Het heeft twee jaar geduurd, maar de TU/e-vertrouwenspersonen hebben nu een officiële regeling. Voorheen werden vertrouwenspersonen wel genoemd in klachtenregelingen en beschermd door besluiten van het College van Bestuur (CvB), maar dit alles stond niet in één samenhangend document. Daar is nu verandering in gekomen. Dankzij deze regeling is volgens Martijn Klabbers van de Universiteitsraad (UR) veel helderder geworden waar de vertrouwenspersonen voor staan. Het document beschrijft onder andere de rol en werkwijze van de vertrouwenspersonen, maar ook wat hun positie binnen de universiteit is en hoe ze beschermd moeten worden. 

Dat het zo lang duurde om tot een akkoord te komen, had te maken met een verschil van inzicht over enkele punten binnen de regeling, aldus Klabbers. Voor een groot deel hing dat samen met de positie van de vertrouwenspersonen ten opzichte van het CvB. Die was volgens de UR te afhankelijk. In de regeling staan de positionering en onafhankelijkheid van vertrouwenspersonen nu expliciet benoemd. Daarnaast heeft de ombudsfunctionaris een belangrijke rol gekregen als buffer tussen het CvB en de vertrouwenspersonen, bij klachten met betrekking tot decanen, directeuren of CvB-leden, maar ook bij klachten over de vertrouwenspersonen zelf. 

Beter stroomlijnen

Dankzij een “constructieve dialoog” met meerdere betrokken partijen in oktober, wisten de UR en het CvB elkaar toch te vinden en besloot de raad maandag alsnog in te stemmen met de regeling. De intentie van alle betrokken partijen was vanaf het begin af aan goed, benadrukt Klabbers. Hij noemt daarbij ook de rol van ambassadeur Integriteit en Sociale Veiligheid Ingrid Heynderickx: “Ik heb waardering voor de systemische aanpak waarmee ze met haar team alle regelingen rond de Integrity & Social Safety (I&SS) Desk oppakt.” Volgens Klabbers werken de UR en het CvB aan het beter stroomlijnen van het proces in zijn algemeenheid. 

Hoewel de UR nog geen goedkeuring had gegeven, zei het CvB al sinds het opstellen van de conceptregeling voor de I&SS Desk de essentie ervan te willen volgen, vertelt Ingrid Heynderickx. “En in de praktijk gebeurde dat ook.” Ze benadrukt daarbij dat de I&SS Desk niets anders doet dan wat de vertrouwenspersonen altijd al deden. “De vertrouwenspersonen zijn opgeleid en gecertificeerd om naar het verhaal van de melder te luisteren, opties te bespreken en de melder te begeleiden in alle mogelijke vervolgstappen”, aldus Heynderickx. 

Formele meldingen

In het proces dat volgt, is volgens haar nog een verbeterslag te maken, vooral als het gaat om de procedure rond formele meldingen. De organisatie Governance & Integrity International heeft de TU/e geholpen door samen met afgevaardigden uit verschillende geledingen – onder wie juristen, de UR, HR-medewerkers en vertrouwenspersonen – het proces van een formele melding uit te werken. “Met het oog op een faire en gestructureerde behandeling voor de melder en diegene waarover gemeld wordt”, aldus Heynderickx. Deze nieuwe meldprocedure wordt nu uitgewerkt in een officiële regeling, die naar verwachting begin 2026 klaar is. Die regeling gaat ook helderheid scheppen over welke rol de casemanager integriteit heeft bij een officiële melding. Hierover was in het verleden onduidelijkheid. 

Dat de vertrouwenspersonen nu een regeling hebben, zal voor de vakbonden een geruststelling zijn. In augustus uitten ze hun zorgen over het feit dat de I&SS Desk geen regeling had en er daardoor geen garanties zouden zijn met betrekking tot procedure, zorgvuldigheid, onafhankelijkheid en vertrouwelijkheid. Met de vertrouwenspersonenregeling zou de desk nu ook afgedekt moeten zijn; die is namelijk niets meer dan een centraal contactpunt, dat volledig bemand is door vertrouwenspersonen, aldus Heynderickx.

Tien vertrouwenspersonen

Op meerdere fronten zet de universiteit op het gebied van sociale veiligheid nu de zeilen bij. Zo is het team van vertrouwenspersonen afgelopen oktober uitgebreid naar tien, wat een verdubbeling is ten opzichte van een jaar geleden. Twee van hen zijn extern, zoals voorheen ook al zo was, acht zijn intern. Reden voor de uitbreiding is dat de desk zo beter beschikbaar is. Vooral afgelopen zomer kwam het voor dat mensen geen gehoor kregen wanneer ze een melding wilden doen. ‘We hopen de desk nu tijdens werktijden continu te kunnen bemensen’, aldus Heynderickx. 

Door de capaciteit te vergroten, krijgen de vertrouwenspersonen ook meer tijd om de organisatie in te gaan en voorlichting te geven over wat de I&SS Desk is en wat studenten en medewerkers ervan kunnen verwachten, aldus Heynderickx. Naast de regelingen werkt het Core Team Integrity & Social Safety – niet te verwarren met de Desk – ook nog aan een nieuwe gedragscode en is er deze maand een pilot voor een Active Bystander-programma van start gegaan. Binnenkort verwacht de universiteit ook de resultaten van een extern onderzoek, dat helderheid moet scheppen over verschillende rollen op het gebied van sociale veiligheid binnen de universiteit.