- Corona , De universiteit
- 12/01/2021
Hoe hou je het gevoel dat je collega’s hebt?
Voordat het coronavirus uitbrak, was de Systemic Change Group van Industrial Design voornamelijk te vinden op verdieping 6 of 7 van Atlas. Collega’s spraken elkaar vaak informeel op de werkplek, bij het koffieautomaat, in de koffiebar, in de lunchbar van het gebouw of op de gang. Toen iedereen thuis moest werken als gevolg van corona, is er afstand tot de werkvloer ontstaan. Hoe konden ze voorkomen dat de groep uit elkaar valt?
Bij de Systemic Change Group bij Industrial Design is de sociale cohesie tijdens het thuiswerken eerder versterkt dan weggevallen, is het idee van officemanager Marly Sluijsmans. Zij heeft in kaart gebracht hoe effectief vijf verschillende soorten online activiteiten zijn voor het versterken van het communitygevoel én ze heeft als medewerker zelf ook veel gehad aan die activiteiten. “Ik vond een bepaalde workshop erg leuk: Pierre’s Japanese tea ceremony. We gingen echte matcha-thee maken volgens Japanse rituelen en werden ondergedompeld in de Japanse cultuur.”
De theeceremonie was een van de spontane workshops door eigen groepsleden. Andere clinics gingen bijvoorbeeld over wijnproeven of koekjes bakken. Voorafgaand aan de workshop werden de benodigdheden thuisgestuurd. Sluijsmans genoot ook erg van de cookie-baking workshop van groepsvoorzitter Aarnout Brombacher. “Erg leuk, omdat je hier letterlijk een kijkje bij je collega’s in de keuken krijgt. Kinderen, partners en huisdieren lopen door het beeld. Het geeft een ontspannen sfeer en er wordt heel wat af gelachen!”
Belrondje
In november vroeg Sluijsmans zich af welke sociale instrumenten bruikbaar zijn ten tijde van de coronapandemie, om daar haar opleiding HBO Office Management mee af te sluiten. In de pre-coronaperiode waren de enige sociale activiteiten in haar groep (SCG) een jaarlijks teamuitje, een kerstlunch en een paaslunch. Aan het begin van de intelligente lockdown heeft zij met haar collega Anne Jeuken van Office Support gebeld naar alle 65 medewerkers om te inventariseren hoe het thuiswerken werd ervaren. “Hieruit bleek dat een aantal medewerkers zich sociaal geïsoleerd voelde en de verbondenheid met de groep miste.”
Vrijmibo 2.0
Daarop nam Sluijsmans het initiatief om verschillende online activiteiten te starten. Zoals een tweewekelijkse Open Coffee Table, om zonder agenda en laagdrempelig met elkaar bij te praten. En Brownbag meetings waarin met Teams onderzoeksresultaten gedeeld worden, in fysieke vorm al een bekend verschijnsel bij ID. Zo’n bijeenkomst wordt gestart met een persoonlijke noot en afgesloten met een interactief deel waarin vragen beantwoord worden.
Een dagelijkse nieuwe activiteit is View of my day. Dat bestaat uit het per mail delen van een beeldverhaal over wat iemand heeft meegemaakt. De inhoud kan zowel zakelijke als privéonderwerpen bevatten. Aan de hand van nominatie wordt bepaald wie de volgende schrijver is. Zo staat iedere dag een andere medewerker in de spotlights. Op de foto hierboven zie je het verhaal dat Sluijsmans zelf deelde.
Puur ter ontspanning houdt SCG op regelmatige basis een online pubquiz waarvoor de app Kahoot! gebruikt wordt. “Hierbij denk je na over algemene vragen, maar kun je ook persoonlijke feitjes over medewerkers te weten komen.”
Betrokkenheid
In de diverse groep - SCG kent tien nationaliteiten - deed niet iedereen overal aan mee. “Je hebt altijd mensen die weinig behoefte hebben aan sociale activiteiten, maar dat is prima. Het blijft vrijwillig”, zegt Sluijsmans. Maar het blijft ook erg belangrijk, vindt ze. “De persoonlijke benadering - het eerste telefoontje om te vragen naar wensen, en later om te vertellen over de activiteiten - helpt echt om de betrokkenheid te vergroten.” Ze zou graag zien dat er ergens op de TU/e een database komt waarin alle initiatieven voor communitybuilding staan, zodat anderen er iets aan hebben. “Ik word nu soms gebeld door mensen van andere groepen die vaag iets gehoord hebben over ons succes. Het zou goed zijn dat niet iedereen telkens het wiel hoeft uit te vinden.”
Vindplaats
Hanneke Koppers, directeur van het Communication Expertise Center, juicht het idee van één vindplaats voor alle initiatieven toe. "Hoe langer de lockdown duurt, hoe belangrijker het behouden van sociale cohesie is, maar ook hoe moeilijker het wordt. In het eerstvolgende Corona Crisis Team-overleg zullen we bespreken hoe we hiermee verder gaan."
Er is een inspiratiekaart die via de algemene pagina over corona te vinden is, waarop veel van de initiatieven (en nog meer) te vinden zijn.
Discussie