Het was vooral afgelopen jaar flink aanpoten voor het projectteam ‘invoering Lync’, toen de complete invoering met een jaar werd vervroegd. Henri Timmers, medewerker Telefonie bij dienst ICT, licht toe: “De telefooncentrale is van 1997 en in die tijd werd aangegeven dat de centrale zo’n twaalf jaar zou meekunnen. We hebben daar nauwelijks mankementen aan gehad, en daardoor is het contract nog verlengd. KPN liet echter in 2012 weten dat het bedrijf vanaf 2016 geen service meer kon verlenen en geen onderdelen meer zou leveren. We zijn toen vanaf 2012 naar alternatieven gaan kijken. Met het oog op de renovatie van het Hoofdgebouw heeft het College van Bestuur in mei formeel bepaald dat Lync nog eerder moest zijn ingevoerd.”

Jurgen Weisfelt (projectleider Lync) en Thieu Mennen (afdelingshoofd Backoffice) voeren nog twee redenen aan voor de invoering van Lync. Weisfelt: “Met alle verhuisbewegingen is het niet praktisch om overal koperen bekabeling aan te brengen, dat is met Lync niet nodig. Ook groeide de behoefte aan andere functionaliteiten als chatten en videoconferences.”

In 2012 is Dienst ICT gestart met de invoering van Lync. Eerste ‘proefkonijnen’ waren de eigen medewerkers. De projectmedewerkers gingen vervolgens alle diensten en faculteiten langs en toonden medewerkers op verschillende manieren hoe het systeem werkt: door workshops te geven, handleidingen te maken en vragen te beantwoorden. Ook bedachten ze hoe ze Lync in bijvoorbeeld liften of laboratoria konden integreren, omdat daar weer andere eisen voor gelden. Weisfelt: “Medewerkers zaten met uiteenlopende vragen. De mogelijkheid om te schakelen en door te verbinden bleek en blijkt soms nog wat lastig te zijn. Maar al met al zijn wij erg tevreden dat Lync op tijd is uitgerold en dat de gebruikers zich de nieuwe technologie snel eigen hebben gemaakt.”

Volgens de projectmedewerkers hebben medewerkers ‘90% van de oude mogelijkheden, maar krijgen ze er 50% procent aan nieuwe mogelijkheden bij’. Die nieuwe mogelijkheden wil Dienst ICT nog verder onder de aandacht brengen en ook wordt gekeken welke toepassingen van Lync nog meer nuttig zijn. Mennen: “Niet iedereen weet bijvoorbeeld dat je via Lync vrij grote bestanden kunt versturen of dat Lync de mogelijkheid biedt om met alle medewerkers en studenten te chatten of videoconference mee te hebben. En we gaan kijken hoe we Lync nog verder kunnen inzetten. We kijken nu bijvoorbeeld naar de mogelijkheden om videocolleges op te nemen.”