De Blauwe Zaal van het Auditorium herbergt tussen 29 april en 5 mei 250 Europese studenten voor de ESTIEM-jaarvergaderingen. Dat lijkt het recept voor een Poolse landdag, maar niets is minder waar, zo zegt TU/e-student Stijn Zanders, binnen de Eindhovense organisatie verantwoordelijk voor de publiciteit: "Er is een agenda, mensen die bij een agendapunt horen, worden naar voren geroepen. Stemmen doen we door rode of groene papiertjes omhoog te houden. Natuurlijk mag de zaal ook iets zeggen, maar het gaat over het algemeen strak en ordelijk."

Eindhoven heeft een geschiedenis met ESTIEM: Interactie, een commissie van studievereniging IndustriaMassaal vergaderen in de Blauwe Zaal, en andere verenigingen richtten in 1990 ESTIEM op. Sindsdien is het netwerk uitgewaaierd over 68 verschillende universiteiten in 27 Europese landen. Volgens de organisatie is het een netwerk van zo’n 50.000 studenten. Interactie heeft zo’n honderd leden, in Nederland doen de universiteiten van Enschede en Groningen mee.

Momenteel werken zeventien vrijwilligers aan de organisatie van de Eindhovense jaarvergadering. Die was voor het laatst in 2007 in Eindhoven. Dat ESTIEM in Eindhoven vergadert, is zeker niet vanzelfsprekend, vertelt Zanders: “Je moet er echt voor uitgekozen worden. Dat we gekozen zijn komt omdat we een van de actiefste verenigingen zijn. Dat wordt bijgehouden aan de hand van wie het meeste reist, het actiefste is in commissies en in het organiseren van activiteiten en dergelijke.”

Door de grote hoeveelheid aan activiteiten door het jaar heen zijn er twee jaarvergaderingen nodig, aldus Zanders. “Er moeten nieuwe coördinatoren en organisatoren gekozen worden, er komen steeds nieuwe universiteiten bij waar je kennis mee wil maken. Posities binnen de organisatie die vrijkomen, moeten worden opgevuld en (financiële) jaarverslagen van besturen, bedrijven en universiteiten worden besproken. Verder zijn er regelmatig (culturele) uitwisselingen, er is een jaarlijkse case study wedstrijd, waarvan volgende week de finale in München is. Er zijn ook studentenfestivals. Zo kwamen er afgelopen carnaval leden uit tien landen naar Eindhoven toe. Die keken hun ogen uit.”

Een jaarvergadering duurt altijd vijf dagen, maar nu zes in verband met het uitgebreide programma. In de ochtend wordt er vergaderd, ‘s middags en/of ’s avonds is er ontspanning en de gelegenheid om elkaar en elkaars cultuur beter te leren kennen. Ook Koninginnedag valt in de bezoekperiode. Dan zijn de studenten vrij en kunnen zelf de stad in. Op woensdag is in Café Spijker de Dutch International Party, een feest met buitenlanders die in Eindhoven studeren. Daarnaast is er een international night waar de deelnemers hun cultuur aan elkaar presenteren. Het avondprogramma vindt vooral plaats in Someren, waar alle deelnemers logeren.

Zanders: “Op vrijdag vindt er bij de accommodatie in Someren een grote cantus plaats, waar ook zo’n tachtig alumni van ESTIEM aan meedoen. Ter afsluiting is er een galadiner. Verder is er ook een bedrijvendag in samenwerking met Studium Generale, met lezingen en workshops. Doel is om te laten zien wat het bedrijfsleven in Eindhoven inhoudt. En het geeft bedrijven de mogelijkheid om buitenlandse studenten te leren kennen en te engageren.”