De universiteit gaat stapsgewijs weer open. Onderwijs mag worden gegeven zonder anderhalve meter afstand in groepen van maximaal 75 studenten en het thuiswerkadvies geldt nog slechts voor medewerkers die niet op de campus hoeven te zijn voor onderwijs of onderzoek. Mogelijke verdere versoepelingen liggen in het verschiet. De komende maanden wordt door de diensten Information Management Services (IMS), Real Estate (RE) en Human Resource Management (HRM) gezocht naar uitgangspunten op basis waarvan elke afdeling binnen de TU/e invulling kan geven aan een hybride vorm van werken.

Het College van Bestuur huldigt de opvatting dat de TU/e een ‘on-campus’-universiteit is, maar wil nadrukkelijk ruimte laten voor maatwerk als het gaat om hybride samenwerken. Vanuit die gedachte wordt momenteel met de leidinggevenden van de diensten en faculteiten gesproken over hoe zij aankijken tegen thuis- en hybride werken, vertelt Frank Kuipers, die als manager Occupational Health, Safety & Environment, and Radiation Protection (OHS&R) zitting heeft in de verantwoordelijke projectgroep.

“We gaan voor maatwerk vanuit de behoefte van de afdelingen en hun medewerkers. Dat wordt vormgegeven langs drie actielijnen: ‘bricks’, ‘bytes’ en ‘behavior’. We zijn nu vooral bezig het gesprek daarover op alle niveaus te stimuleren en ondersteunen. Voor ‘behavior’ gebeurt dat onder meer via dialoogsessies en support tools die vanuit HR aangeboden worden. Een voorbeeld van zo’n tool is de Hybrid Canvas tool. Dit is een hulpmiddel, speciaal voor de TU/e ontwikkeld, dat elke collega en elk team kan helpen bij het optimaal vormgeven van hybride werken, met behoud van teamresultaten en welzijn.”

Hulpmiddelen

Hybride werken - waarbij een deel van het team thuis zit en de rest op de campus - zal met extra technische hulpmiddelen gefaciliteerd moeten worden, aldus Kuipers. “IMS is nu voor de ‘bytes’ druk bezig te inventariseren welke ruimtes geschikt zijn voor hybride vergaderen en onderwijs. Dat willen we zeker nog opschalen, maar zijn daarbij afhankelijk van welke apparatuur er op korte termijn leverbaar is. Daarnaast kijkt Real Estate naar de ‘bricks’; onder meer hoe in bepaalde gebouwen mogelijkheden gecreëerd kunnen worden om laagdrempelig met elkaar te overleggen en elkaar te inspireren.”

In dat kader start volgens Kuipers dit najaar in gebouw Atlas een pilot waarbij in de grote kantoortuinen op vloer 10 en 11 extra afgesloten units worden geplaatst waar kleine groepjes bij elkaar kunnen komen. Later volgen mogelijk vergelijkbare pilots in andere gebouwen. Kuipers: “We weten nog niet wat gaat werken, heel Nederland is op zoek naar die oplossingen, dus we zullen dat stap voor stap met elkaar moeten ontdekken. Dat vergt ook flexibiliteit van iedereen. Hopelijk hebben we tegen de kerstvakantie een concreter beeld, ook met het oog op de arbeidsvoorwaarden vanaf volgend jaar.”

Thuiswerkvergoeding

Zoals in de corona-update van 27 augustus al werd aangekondigd, zijn de arbeidsvoorwaarden thuis- en hybride werken voor de periode van 1 september t/m 31 december van dit jaar vastgesteld, deels als gevolg van de nieuwe cao Nederlandse Universiteiten. In een notendop houdt dit in dat medewerkers voor hun thuiswerkplek dit kalenderjaar nog de mogelijkheid hebben om een beeldscherm en een bureaustoel van de TU/e te lenen; de verwachting is dat ze die spullen ook na 31 december nog mogen blijven gebruiken.

Daarnaast blijft de reiskostenvergoeding van 12 cent per kilometer op declaratiebasis minimaal dit jaar nog bestaan. Een internetvergoeding van 25 euro per maand wordt aangevuld met een nieuwe tegemoetkoming van 2 euro per thuiswerkdag, die net als de reiskostenvergoeding via InSite gedeclareerd dient te worden. Die optie is overigens nog niet beschikbaar in het HR-systeem; momenteel wordt hard gewerkt om dit begin oktober beschikbaar te hebben, aldus Kuipers.