Het is niet zomaar dat we Petri van de Vorst bellen. We kregen een bericht van exchange-student Eline van Leeuwen die schreef: ‘Kunnen jullie misschien Petri van der Vorst in het zonnetje zetten? Zij was mijn rots in de branding toen ik terug moest vliegen vanuit Nieuw-Zeeland. Alles was rot behalve Petri, die als enige snel reageerde en mij een hart onder de riem stak'.

Van de Vorst is exchange-coördinator binnen het International Office van de TU/e. Ze zorgt dat studenten naar het buitenland kunnen gaan én ze helpt als ze onverwacht thuis moeten komen. De afgelopen tijd liep ze communicatie-marathon na communicatie-marathon. “Omdat ambassades, vliegmaatschappijen en reisbureaus minder goed bereikbaar waren, was het voor bijvoorbeeld Eline fijn dat ze af en toe advies en ‘nuchter meedenken’ van mij kon krijgen”, reageert ze bescheiden op het compliment.

Dringend advies

Op zondagavond 15 maart stuurde ze, in opdracht van ESA-directeur Patrick Groothuis, een urgent advies naar alle studenten in het buitenland om terug te komen naar Nederland. “Op 16 maart was mijn emailbox ontploft. Ik kreeg veel bezorgde vragen van studenten overal ter wereld. Uiteenlopend van ‘moet ik terugkomen?’ en ‘ik ben hier veiliger dan in Nederland’ tot ‘ik ga de eerst mogelijke vlucht terugnemen’. Ook kwamen er veel vragen over de reisverzekering, omdat deze in geval van 'code oranje' repatriëring niet meer dekt. Gelukkig heeft de TU/e aangeboden de terugreiskosten te vergoeden. De hele week ben ik bezig geweest te communiceren met studenten, soms ook met ouders en begeleiders. Binnen een aantal dagen was de situatie van alle ruim 170 studenten in het buitenland in kaart gebracht.”

Lees verder onder de foto.

Zitten

Die ontplofte emailbox staat in haar woonkamer in De Veste in Brandevoort, Helmond. Ze had er al eerder een thuiswerkplek in gericht, en dat ze designliefhebber is, is daar aan af te lezen. “Ik heb een vintage industrieel stalen bureau uit de jaren zestig, met een linoleum blad, en zit op een fijne plexiglas stoel van Philippe Starck. Dit lijkt misschien niet de meest ergonomische combinatie, maar meneer Starck heeft het werkwoord 'zitten' best goed begrepen. Met mijn plekje op het zuiden en uitzicht op ons balkon is het hier fijn zitten.”

Ieder een verdieping

Het huis telt vier verdiepingen. “Erg fijn in deze tijd, want ik woon hier met man en twee tienerdochters en nu we allemaal thuis zijn, hebben we ieder een eigen etage. Mijn man zit beneden aan de keukentafel bijna fulltime online te vergaderen. Mijn oudste dochter van 17, die nu opeens al geslaagd is voor haar vwo, zit op haar slaapkamer op de tweede verdieping projecten voor school af te ronden en de jongste van 15 heeft de volledige zolderetage. De meisjes zijn gelukkig redelijk zelfstandig.” Ze vindt deze constructie "best gezellig", want de begane grond en eerste verdieping zijn met elkaar verbonden door een vide, “dus je hoort elkaar wel, maar zit elkaar niet in de weg”.

Lees verder onder de foto.

Sinds half januari houdt Van de Vorst de situatie met betrekking tot corona al intensief in de gaten. “Toen de situatie in China ernstiger begon te worden, zijn we meteen contact gaan zoeken met de studenten die voor stage of exchange in China waren. Een groot geluk op dat moment was dat dit tegen het einde van semester 1 was. De meeste TU/e-studenten die toen in China waren, hadden op dat moment al hun semester afgerond en waren alweer terug of op weg naar huis. En omdat semester 2 nog niet was begonnen, hebben de studenten die nog moesten gaan begin februari hun exchange of stage moeten cancelen. De studenten die in China waren, zijn teruggekeerd en hoopten snel weer terug te kunnen gaan. We hadden toen nog geen idee wat er nog allemaal zou volgen.”

Italië

Maar toen kwam het coronavirus naar Italië. “In eerste instantie leek het nog van de universiteiten in Noord-Italië, waar wij studenten hebben zitten weg te blijven, maar al snel bleek dat ook in de grote steden als Milaan het onderwijs werd stilgelegd. Ook deze studenten hebben we weer urgent geadviseerd terug te komen. In eerste instantie alleen de studenten in het gebied met veiligheidscode oranje/rood, een week later ook de studenten in het gebied met de nog veilige code geel: Napels en Rome. Vanuit alle Italiaanse universiteiten kregen we berichten dat het onderwijs was stilgelegd, ook al zaten ze in sommige gevallen nog honderden kilometers vanaf de virushaard. En toen ging het snel..” 

Nazorg

Wat haar bijblijft van deze crisis, is dat ze echt gemerkt heeft dat de TU/e begaan is met haar mensen. “Zo fijn om te zien dat iedereen zich zo verantwoordelijk voelt voor de studenten, het draait nu niet om bedrijfsmatige processen.”  

Gelukkig is het alle studenten die terug wilden komen, ook gelukt terug te komen. Op dit moment is Van de Vorst bezig met de financiële compensaties van de studenten die urgent zijn teruggekeerd. “We hebben daar een systeem voor, maar het is allemaal maatwerk.”

Ook nog gewone taken

En of dit nog niet genoeg is, is ze ondertussen ook nog bezig met jaarlijkse selectiegesprekken voor de VSBfonds Beurs, landelijk overleg met collega-coördinatoren van andere universiteiten, maandelijks International Office-overleg met twaalf personen - “via Skype; nog nooit zo to the point vergaderd” -, et cetera.

“Ja, ik heb de afgelopen tijd geen seconde gehad om me te vervelen, zelfs veel meer uren gemaakt dan de vier dagen die ik doorgaans werk. Iedere dag stond ik op ‘aan’. Behalve toen ik jarig was op 31 maart, heb ik een ‘vrije middag’ genomen om een taart te gaan bakken.”

Lees verder onder de foto.