De inschaling voor secretaresses zoals die er nu ligt, moet van tafel. Tot die conclusie komt de commissie die zich heeft gebogen over de functie van de secretaresse aan de TU/e in de (nabije) toekomst. Leidinggevenden en hr-adviseurs moeten secretaresses op hun taken beoordelen en niet indelen op hun plek in de organisatie. Tot nu toe werd de functie ingedeeld op de volgende niveaus: werken op ‘instellingsniveau’, secretaresse bij een faculteit of grote dienst, actief bij een capaciteitsgroep of bij een kleine dienst.

De adviesgroep stelt voor om in het vervolg drie niveaus te hanteren. Bij niveau A (schaal 6) worden administratieve en secretariële werkzaamheden uitgevoerd onder aansturing van een leidinggevende en/of binnen duidelijk aangegeven kaders. Bij niveau B (schaal 7) wordt een grotere mate van zelfstandigheid en pro-activiteit van de medewerker verwacht en bij niveau C (schaal 8) is er sprake van meer (beleids-)inhoudelijke ondersteuning  en/of van coördinatie van werkuitvoering. De concrete invulling is verder uitgewerkt.

Ingezonden brief

Een van de aanleidingen om dit advies op te stellen, is de evaluatie van het beleid van het ondersteunend personeel geweest, waarbij om extra aandacht voor de toekomstige invulling van de secretaressefunctie is gevraagd. Dit proces kreeg nog een extra impuls door een ingezonden brief van TU/e-universiteitshoogleraar Bert Meijer in Cursor in 2017, waarin hij opriep om ‘alle secretaresses naar hun volgende schaal te bevorderen’.

De werkgroep adviseert om dit jaar nog elke faculteit en dienst het huidige secretaressebestand te laten analyseren.

Welke opdracht kregen jullie als werkgroep mee?
“Onze doelstelling is in de loop der tijd iets verschoven. Oorspronkelijk kregen we als opdracht mee ‘een proces te organiseren waarmee de invulling van de functie duidelijk wordt’, en we keken naar de verdere toekomst. Dat doorkijkje naar de toekomst zit er nog wel in, maar we realiseerden ons dat het ook goed is om naar de huidige situatie te kijken en knelpunten te signaleren.”

Hoe zijn jullie tot dit advies gekomen? 
“We hebben onder meer gekeken naar andere universiteiten, maar we zijn niet te lang blijven hangen bij de theorie. Ons uitgangspunt was hoe we er zelf tegenaan kijken als werkgroep. Vervolgens hebben we bij secretaresses gepolst of onze bevindingen en voorstellen weerklank vinden. Het bleek alleen al waardevol voor iedereen om over hun eigen taken te praten en om te zien hoe verschillend de functies zijn ingericht. De hoofdlijnen zoals wij die hadden geschetst werden door mensen herkend, de input was op de nuance.”

Wat gaat er voor secretaresses veranderen?
“Het is geen exercitie waarbij iedereen er zomaar een schaal bijkrijgt. Dat is de kern van het advies ook niet. We begrijpen dat secretaresses gewaardeerd willen worden om wat ze doen en wat dat betreft gaan we ook zeker kijken of ze in de juiste schaal zijn ingedeeld, op basis van hun taken. Maar we moeten vooral ook kijken of ze goed op hun plek zitten en of we bepaalde taken wel bij hen moeten leggen. Als een secretaresse bijvoorbeeld veel op het gebied van communicatie doet, moet je die taken misschien eerder bij een communicatiemedewerker neerleggen. Of de secretaresse de rol van communicatiemedewerker geven en een nieuwe secretaresse zoeken. Het belangrijkste is dat er afspraken over worden gemaakt. Besteed taken uit aan secretaresses. Daarbij valt ook nog wel een professionaliseringsslag te maken bij onder meer wetenschappers, die zelf graag hun problemen oplossen. We hebben binnen de adviesgroep niet gesproken over het totaal aantal secretaresses, maar dat zie ik eerder groeien dan krimpen.”

Wie gaan er voor zorgen dat dit plan wordt uitgevoerd?
“Het implementatiegroepje, dat vooral uit hr-medewerkers bestaat en waarin ook enkele personen zitten uit de adviesgroep, gaan met faculteiten en diensten afspraken maken. Het is de bedoeling dat vervolgens in een driehoek wordt gekeken naar de taken van de secretaresse; dat wil zeggen de secretaresse zelf, de leidinggevende en het management. Dit vergt ook wat van leidinggevenden, die vaak aan hun secretaresse zijn gehecht. Dat is vaak een fijne twee-eenheid, maar misschien heeft de secretaresse meer baat bij mobiliteit. Ik houd zelf de vinger aan de pols in het directeurenoverleg.”

Hoe verhoudt dit advies zich ten opzichte van het UFO-profiel dat voor alle universiteiten geldt?
“Op de achtergrond houden we nog steeds de UFO-systematiek aan, we hebben vooral een concretisering daarvan opgesteld. De VSNU kijkt ook naar het UFO-profiel voor secretaresses, maar de uitkomst daarvan wordt pas in 2021 verwacht. Ik weet dat andere universiteiten hier ook mee worstelen en dat binnen 3TU-verband met belangstelling naar ons advies wordt gekeken.”

Ook Alice Litsenburg, een ander lid van de werkgroep en secretaresse bij Werktuigbouwkunde en Biomedical Engineering, is blij met het advies. “Ik denk dat het advies veel onvrede wegneemt over de functie-indeling. En het is goed dat we het advies veel breder hebben kunnen trekken. Het is fijn dat er voor sommigen een schaalverhoging in zit, maar het is minstens zo belangrijk dat de doorgroeimogelijkheden duidelijker zijn gemaakt.”

“Ik werk inmiddels achttien jaar bij de TU/e en heb een goed beeld van de organisatie en de rol van de verschillende secretaresses daarin. Ik kijk zelf vaak hoe ik mijn kennis kan verbreden of verdiepen om mijn baan uitdagend te houden. Ik pak de kansen die voorbij komen en krijg die mogelijkheid ook van mijn leidinggevenden. Dat zou voor iedereen mogelijk moeten zijn.”

“Ik hoop dat alle faculteiten snel de slag gaan maken om het advies te implementeren, zodat alle secretaresses de mogelijkheid krijgen om met hun leidinggevende te gaan kijken waar ze nu staan en of er een aanpassing moet komen. En ik hoop dat de secretaresses zich serieuzer genomen en meer gewaardeerd gaan voelen.”