Invoering Microsoft Office 365. Foto | Monique van de Ven

ID als eerste faculteit geheel over op Office 365

Alle medewerkers bij Industrial Design hebben vanaf deze week toegang tot Office 365. Zij zijn daarmee de eerste medewerkers aan de TU/e die mogen overstappen. Alle TU/e-studenten zijn vorig jaar al over gegaan op het Microsoftsysteem, maar de medewerkers niet. De belangrijkste reden hiervoor is dat de universiteit inbreuk door de Amerikaanse overheid op vertrouwelijke en privacygevoelige data op servers van Microsoft niet kon uitsluiten. De andere faculteiten volgen mogelijk na de zomer.

In maart vorig jaar werd in de VS de Cloud Act aangenomen, een wet die de Amerikaanse overheid onder wettelijk bepaalde voorwaarden toegang verschaft tot data van Amerikaanse bedrijven, ook als die is opgeslagen buiten de VS. Als de TU/e zoals gepland vorig jaar helemaal was overgegaan op Office 365 hadden Amerikaanse veiligheidsdiensten in theorie inzage kunnen krijgen in e-mails, persoonsgegevens en onderzoeksdata van medewerkers.

Eén van de problemen van de Cloud Act is dat die botst met de Europese privacywet AVG, waarbij iedereen het recht heeft om te weten wat er met zijn digitale gegevens gebeurt. In de Cloud Act staat echter expliciet dat de gebruiker niets te horen krijgt over eventuele inzage.

Inmiddels heeft Microsoft haar beleid op verschillende onderdelen aangepast, waardoor het College van Bestuur het nu aandurft om alvast rustig op te starten, met één faculteit. Zo heeft het bedrijf de mogelijkheid ingebouwd om op domeinniveau (@tue.nl) het versturen van diagnostische data uit te zetten. Ook heeft Microsoft wijzigingen toegezegd in contracten met Nederland, die meer in lijn zijn met de privacywetgeving.

Ministerie

Het Ministerie van Justitie en Veiligheid heeft gisteren in een brief aan de Tweede Kamer onder meer laten weten dat de AVG-bezwaren zijn weggenomen. Ook heeft Microsoft een instellingsmogelijkheid voor beheerders ingevoerd om de verzamelde gegevens tot een minimum te beperken en de verzamelde gegevens te verifiëren.

Nicole Ummelen, vicevoorzitter van het College van Bestuur, laat weten deze nieuwe informatie ‘goed te bekijken’. “We besluiten binnenkort hoe de uitrol precies zal kunnen verlopen, met inachtneming van alles wat er in de universiteitsraad over is gezegd.”

Tijdens de universiteitsraadsvergadering van half juni is het onderwerp besproken en de raad adviseerde het College van Bestuur om goede informatie te geven over de uitrol en over de veilige omgang met data, om te voorzien in een goed alternatief voor ‘kwetsbare groepen met privacygevoelige data’ en om de verdere uitrol pas uit te voeren als de twijfels over de veiligheid voldoende zijn weggenomen.

Privacygevoelige data

Ummelen laat weten dat Pieter van Besouw, de projectleider Office 365 aan de TU/e, in gesprek met onder meer collega’s van Wiskunde & Informatica en met Chief Information Security Officer Martin Romijn eventuele kwetsbare groepen met privacygevoelige data in kaart brengt en mogelijke oplossingen verkent. “Bij de volledige uitrol zal ook veel aandacht zijn voor het (leren) omgaan met gegevens en het bewustzijn hierover.”

De TU/e wil over op Office 365 omdat de huidige Office-applicatie is verouderd en de gegevensbeveiliging voor de toekomst lastig is te garanderen. Bovendien biedt het programma Microsoft Teams, dat deel uitmaakt van Office 365, betere mogelijkheden voor samenwerking. Voor veel docenten een belangrijk argument om de overstap te maken. De studenten van TU/e zijn in 2018 al overgegaan op Office 365. Dat is destijds niet teruggedraaid op grond van het argument dat studenten minder gevoelige data hebben en dat daarmee het risico voor hen minder groot zou zijn.

Pilot bij Industrial Design

Bij Industrial Design zijn ze blij met de pilot, vertelt Jos Hermus, directeur Bedrijfsvoering van die faculteit. “We hadden er al maanden aan getrokken bij de Dienst Information Management & Services en toen we hoorden over een mogelijke pilot, heb ik direct aangegeven dat wij daarmee graag aan de slag willen.” Het grote voordeel is dat ze nu van Microsoft Teams gebruik kunnen maken, stelt Hermus. “Je kunt daarmee zelf groepen maken en informatie delen en indelen. Op die manier kunnen we bij ID over verschillende groepen heen werken. We deden dat eerst via Sharepoint, maar dat had grote beperkingen.”

Hermus laat weten dat het faculteitsbestuur er bewust voor heeft gekozen om iederéén nu over te laten gaan; zowel alle wetenschappers als de ondersteunende staf. “Ik heb zelf eerder Office365 gehad en dan is het vervelend als je er zelf wel in kan, maar je secretaresse niet.”

De medewerkers móeten overigens niet over. Hermus: “Als ze niet willen, kunnen ze hun documenten op een aparte site zetten, alleen kun je dan dus geen gebruikmaken van de Teams-optie en de extra opslagcapaciteit die Office 365 biedt.” De directeur bedrijfsvoering verwacht weinig weerstand. “Ik heb nog geen klachten gehoord. De voordelen zijn voor ons veel groter dan de mogelijke nadelen.” De medewerkers hebben vanaf deze week toegang tot het systeem en krijgen onder meer hulp van digicoaches om hun weg daarin te vinden. In de pilot worden de kinderziektes onder de loep genomen en verbeterpunten worden meegenomen in de planning voor de overige faculteiten en diensten later dit jaar.

Deel dit artikel via je socials