Hoe laat klok je in?

“Mijn wekker gaat om zes uur. Ik spring onder de douche, kleed me aan, tut me op en ga met onze hond het bos in, voordat ik naar mijn werk fiets. Bijna elke dag ben ik voor acht uur binnen. Ik start de computer op, neem een bakkie koffie en check mijn to-dolijst voor die dag. Het is dan nog heerlijk rustig, hooguit wat stemmen op het secretariaat en een enkeling in de kantoortuin waar ik werk.”

Wat houdt je baan in?

“Bij het bureau Promoties & Plechtigheden organiseren wij promoties en regelen we alles eromheen. Daarnaast zijn we verantwoordelijk voor PDEng-uitreikingen en de intree- en afscheidsredes. We werken met z’n tweeën: mijn collega Monique focust zich vooral op de redes, ik vooral op de promoties.”

“Promovendi komen bij ons pas in de laatste fase van het traject in beeld. Na jaren onderzoek is hun thesis eindelijk klaar en goedgekeurd, en dan helpen wij het hele proces naar de promotie toe in goede banen te leiden. Niet inhoudelijk, maar vooral qua opvolging van alle stappen en regels.”

“Geen dag is hetzelfde in mijn werk. Ik begin vaak met het controleren van promotiecommissies. Die moeten voldoen aan het promotiereglement, en als alles klopt, leg ik ze voor aan het College voor Promoties. Ook cum laude-voorstellen komen bij mij terecht; ik leg ze voor aan de cum laude-commissie en houd vervolgens de opvolging in de gaten.”

“Verder stel ik de activiteitenagenda op, met daarin alle promoties, intree- en afscheidsredes, maar ook masterdiploma- en PDEng-uitreikingen. En dan is er nog het controleren van titelbladen – dat is soms echt monnikenwerk. Je moet alles nalopen: de naam en geboorteplaats van de promovendus, het geboorteland voor op de titelpagina, datum, tijd, de commissieleden met initialen, titels en affiliaties, en natuurlijk de vaste teksten.”

“Ik maak ook het rooster voor de pedellen en bereid de stukken voor van promoties die twee weken later plaatsvinden. Voor elke promovendus maak ik de bul, de Engelse verklaring, het registerblad, het naamkaartje en regel ik de catering voor de plechtigheid.”

“Daarnaast krijg ik mails met allerlei vragen en meldingen uit Hora Finita – het systeem waarin alles rond promoties wordt vastgelegd – die ik moet goedkeuren zodat het proces verder kan. Het is een veelzijdige functie, met veel afwisseling en verantwoordelijkheid.”

Hoe ben je in deze baan gerold?

“Ik heb zo’n vijftien jaar verschillende functies bij de TU/e gehad, onder andere bij HR, faculteit Electrical Engineering en innovation Space. Toen mijn voorganger intern een switch wilde maken, heb ik een paar keer met haar meegekeken en dacht: dit lijkt me wel wat! Ik had vooral ondersteunende rollen gehad, maar kreeg nu de kans om ‘mijn eigen winkel’ te runnen. Binnen de faculteit had ik al ervaring met promotietrajecten als secretaresse en vond het leuk om met promovendi te werken. Wat me wel verraste, was hoeveel promoties er zijn en hoeveel werk erbij komt kijken. Dat had ik niet verwacht!”

Wat vind je het leukste aan je baan?

“Dat is voor mij het contact met verschillende mensen: van internationale promovendi, (co)promotoren, decanen, de rector, pedellen en de cum laude-commissie tot verschillende secretariaten, catering, audiovisuele ondersteuning, receptie, LIS, HR … Omdat ik op veel plekken heb gezeten, ken ik de weg en dat helpt enorm.”

“Ik houd heel erg van serviceverlening en klantvriendelijkheid. Daarom probeer ik promovendi altijd goed te informeren, te assisteren, gerust te stellen en mee te denken. In die laatste weken voor de promotie staan promovendi vaak onder grote druk. Ik vind het fijn als ik ze kan helpen door ze wat zorgen uit handen te nemen.”

“Wat ik ook fijn vind, is dat mijn werk overzichtelijk is. Heel veel taken komen regelmatig terug, en die kun je dan afvinken. Daar word ik soms gewoon blij van, het geeft me een voldaan gevoel.”

“Naast die vaste taken krijg ik ook allerlei vragen vanuit alle hoeken. Het is leuk om die op te kunnen lossen. Of het nou een secretaresse is die vastloopt in het Hora Finita-systeem, een promovendus die zich afvraagt wat voor kleding passend is, een zwangere promovendus die vraagt of er een stoel geregeld kan worden zodat ze af en toe kan zitten, of iemand die een toga in XXL nodig heeft – het maakt mijn werk afwisselend en uitdagend.”

En het minst leuk?

“Met meer promoties dan dagen in het jaar is het echt productie draaien: veel taken en strakke deadlines. Een ‘eigen winkeltje runnen’ is leuk, maar dit winkeltje draait altijd door en ik voel me verantwoordelijk. Dus ook als het druk is, wil ik klanten zo snel mogelijk helpen – en dat betekent soms ook ‘s avonds of op vrije dagen de laptop openklappen. Ook op vakantie gaan of zomaar een dag vrij nemen is soms best lastig. Als bureau P&P geen goedkeuring geeft, kan een promovendus soms niet verder, en dat voelt rot.”

“Ik zou het ook mooi vinden als het Bureau P&P wat meer een gezicht krijgt. Nu zijn we lastig te vinden en is er weinig direct contact met promovendi. Slechts een paar keer is er iemand echt langsgekomen – dat vond ik geweldig en knap, zo assertief! Het liefst zou ik een open kantoor hebben waar promovendi en promotoren gewoon kunnen binnenlopen. Minder mailen, meer écht contact – dat lijkt me ideaal.”

Hoe laat klok je uit?

“Dagelijks neem ik me voor op tijd weg te gaan, maar vaak klap ik pas rond half zes mijn laptop dicht. Dan ga ik heerlijk op mijn fiets naar huis – zo’n negen kilometer even uitwaaien en mijn hoofd leegmaken. Mijn man kookt graag, dus vaak kan ik zo aanschuiven. En na binnenkomst zit er een kwispelende hond naast me die weet dat we allebei behoefte hebben aan een blokje om na het eten.”

Wat doe je als je uitgeklokt bent?

“Ook in mijn vrije tijd zit ik niet graag stil. Wielrennen is een van mijn grootste passies – dat doe ik twee tot drie keer per week. Deze zomer ga ik samen met mijn man naar Zuid-Frankrijk fietsen, dus we moeten kilometers maken. Daarnaast spreek ik graag met vrienden af – lekker kletsen, borrelen en eten samen. In het weekend ben ik graag buiten en struin ik vaak kringloop- en vintagewinkeltjes af om ‘mooie pareltjes’ te scoren. Het merendeel van mijn kledingkast en meubels is tweedehands. Omdat deze hobby soms uit de hand kan lopen, heb ik één regel: als er iets bijkomt, moet er ook iets uit.”