Receptie Matrix. Foto | Bart van Overbeeke

Positie receptionisten nog niet voor iedereen zeker

Enkele van de veertien receptionisten, die nu nog via Eurest Services aan de TU/e werken, zullen vanaf januari de universiteit verlaten. Vanwege het aflopen van het contract met de TU/e, draagt Eurest Services het stokje dan over aan Sparq. De receptionisten hebben de afgelopen tijd flink in de rats gezeten over hun nieuwe positie. De TU/e wil de basisdiensten en de uitstraling van de recepties in de toekomst zoveel mogelijk gelijktrekken.

“Ik heb een sollicitatiegesprek, waar moet ik zijn?”, “Deze brief moet zo snel mogelijk worden verstuurd. Hoe regel ik dat?”, “Als het goed is, ligt hier een stuk gereedschap voor mij?”. En: “Heb je een spuitbus om aantekeningen op het whiteboard te verwijderen?” Je hoeft maar even bij de verschillende recepties op de campus te staan, om te constateren dat de receptionisten aan de lopende band de meest uiteenlopende vragen krijgen - telefonisch, via de mail, maar vooral aan de balie zelf.

De TU/e sloot zeven jaar geleden een contract af met Eurest Services; niet alleen voor haar catering, maar ook voor de receptie- en beveiligingsdiensten. Toen dit voorjaar bekend werd dat de universiteit met ingang van 2019 in zee gaat met twee nieuwe cateraars, besloot Eurest ook de twee andere takken van dienstverlening neer te leggen en niet mee te dingen in de nieuwe aanbesteding. Sparq kreeg de opdracht in oktober, vertelt Peter Bloemers, TU/e-hoofd Safety & Security en Locatiemanagement.

Onzekerheid

Veertien receptionistes en zeven beveiligingsmedewerkers zijn lang in onzekerheid geweest over hun werkzaamheden aan de TU/e. De beveiligers - die door Eurest worden ingehuurd bij het beveiligingsbedrijf Trigion - vormen een ‘flexibele schil’ bovenop de vaste veertienkoppige TU/e-security. Deze flexpool-beveiligers werken niet alleen zo nu en dan aan de TU/e, maar bijvoorbeeld ook bij DAF of op de High Tech Campus.

Bloemers laat weten dat enkelen daarvan die via Eurest werkten nu via het bedrijf NVG komen werken. “Ik weet ook dat een aantal beveiligers ervoor heeft gekozen om bij hun huidige werkgever te blijven.” Over de receptiemedewerkers meldt hij: “Met al deze mensen zijn verschillende gesprekken gehouden. Een paar dames gaan uiteindelijk niet mee om uiteenlopende redenen, maar wel in goed overleg met Sparq. De TU/e is in de tussentijd continu door Sparq op de hoogte gehouden van het proces.”

Lees verder onder de foto.

In de rats

Voor de meesten van de veertien receptionisten is de universiteit hun vaste werkplek. Uit gesprekken blijkt dat ze de afgelopen tijd behoorlijk in de rats hebben gezeten over hun toekomst. Een van hen is Marijke van Vlijmen. Ze werkt zeven jaar bij TU/e-recepties via Eurest voor zestien uur per week - onder meer in Traverse, het Laplace-gebouw, Helix, Flux, Matrix, het Hoofdgebouw en Potentiaal. We treffen haar aan in Traverse, waar het die dag redelijk rustig is. Van Vlijmen weet inmiddels dat ze in principe zestien uur aan de TU/e kan blijven werken, al is ze er nog niet uit of ze dat in januari - wanneer Sparq haar werkgever wordt - wil blijven doen.

Van Vlijmen: “Het is jammer hoe het is gelopen. Eurest had bijvoorbeeld al eerder aan ons kunnen laten weten dat ze niet zouden meedoen aan de aanbesteding. Of de TU/e. We zagen op een gegeven moment online vacatures bij Sparq voorbijkomen en daar hebben we op aanwijzen van Eurest maar op gereageerd. Het ligt tussen drie partijen, en dan weet je niet bij wie je het beste kunt aankloppen. Ik werk graag aan de TU/e, maar weet niet zeker of ik nu nog wil blijven. Ik wil mijn contract eerst inzien, voor ik een beslissing neem.”

Laat in de avond

Carin Bakers, die bijna elf jaar aan de TU/e werkt, weet nog niet of ze als receptioniste aan de TU/e kan blijven werken. Ze is een vertrouwd gezicht in Gemini, MetaForum, het Laplace-gebouw, Traverse en Matrix. “Ik vind het heel fijn werken in deze dynamische omgeving”, benadrukt ze, “maar volgens de voorwaarden van Sparq zou ik ook tot laat in de avond en in de weekenden moeten werken. Bovendien heb ik nu een contract voor 32 uur en als ik blijf werken, kan dat voor slechts 24 uur. Ik vind het vooral vervelend dat de communicatie zo laat op gang kwam. Het hakt er allemaal wel in.” Zowel Bakers als Van Vlijmen waren op het moment dat Cursor ze sprak, donderdag 13 december, nog steeds in afwachting van het nieuwe contract, dat in januari zou moeten ingaan.

Onbevredigend

Peter Bloemers kan zich voorstellen dat het voor medewerkers vervelend is om laat iets over hun functie te horen. “We wisten al een tijdje dat het contract met Eurest eindig zou zijn en zijn hierover met hen in gesprek geweest. De aanbesteding liep nog en we wilden communiceren op het moment dat de gunning definitief was. Maar ik begrijp ook dat het voor medewerkers onbevredigend is om voor die tijd weinig tot niets te horen. Uiteindelijk is de communicatie met de medewerkers iets tussen Eurest en haar mensen.” Eurest laat weten ervoor te hebben gekozen om niet op het artikel te reageren.

Ruud van den Eijnden werkt meer dan twintig jaar aan de TU/e. Hij is vaste medewerker bij de receptie van MetaForum en zijn baan staat niet op de tocht. Bovendien gaat hij volgend jaar met pensioen. Hij trekt zich het lot van de receptionisten echter wel aan en geeft aan dat het prettiger zou werken als er een vaste poule met medewerkers zou komen. “Er is de laatste tijd zo’n wirwar aan medewerkers geweest. Dat is lastig. Het werkt veel praktischer als je vaste medewerkers hebt, die de gebouwen goed kennen.”

Lees verder onder de foto.

Groep-één

Studentenfractie Groep-één stelde onlangs in de universiteitsraadsvergadering vragen over deze overname. De fractie wilde onder meer weten waarom de TU/e Sparq niet de eis heeft gesteld om de Eurest-receptiemedewerkers over te nemen. Jo van Ham, vicevoorzitter van het College van Bestuur, liet daarop weten dat het ‘strikt genomen niet om TU/e-personeel gaat’.

“In de cao van de receptiemedewerkers staat niets vermeld over een overnameverplichting", zei Van Ham twee weken geleden. "We vinden wel dat we er enige zorg voor hebben en zijn in goed overleg met Sparq. Daar komt bij dat de receptiediensten geprofessionaliseerd moeten worden. Er wordt gekeken of de competenties van de huidige receptiemedewerkers daarop aansluiten. Wij hebben vertrouwen in goede oplossingen, maar kunnen geen garantie geven.”De huidige medewerkers belanden overigens niet zomaar op straat. Als Sparq deze mensen niet wil overnemen, zijn ze nog altijd in dienst van Eurest.

Ook de vakbonden hebben vragen gesteld over de overname, vertelt Marjo van der Valk, woordvoerder namens de gezamenlijke vakbonden. “Maar we hebben er geen zeggenschap over, omdat ze geen TU/e-werknemers zijn.”

Kan de TU/e deze medewerkers, die inmiddels jaren een bekend gezicht op de campus zijn, niet in vaste dienst nemen? Cursor legt de vraag voor aan Peter Bloemers. “Het studentenaantal in een faculteit kan flink dalen of groeien, waardoor de openingstijden van het gebouw kunnen veranderen. Bovendien zijn gebouwen wel eens tijdelijk gesloten of worden ze gerenoveerd. We moeten daarom flexibiliteit inbouwen. Dat bereiken we door een hybride model van eigen personeel en externe dienstverleners te hanteren. Daarnaast merken we dat marktpartijen ons kunnen helpen met de ontwikkeling en verbetering van de dienstverlening.”

Open karakter

De TU/e wil de receptiediensten op verschillende manieren aanpassen. Volgens Bloemers zaten die veranderingen sowieso in de pijplijn, maar fungeerde de geplande oplevering van Atlas daarbij als vliegwiel. Bloemers: “De diensten die receptionisten aanbieden verschillen nogal van gebouw tot gebouw. Om een concreet voorbeeld te geven: bij de ene receptie kun je een paraplu lenen en bij de andere niet. In het Laplace-gebouw kan de receptie nu beamers uitlenen, maar in Atlas hebben we geen ruimte om dat soort apparatuur op te slaan. We hebben de afgelopen maanden de processen in kaart gebracht en we willen de dienstverlening professionaliseren. Daar beginnen we mee in Atlas en dat willen we de komende maanden verder uitrollen.”

Volgens Bloemers staat het buiten kijf dat de TU/e de balies bemenst houdt. “We gaan niet met robots werken.” Wat ook al vaststaat, is dat alle balies een ‘open’ karakter krijgen. De recepties van het Laplace-gebouw, Gemini, Helix en mogelijk ook Vertigo moeten daarvoor worden gerenoveerd.

Lees verder onder de foto.

De ‘visie receptiediensten’, die Dienst Interne Zaken heeft opgesteld en die de TU/e-directeuren bedrijfsvoering in 2018 hebben vastgesteld, is meegegeven aan Sparq, om het profiel voor de receptionisten op te kunnen stellen. Zo ‘is het van belang om met vaste medewerkers te werken, die kennis van het gebouw en de bewoners hebben. Met name in de risicovolle gebouwen als Helix, Flux, Cascade en Spectrum is het van belang dat de receptionist(-e) kennis heeft van veiligheidsprotocollen en hiernaar handelt.’

Verder luidt het advies om te zorgen voor dezelfde werkkleding voor alle receptionisten. Dienst Interne Zaken wil in 2019 gaan werken met een Facilitair Management Informatie Systeem, waarmee de receptionisten storingen en meldingen direct naar de backoffice doorzetten. Het is de bedoeling dat de receptiemedewerkers steeds meer het eerste aanspreekpunt in een gebouw worden. De basisdiensten die de recepties bieden, moeten overal gelijk zijn, en per gebouw wordt gekeken welke aanvullende wensen er zijn.

Of en wanneer alle voorstellen worden ingevoerd, kan Bloemers niet met zekerheid zeggen. “Het visiedocument biedt in eerste instantie richting aan de uniformering van receptiedienstverlening en later in de doorontwikkeling van de dienstverlening. Of alles uit het document wordt doorgevoerd, weet ik niet. We hebben met Sparq een partij gevonden die samen met ons naar de toekomst kijkt. Mogelijk maken trends in de markt dat we een aantal dingen versneld of misschien helemaal niet doen.”

Deel dit artikel via je socials