Digitalisering post goed op streek

In de eerste vier maanden van dit jaar zijn circa 2.600 van de binnengekomen poststukken in Atlas ingescand door het Informatie Expertise Centrum en per mail naar de geadresseerde medewerkers gestuurd. Dat kon vice-voorzitter van het CvB Nicole Ummelen maandag melden in de U-Raad. Het is de bedoeling dat voor het einde van het jaar alle binnenkomende, niet-vertrouwelijke briefpost op de campus deze behandeling zal ondergaan.

door
illustratie Shutterstock

Sinds 4 januari ontvangen medewerkers van de diensten in Atlas hun briefpost in digitale vorm in hun mailbox. Vanaf 1 april wordt ook de binnenkomende post van de in Atlas gestationeerde faculteiten Industrial Design en IE&IS gedigitaliseerd. Tot 9 mei ging dat in totaal overigens om slechts negen poststukken.

De digitalisering valt onder het bredere programma ‘Verzekerd Digitaal Werken’ en heeft als voornaamste voordeel dat de stukken vaker en sneller bij de juiste persoon terechtkomen. Bovendien zijn de digitale stukken beter traceerbaar, waardoor het eenvoudiger is om bedrijfsprocessen te optimaliseren, legt projectleider Pieter van Besouw uit. “Facturen die eigenlijk naar Dienst Economische en Financiële Zaken moeten, bleven vaak nog tijden op een bureau van een medewerker liggen. Als het goed is, is dat binnenkort verleden tijd.”

Briefgeheim

Het inscannen en doorsturen van de post wordt gedaan door vijf aangewezen medewerkers van het Informatie Expertise Centrum (IEC), die hiervoor een Non Disclosure Agreement hebben getekend, vertelt Van Besouw. “En die weten dat ze hun baan kwijt zijn als ze in de kantine iets over de inhoud loslaten.”

Schending van het briefgeheim is sowieso niet aan de orde, legt hij uit. “Het briefgeheim vervalt zodra een poststuk is afgeleverd. En aangezien de post is verstuurd naar een werknemer van de TU/e, heeft de universiteit hierover na aflevering zeggenschap. Dat is ons nog eens bevestigd door advocatenkantoor Kennedy Van der Laan, dat we over deze kwestie hebben geconsulteerd. Bij veel overheidsinstanties wordt dit trouwens al langer gedaan.”

Overigens wordt slechts een deel van de post voor digitalisering doorgestuurd naar het IEC. Pakketpost wordt sowieso met rust gelaten, evenals stukken die zijn gemarkeerd als vertrouwelijk of persoonlijk, of bestemd voor onder meer de universiteitsraad, bedrijfsarts of studentenpsycholoog. Daarnaast wordt ook post voor op de campus gevestigde bedrijven ongeopend doorgestuurd. De interne post wordt nog niet meegenomen in het project, maar haakt later aan. Door de voortschrijdende digitalisering neemt het aantal interne poststukken overigens al sterk af.

Evaluatie

Bij de betreffende diensten is de invoering relatief probleemloos verlopen, meldt Van Besouw. Uit een evaluatie bij de diensten over de periode 4 januari tot 9 mei blijkt dat van de 3.200 aangeboden poststukken er circa 2.600 in gescande vorm konden worden doorgestuurd. Daarvan waren er 1.423 voor DFEZ, 760 voor DPO en 172 voor Dienst Huisvesting. Volgens de huidige planning zullen voor het einde van dit jaar ook de overige zeven faculteiten en Education and Student Affairs (ESA) worden meegenomen in het project.

Deel dit artikel via je socials