Stress, skills en saamhorigheid in besturen

Lees meer

Stress, skills en saamhorigheid in besturen

Een bestuursjaar in een studievereniging, dat is hard werken. Heel hard werken, zestig tot tachtig uur per week is geen uitzondering. Je moet er ook behoorlijk wat voor laten; je hobby’s staan op een lager pitje en je familie en vrienden zien je minder vaak. Maar waarom zou je het dan in hemelsnaam doen? En waar gaat die tijd in zitten? Cursor dook in het bestuursleven en ondervond dat er gelukkig ook genoeg positieve kanten aan zitten.

“Na een jaar bestuurswerk bij Intermate kan ik eindelijk zeggen dat ik ‘bestuur-af’ ben. Ik zag het als een kans om mezelf beter te leren kennen en te kunnen nadenken over hoe ik mijn leven verder wilde inrichten. De keus voor de plek waar ik dat wilde doen, was niet moeilijk: bij Intermate, de vereniging die me in mijn eerste jaar had verwelkomd.” Aan het woord is Hugo Bezombes, student Sustainable Innovation.

Hij had er geen idee van wat hij kon verwachten. “Vanaf het begin had ik te veel op mijn bord, waardoor ik moeite had om mijn functie goed uit te voeren en daarnaast mijn vakken te volgen en contact met mijn vrienden te onderhouden. Uiteindelijk moest ik stoppen met dingen die ik leuk vond, zoals films kijken, ben ik minder gaan sporten en schrijven en zag ik mijn vrienden minder vaak. Het was moeilijk, maar het positieve was dat ik wel een beter idee kreeg van waar ik gelukkig van word - juist door die activiteiten niet meer te doen.” Bezombes is naar eigen zeggen als een evenwichtiger persoon uit zijn bestuursjaar gekomen.

Enquête

Andere bestuursleden hebben vergelijkbare ervaringen, zo blijkt onder meer uit de uitgebreide enquête die we hielden onder bestuurders. We kregen 28 reacties binnen van bestuurders van de 10 verschillende studieverenigingen van de TU/e.
Laten we beginnen met waarom ze überhaupt voor een bestuursjaar kozen. Drie redenen springen eruit: Sommigen wilden graag bepaalde professionele vaardigheden (verder) ontwikkelen, anderen juist hun sociale vaardigheden en verschillende bestuurders wilden graag iets terugdoen voor hun vereniging. “Omdat ik gek ben op mijn vereniging”, kwam ook vaak terug.

Bijna zonder uitzondering hebben deze bestuurders met moeilijkheden en keuzes geworsteld. Ze hadden of maakten ook nog wel wat tijd voor hobby’s, sporten, familie en vrienden, maar hebben stuk voor stuk het een en ander laten vallen in het afgelopen jaar. Bij de een is dat een bijbaan, bij de ander is dat een sport en verschillende studenten constateren dat ze minder tijd aan hun vakken konden besteden dan gedacht - of voor de wat gemakkelijkere vakken moesten gaan. De meeste tijd werd door bestuurstaken opgeslokt.

Gevraagd naar wat ze het moeilijkste vonden in het afgelopen bestuursjaar, komen er verschillende antwoorden. Een greep daaruit:

‘Het kan erg vermoeiend zijn om geen vrije avonden te hebben.’
‘Dat ik er niet altijd kan zijn voor de mensen in mijn omgeving.’
‘Altijd de mening van je bestuur moeten verkondigen, en niet die van jezelf.’
‘Er is altijd wel iemand die kritiek op je heeft of het niet met je eens is.’
‘Doodmoe zijn van alle activiteiten en geen tijd voor jezelf hebben en om te relaxen.’
‘Kiezen tussen wat de vereniging van je verlangt en wat je zelf belangrijk vindt.’
‘Het voortdurende gevoel dat je meer voor elkaar kan krijgen als je een paar uur meer tijd zou hebben.’

Bestuurswerk in een etmaal

Om je een idee te geven van waar de bestuursleden dan zo druk mee bezig zijn en wat het voor hen de moeite waard maakt, volgde onze videoreporter Collin Wagenmakers studievereniging CHEOPS (Bouwkunde) een etmaal:  

Video | Collin Wagenmakers

Een etmaal bestuurswerk bij CHEOPS

Video | Collin Wagenmakers

De Federatie Studieverenigingen Eindhoven (FSE, de overkoepelende organisatie van de Studieverenigingen) ziet de drukte ook die de bestuurders - in toenemende mate - ervaren.

Vicepresident Thomas Wamsteker: “Er is zeker het een en ander veranderd aan het takenpakket en de werklast van de bestuurders. Zoals bekend is het aantal studenten op de TU/e, en hiermee ook de ledenaantallen van de studieverenigingen, flink gegroeid. Dit heeft onder andere tot gevolg dat er meer, grotere en professionelere commissies zijn ontstaan, waar de besturen vanzelfsprekend ook meer tijd aan moeten besteden. Al met al moeten de bestuurders ervoor zorgen dat alle taken goed uitgevoerd kunnen blijven worden terwijl de vereniging zowel in omvang als in professionaliteit sterk groeit. Verder krijgen de verenigingen steeds vaker activiteiten op het gebied van carrièreontwikkeling op hun bordje. Denk aan lunchlezingen en excursies.”

Waardering

FSE-president Tom van Teeffelen: “We kaarten de drukte op meerdere manieren aan. Zo onderhouden we contact met de universiteitsraad en bij de faculteiten weten ze het ook. De verenigingen hebben ook goede lijntjes met Education & Student Affairs. Of ze het té druk hebben? De besturen vinden hun werk vaak erg leuk en hebben manieren gevonden om met de drukte om te gaan. Dit doen ze bijvoorbeeld door zaken uit te besteden aan onder andere commissies. Dat de werkdruk hoog is, mag je zeer zeker stellen. Belangrijk hierbij is de waardering voor de besturen. Vanuit de vereniging krijgen ze veel waardering voor hun werk, sowieso van de leden. Wel vraag ik me af of er genoeg erkenning voor is vanuit de TU/e. Bij nieuwe besluiten die de TU/e neemt, zie je dat de werkdruk van medewerkers daarbij al in het achterhoofd wordt gehouden. Wellicht kunnen we op die manier ook meer rekening houden met de drukte bij besturen.”

De studentenfracties in U-raad hebben de drukte ook op hun radar staan - niet alleen van de studieverenigingen maar ook bij andere verenigingen. Eva Hanckmann, voorzitter van de Eindhovense Studenten Raad: “We horen zeker vaker over die drukte van bestuurders en dit heeft ook onze aandacht. Wij hebben begin dit jaar met Groep-één een voorstel opgesteld voor collegegeldvrij besturen en een herziening van het Profileringsfonds. Dit resulteerde in een verhoging van de maandelijkse vergoeding uit het Profileringsfonds voor bestuurders. Wij hopen hierdoor onder meer de werkdruk onder bestuurders te verlichten, omdat ze dan in hun bestuursjaar niet nog een bijbaan moeten nemen om rond te kunnen komen.” De hoogte van de beurs per maand bedraagt op dit moment 290 euro. Met de toegezegde verhoging van 125 euro wordt dat in het komend collegejaar 415 euro. Bovendien komen er honderd beurzen extra bij, die de koepels mogen verdelen over ‘hun’ verenigingen.

 

Facts and figures bestuursbeurzen

Dit collegejaar waren er in totaal duizend maanden bestuursbeurs beschikbaar voor alle verenigingen die er recht op hadden. Het komend collegejaar worden dat er elfhonderd. De studieverenigingen hebben recht op 522 maanden bestuursbeurs in totaal en dit moeten ze, in overleg met de Federatie Studieverenigingen Eindhoven (FSE), onderling verdelen. Eerst wordt gecheckt of studenten voldoende studiepunten hebben en daarna wordt in vergaderingen bepaald  hoeveel maanden de afzonderlijke besturen krijgen.
In het collegejaar 2018/2019 krijgen alle studenten met een bestuursbeurs 125 euro bovenop het standaard bedrag per maand. De hoogte van het bedrag hangt af van het feit of een student een aanvullende beurs van DUO krijgt. Een student mag per jaar maximaal negen maanden bestuursbeurs ontvangen en gedurende zijn hele studieduur aan de TU/e maximaal veertien maanden.

Volgens Yoram Meijaard, fractiesecretaris van Groep-één, zijn "bestuursjaren altijd druk geweest, maar is het nu wel drukker vanwege de toegenomen ledenaantallen en daarmee de verantwoordelijkheden. De lijntjes zijn kort en we horen over de problemen die er spelen. We horen ook steeds vaker over bestuurders die ‘uitvallen’, met als gevolg dat de andere bestuursleden die verantwoordelijkheden ook moeten opvangen. Dat komt de werkdruk niet ten goede en het is natuurlijk vreselijk voor de student in kwestie.”

Groep-één is met ESA-medewerkers in gesprek over het Actieplan Studentenwelzijn. Meijaard: “Daar hebben we zelf aan meegeschreven. Als we op de TU/e kunnen voorkomen dat onze bestuurders uitvallen door toegenomen druk zou dat geweldig zijn.”

Volgens Meijaard zitten er natuurlijk ook veel positieve kanten aan het bekleden van een bestuursfunctie. “We horen van veel bedrijven dat de professional skills die je opdoet zo ontzettend waardevol zijn. Bovendien is het een jaar waarin je heel pragmatisch wordt: je hebt x uur om dingen af te krijgen, wat ga je wel doen en wat niet? Het maakt een student heel verantwoordelijk en dat waardeert elk bedrijf.”

Aan de studentpsychologen van de TU/e legden we de vraag voor of ze vaak bestuurders van studieverenigingen aan hun bureau hebben, maar daar hebben ze geen duidelijk zicht op. Annemarie Urselmann, manager Student Facilities, Education & Student Affairs, laat weten dat de studentenpsychologen jaarlijks zo’n vijf procent van de studentenpopulatie op gesprek krijgen. Die komen volgens haar dan vooral met stemmingsklachten, angstklachten en stressgerelateerde klachten. De aanleiding of achtergrond daarvoor wordt echter niet geregistreerd en ook wordt niet genoteerd of het specifieke groepen studenten betreft.

De TU/e ondersteunt studenten en ook bestuursleden op verschillende manieren. Denk daarbij aan studentbegeleiding - met je vragen of problemen bij medewerkers terecht kunnen -  maar ook aan allerlei trainingen. Een van die trainingen richt zich zelfs specifiek op bestuursleden. Deelnemers doen daar allerlei vaardigheden op, zoals vergadertechnieken, feedback geven en reflectie. Bovendien worden er ervaringen uitgewisseld tussen bestuursleden van verschillende verenigingen.

De drukte wordt dus door verschillende partijen onderkend en heeft ook de aandacht. Maar vinden de bestuursleden het alle moeite en stress wel waard? Ja! Bijna alle leden die de enquête invulden, raden namelijk een bestuursjaar aan (5 ‘misschien’ en 23 ‘ja’). Enerzijds omdat het leuk is, anderzijds omdat ze er een hoop van opsteken.

Waar worden de bestuursleden blij van? Enkele reacties:
‘Gekke dingen doen met de bestuursleden.’
‘In een hechte groep werken en het contact met allerlei bedrijven.’
‘Alle blije gezichten.’
‘Alles! Van activiteiten, vergaderingen en moeilijke situaties tot aan doelen stellen en genieten van de tijd met andere bestuursleden.’

En wat hebben ze van hun bestuursjaar opgestoken?
‘Er is niks mis met improviseren! 'As long as everything looks okay in front of the screen, it doesn’t matter what happens behind the scenes'.’
‘Minder verlegen zijn en initiatief durven nemen. Ik praat gemakkelijker tegen vreemden en heb presentaties gegeven aan grote groepen.’
‘Accepteren dat niet alles perfect hoeft te zijn en kritiek van anderen relativeren. Respect voor wat mensen vrijwillig voor een vereniging doen.’
‘Mijn Engels is verbeterd en ik leerde veel over boekhouden.’
‘Omgaan met stress, samenwerken, planning, gestructureerd werken en verantwoordelijkheidsgevoel.’

En Hugo Bezombes? Ook hij vond het de moeite waard. “Ik weet mijn tijd beter te verdelen. Bovendien ben ik zelfverzekerder geworden. En ook al weet ik nog steeds niet wat ik in de toekomst wil doen, ik voel me er wel beter op voorbereid om dat te beslissen. Ik heb lol gehad, ik ben gegroeid en nu mag een ander de kans krijgen.”

Zeventig uur per week besteden aan je vereniging

Roelof Mestriner is dit jaar zeilwagencommissaris en vicevoorzitter, daarbij begeleidt hij acht commissies bij W.S.V. Simon Stevin, de studievereniging van Werktuigbouwkunde. De vereniging die volgens Roelof nogal next level is qua drukte; het is geen uitzondering als bestuurders zeventig uur aan de vereniging besteden. En de vereniging groeit nog steeds.  

Deze enorme werkdruk schrikt studenten blijkbaar niet af, want ongeveer een jaar geleden moesten uit een groep van ongeveer twintig man zeven bestuursleden worden gekozen, vertelt Roelof. Ondanks deze strenge selectie en hoge werkdruk was hij er van overtuigd dat hij een bestuursjaar wilde doen. Hij deed al veel binnen de vereniging, kende veel mensen en had er geen probleem mee om zijn studie een jaar op een lager pitje te zetten om nieuwe dingen te leren in een voor hem vertrouwde omgeving.

Hij wist de oud-bestuurders te overtuigen dat hij gekozen moest worden tot zeilwagencommissaris en vicevoorzitter. Hij houdt zich nu vooral bezig met het managen van de werkplaats en tot nu toe zijn zijn verwachtingen redelijk uitgekomen. “Ik heb een goede vriendschap opgebouwd met mijn medebestuurders, geleerd om te gaan met moeilijke situaties en leuke, nieuwe mensen ontmoet.”

Toch zijn er ook minder leuke kanten aan deze tijd. “Ik ben tijdelijk gestopt met gitaarspelen en basketbal en het was lastig om regelmatig naar huis te gaan. Een relatie op afstand is dan bijvoorbeeld moeilijk te onderhouden.”

Roelof heeft verschillende verklaringen voor de hoge werkdruk. “Elke bestuurder heeft functiespecifieke taken en bestuurstaken. Bij Simon Stevin merken we dat die bestuurstaken de meeste tijd kosten. Dit komt deels doordat we af en toe inefficiënt werken. Er komen vaak leden langs met allerlei vragen en er is, zeker bij een vereniging als Simon Stevin, altijd wel een activiteit waar je als bestuurder graag bij wilt zijn. Ook hebben we taken die wel moeten gebeuren, maar niet leuk zijn. Elke dag moeten we opruimen en de afwas doen en dat is natuurlijk niet de reden dat we voor een bestuursjaar gekozen hebben.”

Dat er geen 9-tot-5-mentaliteit is maakt het voor Roelof juist leuk. “Ik voel me vrij, de agenda is vol, maar met te gekke dingen, en dat is geweldig." En juist daarom kan hij het iedereen aanbevelen.

Zijn tips voor aankomend bestuurders: “Laat je leden weten dat hun problemen niet altijd prioriteit hebben. Het is belangrijk dat je ziet wie je waarderen en om niet te blijven hangen in negatieve opmerkingen van leden. Leg met je medebestuurders de nadruk op wat wél goed gaat en laat merken dat je elkaar waardeert.”

Bestuursjaar als ideale kans om in jezelf te investeren

Sjoerd van Heesbeen is kandidaat-bestuurslid voor GEWIS, de studievereniging van Wiskunde en Informatica. Hij werd door vrienden en oud-bestuursleden gemotiveerd om zich aan te melden en was meteen enthousiast omdat hij zich graag wil inzetten voor zijn vereniging. Daarbij ziet hij een bestuursjaar als een ideale kans om in zichzelf te investeren. 

Er waren meer geïnteresseerden en hij moest een motivatiebrief schrijven en op gesprek komen bij oud-bestuursleden. Tijdens de algemene ledenvergadering is hij met alle stemmen vóór in het bestuur gestemd en zal hij volgend collegejaar de functie van commissaris Interne betrekkingen op zich nemen.

Sjoerd heeft al een goed beeld wat hij verwacht van zichzelf van dit jaar, namelijk het contact dat hij nu heeft met leden onderhouden en nieuwe leden leren kennen. Volgens hem is GEWIS "een hechte gemeenschap waarvan je niet alleen veel plezier, maar ook veel vragen kan verwachten”. Juist die hechtheid maakt het volgens hem makkelijker om het vol te houden, “af en toe moet ik gewoon de tijd nemen om dingen te doen die ik leuk vind, zoals aan de bar zitten om met mensen te praten”. 

Hobby’s en vrienden zullen soms op de tweede plek komen.

Sjoerd van Heesbeen
kandidaat-bestuurslid voor GEWIS

“Voor mij is het bestuur het allerbelangrijkste, dus soms zullen hobby’s of vrienden op de tweede plek komen. Ik heb het hier ook met mensen over gehad, en iedereen begrijpt dat.” 

 “Ons kandidaat-bestuur heeft geen concreet plan, maar iedereen heeft wel zwaktes uitgesproken. Hierdoor weten we ook wanneer het belangrijk is om elkaar niet te pushen. We gaan onszelf niet dwingen om naar elke geplande activiteit te gaan. Het is ook belangrijk om een avondje rust te nemen.” Als hij dan ook nog eens waardering krijgt van de GEWIS-leden voor zijn werk is het bestuursjaar wat hem betreft geslaagd.

Decemberdipje door een gecrashte harddisk

Janita Bolhuis koos een jaar geleden voor een bestuursjaar. Dat leverde haar onder andere een decemberdipje door een gecrashte harddisk op, ze moest leden uit commissies zetten en moest zelf stoppen met commissies die ze leuk vond. Gelukkig beleefde ze het afgelopen jaar ook veel leuke dingen: ze leerde veel nieuwe mensen kennen en leerde samenwerken.

Janita is penningmeester van Lucid, wat betekent dat ze verantwoordelijk is voor de financiën van de studievereniging van Industrial Design. Verder houdt ze zich bezig met de daily shop van Industrial Design, is ze bestuursverantwoordelijke voor verschillende commissies en besteedt ze veel tijd om leden te voorzien van alles wat ze op dat moment nodig hebben. In totaal is ze ongeveer 58 uur per week bezig met deze bestuurstaken.

Helaas heeft het afgelopen jaar voor Janita niet alleen leuke dingen op haar pad gebracht. “Vooral het eerste deel van het jaar was heel zwaar, niemand wist nog echt goed wat er van hem of haar verwacht werd en dat veroorzaakte stress in het bestuur”, aldus Janita. In dit soort stressvolle tijden is ze blij dat ze terug kan vallen op haar vriendinnen, die gelukkig allemaal begrijpen dat ze het druk heeft.

Een van de meest stressvolle momenten dit jaar was in december, toen crashte Janita’s harddisk, waardoor veel van de gegevens die zijn nodig had voor haar penningmeesterstaken kwijt waren. “Toen de harddisk crashte, crashte ik ook.” 

Een decemberdipje komt volgens Janita vaker voor. “Het is extra belangrijk dat de bestuurders elkaar dan blijven motiveren om het jaar af te maken.”

Ook heeft Janita hobby’s op moeten geven voor dit bestuursjaar. Zo is ze gestopt met voetbal en fotografie staat voor haar op dit moment op een laag pitje.

Desondanks zou Janita een bestuursjaar iedereen aanbevelen. “Ik ben beter geworden in plannen en heb geleerd dat het soms beter is om gewoon te handelen in plaats van overal over na te denken.” Die instelling heeft haar er dit jaar ook doorheen geholpen. Omdat het commentaar wat er vanuit leden van de vereniging komt soms demotiverend werkt en haar ook soms onzeker maakte, is ze altijd bewust bezig geweest met waarom ze ervoor gekozen heeft om een bestuursjaar doen. Ze zou toekomstige bestuurders die twijfelen over stoppen of doorgaan dan ook aanbevelen bewust na te gaan wat er goed gaat en voor welke doelen je gaat.

Deel dit artikel via je socials