Aan de Rijksuniversiteit Groningen gingen begin 2020 de digitale systemen van AFAS wel draaien en dat leverde de RUG zeer veel problemen op, die ook nu nog steeds niet zijn verholpen. De UKrant, het onafhankelijke nieuwsmedium van de RUG, publiceerde half september een achtergrondverhaal over de misère die het daar heeft veroorzaakt. Onlangs werd nog bekend dat het ook de uitbetaling van salarissen aan student-assistenten bemoeilijkt. Medewerkers en leidinggevenden moeten geregeld om het systeem heen werken, tekent de UKrant op, en raken moedeloos omdat zaken fout blijven lopen.

Die lawine aan problemen verwachten degenen die aan de TU/e betrokken zijn bij de invoering van TU/e InSite, zeker niet. Directeur bedrijfsvoering Laurent Nelissen, die de invoering al twee jaar begeleidt, zegt dat de transformatie aan de TU/e op veel kleinere schaal gebeurt.

“De RUG zette begin dit jaar in één keer al haar oude systemen voor financiën, payroll, personeelszaken en inkoop over naar het nieuwe AFAS-systeem. Dat leverde de nodige problemen op, en we hebben daar ook over gesproken met onze Groningse collega’s. Zo’n totale overstap is bij ons niet aan de orde. Hier betreft het slechts het HR-systeem van AFAS dat per 4 januari live gaat. De andere systemen blijven gewoon draaien. Het AFAS-systeem hebben we het afgelopen jaar uitgebreid getest en zullen we tot de laatste dag voor de invoering blijven testen.”

Keuzemodel

Ook is besloten om twee componenten die deel uitmaken van het HR-systeem, er pas later in het jaar aan toe te voegen, zegt Mariska Brzözek, directeur van Human Resources Management. Dat is het 'Keuzemodel Arbeidsvoorwaarden', waarbij werknemers bijvoorbeeld kunnen aangeven of ze een overvloed aan verlofdagen willen omzetten in extra inkomen, of waar ze laten weten wat ze met hun eindejaarsuitkering willen doen.

“Dat zal in april aan het AFAS-systeem worden toegevoegd. Tot die tijd blijft het bestaande systeem actief”, zegt Brzözek. “In juli volgt dan als laatste nog de component ‘Jaargesprek’. Wat begin 2021 wel overzichtelijk bij elkaar komt te staan, is de mogelijkheid om verlof aan te vragen, je ziek-zijn zelf te melden, overwerk aan te geven en om je loonstrook en je persoonlijke gegevens in te zien. Uitgangspunt hierbij is dat de leidinggevende de verantwoordelijkheid voor deze zaken voor een groot deel teruglegt bij zijn medewerkers.”

Nelissen vult aan: “Dit betekent een nieuwe kijk op HR-zaken dan we tot nu toe gewend waren. We moeten helemaal af van het wantrouwen dat er nu soms nog heerst. De leidinggevende moet erop vertrouwen dat zijn medewerkers deze zaken goed, accuraat en eerlijk invullen.”

Brzözek: “Mensen zijn buiten hun werk ook steeds meer vertrouwd geraakt met het zelf invoeren van zaken bij de bron. Dat loopt van het afsluiten van verzekeringen tot het boeken van reizen. Dit gaat onze bedrijfsvoering een stuk efficiënter maken. Er is ook een zeer gebruiksvriendelijke app voor ontwikkeld en daarmee heb je er 24/7 toegang toe. De ondersteuning hebben we op een moderne manier vormgegeven met instructievideo’s. Maar natuurlijk blijft er altijd de mogelijkheid om de hulp in te roepen van een ondersteuner. We rekenen er ook op dat deze manier van werken echt gaat leiden tot het terugdringen van de papierstroom, dat het echt leidt tot een paperless office.” 

Corona

Vicevoorzitter Nicole Ummelen heeft alle vertrouwen in het systeem. “Als het direct perfect functioneert, zou dat heel mooi zijn”, zegt ze. "Daar hopen we op, maar enkele hiccups aan het begin zijn bij dit soort projecten niet uit te sluiten. Een grote groep ondersteuners staat klaar om de gebruikers, vooral leidinggevenden, te helpen."

Op de vraag waarom ervoor gekozen is om het nieuwe systeem in te voeren terwijl de coronacrisis het werken al bemoeilijkt, zegt Ummelen: “Omdat onze salarisadministratie er ook aan hangt, kun je dit systeem alleen aan het begin van een nieuw kalenderjaar invoeren. Eind 2019 hebben we uiteindelijk toch nog besloten om het met een jaar uit te stellen, maar als we dat nu weer doen zijn we dus weer een jaar verder. Dat zou betekenen dat we een vertraging van twee jaar hebben opgelopen. Dus kiezen we ervoor om het toch te doen in deze moeilijke tijd. Het is een verandering die vooral onze leidinggevenden extra inspanning gaat kosten, maar die zullen we hierbij dan ook op allerlei manieren begeleiden en ondersteunen.”

Staan er op afzienbare tijd nog meer systeemveranderingen op stapel? Ummelen: “Nee, de volgende heeft betrekking op ons finance-systeem, maar daar moeten we de aanbesteding nog voor opstarten.”