programma werd al snel wat nuance aangegeven; dat de kantoortuin misschien niet de hoofdoorzaak van ziekteverzuim is, maar wel één van de factoren die klachten verergeren.
Niet verwonderlijk, zegt Rianne Appel, universitair hoofddocent Corporate Real Estate & Workplace Management bij de TU/e-faculteit Bouwkunde, die ook te horen is in de podcast. “We leven in een steeds drukkere maatschappij en hebben steeds meer prikkels om ons heen. Als je op je werk geconcentreerd bezig wilt zijn, maar je voortdurend flarden van telefoongesprekken, overleggende of bijkletsende collega’s opvangt, is dat al snel te veel.”
Geluidsoverlast
Ook Marcel Loomans, universitair docent Building Performance bij Bouwkunde, beaamt dat vooral geluidsoverlast de grote boosdoener is.
“Als we puur naar het binnenklimaat kijken zijn we qua luchtkwaliteit niet echt grote problemen tegengekomen. Kantoren hebben vaak goede ventilatiesystemen en daardoor is de luchtkwaliteit doorgaans beter dan thuis of op school. Temperatuur geeft wat vaker problemen. Persoon A kan het heel warm hebben en een raampje openzetten, terwijl persoon B het juist al koud had. Je kunt je aanpassen door je anders te kleden, maar de beperkte vrijheid om het ‘thermisch comfort’ zelf in te stellen schuurt."
Maar de allergrootste klachtenbron is geluidsoverlast, zegt Loomans. "Bellende collega’s, mensen van een verdieping hoger die door de open structuur van een gebouw te verstaan zijn. Een kakofonie van geluiden die voor afleiding zorgt. En vaak zie je nauwelijks geluiddempende maatregelen: afscheidingen van geluiddempend materiaal, speciale vloerbekleding of extra kamergroen. Met een juiste aanpak kun je al veel leed voorkomen.”
Koptelefoons
De kantoortuin moet dan ook niet gezien worden als een goedkope werkplek; vanuit facilitair oogpunt worden er vaak zoveel mogelijk mensen op zo min mogelijk vloeroppervlak neergezet. Investeren in een meer gepersonaliseerde werkomgeving is volgens beide onderzoekers heel belangrijk. Appel: “Je ziet nu steeds meer mensen met noise cancellation koptelefoons, maar daarmee ben je het oorspronkelijke doel van de kantoortuin - meer onderlinge communicatie - al kwijt. Een open werkomgeving is zeker niet per definitie slecht. Ik denk ook niet dat de kantoortuin moet verdwijnen, we moet inzetten op een diversere omgeving."
Appel zegt met nadruk dat er is meer wetenschappelijk onderzoek nodig om te kunnen bepalen hoe de werkplek de mentale gezondheid van kantoormedewerkers optimaal kan ondersteunen. "Bij bedrijven is men zich er nog te weinig van bewust dat bij veel werknemers het merendeel van de werkzaamheden individueel concentratiewerk is. Er wordt nu nog te makkelijk gezegd: 'Ga dan maar thuiswerken'. Daar moeten we van af, op zoek naar een balans tussen ondersteuning van zowel communicatie als concentratie.”
Bij bedrijven is men zich er nog te weinig van bewust dat bij veel werknemers het merendeel van de werkzaamheden individueel concentratiewerk is
Kijken dus hoe we de werkomgeving voor iedereen gezond kunnen houden. Loomans: “Werknemers hebben graag invloed op hoe hun werkomgeving eruit ziet, maar ook op de binnenmilieu-condities die er heersen. Een opwarmbaar bureau met instelbare temperatuur, extra luchtbeweging, aanpasbare verlichting; we onderzoeken op steeds meer fronten hoe we met technologie winst kunnen behalen.”
Onder leiding van de groep van Appel start binnenkort een multidisciplinair project waar onderzoekers - ook Loomans zit in het consortium - samen met veertien bedrijven gaan onderzoeken welke invloed dit soort technologische aanpassingen heeft op de mentale gezondheid van werknemers, vertelt ze. “In de kantoortuinen van ASML doen we nu bijvoorbeeld experimenten met sound masking om de verstaanbaarheid te verlagen; we zien dat veel van de wat prikkelgevoeligere ingenieurs omgevingsgeluiden lastiger kunnen negeren.”
Begeleiding
Aandacht voor de fysieke aspecten is dus belangrijk, onderstreept Loomans, maar binnen de kantoortuin speelt er meer. “Ik heb nu een eigen kantoortje waar ik de deur kan dichttrekken als ik dat wil, maar binnenkort moet ik deze gaan delen met een collega. Dat vergt voor ons allebei aanpassing.” “Betere begeleiding”, roept Appel. Volgens haar zou dat al een groot deel van de kantoortuinklachten oplossen. “Als werknemers moeten overstappen naar een open werkomgeving hebben ze vaak bij voorbaat al het idee dat het niets wordt. Dat levert stress op nog voor ze daadwerkelijk in die kantoortuin zitten. We zien bovendien dat mensen hun oude gedrag in de nieuwe omgeving proberen voort te zetten. Dat matcht niet, waardoor ze nog meer stress van de verandering ervaren dan zou moeten. Leer mensen daarom met hun nieuwe werkomgeving om te gaan. Sociale aspecten worden echt onderschat."
Volgens Appel heeft een Zweeds onderzoek uitgewezen dat werknemers moeite hebben met het opzoeken van speciale concentratieplekken omdat ze zich niet uit de groep willen terugtrekken. "Ze zijn bang dat er over hen gepraat wordt of dat ze informatie missen. En hoe spreek je elkaar aan op overlast? Uit een eigen onderzoek vorig jaar bleek dat oudere werknemers en vrouwen iets eerder geneigd zijn er wat over te zeggen, maar het overgrote deel vertoont ontwijkingsgedrag. Duidelijke regels en een stukje gedragsbegeleiding geven werknemers meer zekerheid, waardoor de gevreesde ‘kantoortuin-jungle’ een stuk minder beangstigend is.”
Geen piek in het ziekteverzuim
Volgens David van de Koppel, bedrijfsarts van de TU/e en werkzaam bij Arbo Unie, heeft het samenbrengen van de medewerkers van bijna alle ondersteunende diensten in een kantoortuin op de tiende en elfde etage van Atlas, niet geleid tot een piek in het ziekteverzuim. “Dat heb ik in het jaar dat de diensten nu op die manier gehuisvest zijn, niet zien gebeuren. Wel zijn er enkele mensen bij me langs geweest, zo’n twee à drie, waarbij de kantoortuin voor bepaalde welzijnsaspecten problemen heeft veroorzaakt. Wat ik dan doe, is samen met die persoon op zoek gaan naar de precieze oorzaak of oorzaken en daar gericht oplossingen voor bedenken. Zo is bijvoorbeeld een specialiste op het gebied van arbeidshygiëne ingeschakeld.”
Dat er op beide etages ook wat extra stilteruimtes bij mogen komen, is iets wat ook Van de Koppel zou toejuichen. “Maar ik zie ook dat leidinggevenden van diensten actief op zoek gaan naar maatwerk voor hun medewerkers. Deze week nog sprak ik bijvoorbeeld met Dienst Financiën en Economische Zaken om te kijken wat er voor hen mogelijk is. Meer bureaus om op verschillende niveaus, hoog en laag, te kunnen werken, het verplaatsen van mensen die meer last hebben van omgevingsgeluid naar een rustigere plek en het plaatsen van schotten. Dus heel gericht kijken naar wie wat nodig heeft.”
Het ideale kantoor bestaat volgens Van de Koppel niet, “daarvoor verschillen mensen teveel van elkaar, bijvoorbeeld als het gaat om temperatuurbeleving. Om die reden is maatwerk zo belangrijk. Daarnaast zie ik mensen ook worstelen met het verlies van de autonome beheersing van de werkomgeving. En ik moet eerlijk zeggen - zelf werk ik ook in Atlas, als bij mij drie keer in een uur de zonwering naar beneden gaat en weer omhoog, ga ik me daar ook vragen over stellen. Maar dat systeem is inmiddels uitgeschakeld.”
Discussie