Voor producenten van hightech-apparatuur, zoals ASML, Océ, Vanderlande, IBM en Airbus, wordt het leveren van ondersteunende diensten aan hun afnemers steeds belangrijker. Een aanzienlijk deel van de inkomsten is tegenwoordig afkomstig uit onderhoudscontracten met zogeheten ‘service level agreements’, waarbij de producent verantwoordelijk is voor het onderhoud en functioneren van de apparatuur.

Hoe snel een vastgelopen apparaat weer aan de praat kan worden gekregen, hangt voor een groot deel af van de beschikbaarheid van reserveonderdelen. Voorraadbeheersing van deze onderdelen wordt dan ook steeds belangrijker, en is nu een prominent logistiek vraagstuk waar ook de onderzoekers van Operations, Planning, Accounting, and Control (OPAC) zich over buigen.

Geert-Jan van Houtum is hoofd van deze onderzoekgroep binnen de faculteit IE&IS. Hij en zijn collega’s aan de TU/e stonden aan de wieg van nieuwe planningsmodellen, die rekening houden met zogeheten laterale verzendingen - het versturen van reserveonderdelen tussen verschillende lokale magazijnen.

“Je moet je voorstellen dat een bedrijf als ASML servicemonteurs in dienst heeft voor alle fabrieken waar hun lithografiemachines staan’, legt Van Houtum uit. “Voor reserveonderdelen heeft ASML één centraal magazijn per continent, en een hele serie lokale magazijnen in de buurt van de fabrieken van klanten. Wanneer één van hun machines stilligt vanwege een mankement, dan is vaak een reserveonderdeel nodig. Als dit onderdeel niet in het dichtstbijzijnde magazijn ligt, wordt in de praktijk gekeken of die in een ander magazijn in de regio wel aanwezig is. Dan is het onderdeel er sneller dan wanneer het uit een centraal magazijn moet komen.”

Maar in de voorraadplanning werd geen rekening gehouden met dergelijke laterale verzendingen - tussen lokale magazijnen dus. En dat terwijl je veel kosten kunt besparen door de duurdere onderdelen strategisch over de lokale magazijnen te verdelen. Met minder voorraad (en dus kosten) kun je zo dezelfde service blijven bieden, zo berekenden Van Houtum en zijn collega’s. Of, zoals bedrijven het liever formuleren, met hun geavanceerdere planningsmodellen kun je een betere service bieden tegen dezelfde kosten.

ASML had voor honderden miljoenen aan reserveonderdelen liggen

“Toen wij in 2002 bij ASML aan de slag gingen, hadden die wereldwijd voor enkele honderden miljoenen euro’s aan onderdelen liggen, benadrukt Van Houtum de omvang van het ‘probleem’. “En als een chipmachine stil komt te liggen, dan kan dat wel honderdduizend euro per uur kosten.” Zijn promovendus Bram Kranenburg inventariseerde de situatie bij ASML en maakte een planningsmodel toegespitst op de situatie van ’s werelds grootste chipmachinefabrikant. Tot hun grote tevredenheid, want de effecten waren spectaculair. De kosten voor de reserveonderdelen in de lokale magazijnen konden volgens het model met dertig procent teruggebracht worden. Nadat ASML de nieuwe planning in 2006 in had ingevoerd, bleek ook de daadwerkelijke impact groot te zijn. “De service is enorm verbeterd en de kosten zijn met vele miljoenen gereduceerd”, aldus Van Houtum.

De voorraadbeheersing van reserveonderdelen is een cruciaal onderdeel van de ‘after sales business’ - tegenwoordig bij veel hightech-bedrijven goed voor twintig tot veertig procent van de omzet. Voor de winstgevendheid is de after sales dus zeker zo belangrijk als de R&D-afdeling waar fysici, werktuigbouwers en elektrotechnische ingenieurs met man en macht de volgende technologische doorbraak proberen te forceren. In de hightech-sector gaat de meeste aandacht vanouds naar die technische mensen, weet ook Van Houtum. Het belang van een goedlopende after sales wordt volgens hem nog te vaak onderschat. “In de Formule 1 zijn degenen die de snelste motor ontwikkelen de helden. Maar als de auto een minuut moet wachten bij een pitstop om een kapot onderdeel te vervangen, dan win je ook niet. Zo gaat het in de hightech-sector ook met de after sales.” Die speelt een dienende rol op de achtergrond, maar is daarom niet minder belangrijk, vindt hij. “Het is prima dat de technologische doorbraken meer aandacht krijgen, maar voor het functioneren van de bedrijven is onze tak van sport tegenwoordig ook essentieel.”

Meer vooruitgang

Van Houtum ziet de Eindhovense bijdrage aan de spare parts planning als de vervolgstap op een ontwikkeling die eind jaren zestig is ingezet door Craig Sherbrooke, die als eerste voorstelde om bij voorraadmodellen niet de beschikbaarheid van de individuele onderdelen als kerndoel te formuleren, maar de beschikbaarheid van de machines als geheel. “Die systeemaanpak heeft een grote vooruitgang betekend”, zegt Van Houtum. “Begin jaren negentig is er een boek verschenen van Sherbrooke dat een klassieker is geworden binnen het vakgebied. Uitgeverij Springer heeft Bram en mij benaderd om onze theorie ook in boekvorm uit te werken, met als basis zijn proefschrift, dat in 2007 is verkozen tot het beste in Europa binnen ons vakgebied, de operations research.”

Dat boek, met de titel Spare Parts Inventory Control under System Availability Constraints, wordt op 21 september officieel gepresenteerd op de TU/e-campus. Het is voornamelijk bedoeld voor masterstudenten en promovendi. En voor specialisten uit het bedrijfsleven natuurlijk, die er door aandachtig te lezen zomaar miljoenen mee kunnen verdienen voor hun werkgever…

De boekpresentatie is op maandag 21 september van 16:00 tot 18:00 in het Paviljoen. Belangstellenden kunnen zich aanmelden bij Christel van Berlo (eSCF@tue.nl)