Impressie van de beoogde TU/e Workwalk. Foto | Bart van Overbeeke

‘Walk and talk’ langs twee kilometer lange vergaderroute

Op de campus wordt begin mei de TU/e Workwalk aangelegd: een twee kilometer lange blauwe lijn die mensen moet aansporen om ook eens wandelend te vergaderen of overleggen. De Workwalk is straks, net als andere vergaderruimtes, te boeken via Book My Space.

door

Initiatieven om werknemers onder werktijd in beweging te krijgen, die zijn er genoeg, stelt TU/e-onderzoekster Ida Damen. Nadeel echter, zo vindt ze, is dat deze in de meeste gevallen om een onderbreking of pauze vragen - en die komt zelden gelegen. “Ik denk dat het zinvoller is als je bewegen echt in het werk kunt integreren.”

Damen, met een achtergrond in de gezondheidszorg en bewegingswetenschappen, zit net in het tweede jaar van haar promotie aan de TU/e-faculteit Industrial Design in samenwerking met de faculteit Bouwkunde. Voor haar onderzoek buigt ze zich over het verhogen van de vitaliteit van kantoormedewerkers; een van de eerste studies in dit kader betreft de TU/e Workwalk.

Haar idee hiervoor kreeg een boost toen ze vorig jaar deelnam aan Dutch Hacking Health, waarvoor vierkoppige teams (met mensen uit uiteenlopende vakgebieden) in een soort snelkookpan aan de meest diverse concepten op gezondheidsgebied werken. “Ik wilde al langer iets doen met een looproute op de campus om walking meetings te faciliteren en stimuleren”, vertelt Damen. Lopend vergaderen zou volgens eerder onderzoek namelijk niet alleen goed zijn voor lijf en leden, maar ook de creativiteit, betrokkenheid en productiviteit bevorderen. “Tijdens die hackathon zijn we dat idee handen en voeten gaan geven.”

De uitkomst is dat begin mei een circa twee kilometer lange blauwe lijn over het TU/e-terrein wordt ‘uitgerold’ (zie de route op de plattegrond onderaan dit artikel). Een wandeling langs de hele lijn, die overwegend over de Groene Loper voert, duurt zo’n vijfentwintig minuten. Dat gegeven is een voordeel, vindt Damen, “daardoor hoef je tijdens het overleg niet steeds op je horloge te kijken. Ook hoef je niet uit te leggen waar mensen links of rechts moeten, je volgt gewoon de lijn”.

Visuele aanwijzingen

De omgeving geeft de wandelende vergaderaars onderweg bovendien een soort natuurlijke visuele aanwijzingen van waar ze zijn. “Als de vijver halverwege de route ligt en je hebt, eenmaal daar aangekomen, nog een hele lijst agendapunten te gaan, dan weet je: we moeten een beetje opschieten.” Een verplichte looprichting is er niet, die mogen de wandelende gezelschappen zelf bepalen.

De TU/e-Workwalk is straks, net als de vergader- en overlegruimten in de verschillende universiteitsgebouwen, te reserveren via Book My Space. Er kunnen in elk geval twee mensen tegelijk vanaf één locatie boeken. Een vergadering of overleg kan starten bij een van de meetingpoints in de verschillende TU/e-gebouwen; van daaruit volgen deelnemers de blauwe lijn.

Damen hoopt dat de TU/e Workwalk mensen aanmoedigt om wat vaker wat beweging in de buitenlucht op te zoeken, “mede doordat de universiteit het faciliteert. Het is gewoon een nieuwe manier van overleggen; even naar buiten gaan wil absoluut niet zeggen dat je intussen niet productief kunt zijn”.

Moeilijke gesprekken

De promovenda benadrukt wel dat niet elk soort overleg zich zal lenen voor een walking meeting. “Bijvoorbeeld bij meetings waarvoor je een scherm nodig hebt, of overleggen met meer dan vier mensen, is lopend overleggen toch wat lastiger. Al zou je er ook voor kiezen om bijvoorbeeld bij de ‘markthal’ kort te gaan zitten, zodat je de ander even iets kunt laten zien op je laptop of tablet.”

Vooral voor ‘bila’s’, snelle catch-ups tussen twee of hooguit drie mensen, kan de Workwalk volgens Damen heel handig zijn - evenals voor ‘moeilijke’ gesprekken. “Naast elkaar lopend in de buitenlucht praat je vaak toch wat gemakkelijker dan wanneer je recht tegenover elkaar zit.”

Onderzoekster Damen wil eerst een poosje bekijken hoe de Workwalk gebruikt en beleefd wordt; de ‘wandelvergaderaars’ wordt met een enquête of korte nabespreking om hun input gevraagd. Daarna zouden mogelijk nog elementen aan het concept en de route kunnen worden toegevoegd.

De TU/e Workwalk wordt op 8 en 9 mei aangelegd. Hiervoor wordt gebruikgemaakt van plakstrips die ook worden gebruikt voor bewegwijzering.

Het concept van een walking meeting is overigens niet nieuw, benadrukt Damen, maar ze zegt nog geen andere locaties te kennen met zo’n duidelijke fysieke component en een integratie met bestaande systemen (zoals Book My Space van de TU/e). “Wel is er vorig jaar bijvoorbeeld een app gemaakt door Finse en Amerikaanse onderzoekers. Ik snap die keuze, een app is makkelijker schaalbaar - maar wij willen juist níet dat mensen steeds op hun smartphone moeten kijken om bijvoorbeeld de tijd te checken of te zien welke kant ze op moeten.”

Afbeelding boven: impressie van de beoogde TU/e Workwalk. Foto | Bart van Overbeeke
Afbeelding onder: de beoogde route, in roze, over het TU/e-terrein.

Deel dit artikel via je socials