MomenTUm is de ceremonie waarin de TU/e jaarlijks haar afgestudeerden huldigt en tegelijk prijzen uitreikt aan de beste scripties en docenten. De afgelopen editie vond plaats op 26 september en kostte de TU/e ongeveer 335.000 euro. Dat is een vijfde minder dan in 2024, toen het evenement nog 408.000 euro kostte. 

Ook al kost MomenTUm dit jaar tienduizenden euro’s minder dan eerdere edities, 335.000 euro blijft natuurlijk veel geld voor een feestje. De TU/e zegt zich ook bewust te zijn van het prijskaartje aan MomenTUm. “Mede daarom is er in het kader van de recente universiteitsbrede bezuinigingsoperatie Multi Annual Budget project (MAB, intranetlink) flink bezuinigd op MomenTUm”, zegt woordvoerder Ivo Jongsma. 

De bezuiniging van 20 procent ten opzichte van MomenTUm 2024 levert de TU/e een besparing van 73.000 euro op. Van het totaalbudget van 335.000 euro voor de 2025-editie gaat bijna 200.000 euro naar de partij waaraan het gegund is de organisatie van het event op zich te nemen. Daarnaast zijn er allerlei losse kostenposten die de TU/e nog draagt, zoals die voor de toiletten, EHBO en de caps voor de afgestudeerden. 

Impact

Tribunes en techniek zijn altijd grote posten in de begroting, weet MomenTUm-organisator Liesbeth Castelijns, dus daar heeft ze bezuinigingskansen benut. Zo heeft ze de tribune aan de kant van Ceres vervangen door rijen stoelen. Ook waren er minder camera’s dit jaar en was er geen live cameraregistratie. Alles was vanuit één camerastandpunt op de schermen te zien.

“Daarnaast heb je vaste kosten zoals de vergunning, de verzekering, schoonmaak, stroom en het registratiesysteem en daar is lastig of niet op te bezuinigen.” Toch zijn er kleine posten gevonden waar wél op beknibbeld kon worden, naast tribunes en techniek. Zo werd de catering door studenten verzorgd en kwam er geen aftermovie. En de trotters – een soort grote borden met genomineerde docenten erop – werden na het event niet meer verplaatst naar de High Tech Campus. Dat scheelde transportkosten. 

Om in de toekomst wellicht toch in een wat ruimer financieel jasje te komen, wordt gekeken naar het aantrekken van sponsoren. “Die hebben we nu niet”, zegt Castelijns, “maar we kijken wel of dit wellicht voor volgende edities mogelijk is.”

Aanbesteding

MomenTUm is een evenement dat wordt aanbesteed, wat wil zeggen dat de opdracht openstaat voor eventorganisatoren. Zij dienen een offerte in, waarna de beste kandidaat op een weging van prijs en kwaliteitseisen de opdracht krijgt. 

Een aanbesteding kan verplicht zijn als een opdracht boven een (Europese) aanbestedingsgrens uitkomt, maar een organisatie kan ook vrijwillig aanbesteden. Zo kan er bijvoorbeeld een scherpere prijs uitkomen. Castelijns laat weten juist vanwege de bezuinigingen opnieuw aanbesteed te hebben, om te besparen op MomenTUm. “We hoefden nog niet aan te besteden, we hadden het contract met de vorige partner ook kunnen verlengen.”

Bovengrens

De MomenTUm-edities 2025 en 2026 zijn gegund aan Artishock, een marketingpartij uit Den Bosch. In de aanbesteding werd een maximale prijs genoemd die de TU/e bereid is uit te geven voor de externe organisatie van MomenTUm: 400.000 euro voor twee jaar. 

Maar is het niet onverstandig om het budget kenbaar te maken? Partijen kunnen dan immers heel gericht op dit uiterste budget hun aanbieding doen. De woordvoerder vindt van niet. “Dit is bewust opgenomen om een bovengrens aan te geven en te voorkomen dat we aanbiedingen krijgen die daarboven zitten.”

Waarde

In 2018 is de TU/e gestart met MomenTUm als manier om de afgestudeerden in het zonnetje te zetten en intussen is het evenement niet meer weg te denken uit de universitaire jaarkalender. Volgens Castelijns moeten we de waarde van MomenTUm voor de gemeenschap niet onderschatten. “Het belangrijkste is dat onze afstudeerders en hun ouders een dag hebben om nooit te vergeten. Zij zijn immers ook ambassadeurs van de universiteit.”