- Campus
- 22/05/2026
TU/e opent nieuwe aanbesteding voor receptie en beveiliging
De TU/e heeft deze week een nieuwe aanbesteding uitgeschreven voor receptie- en beveiligingspersoneel. De vorige tender, in 2024, zorgde voor veel ophef toen meerdere langzittende receptionisten abrupt moesten vertrekken. “Dat communicatieproces moest echt anders”, zegt Margot Wolfert-Boesveld van Campus & Facilities.
De TU/e is als publieke instelling verplicht om grote contracten voor diensten periodiek opnieuw aan te besteden. Daarom is deze week een nieuwe tender geopend voor de levering van receptie- en beveiligingspersoneel op de campus.
Twee jaar geleden leidde de vorige tender tot veel onrust op de campus. De toenmalige leverancier voor de receptie, Sparq, verloor de aanbesteding van nieuwkomer Spirit. De 28 receptionisten in dienst van Sparq kregen twee maanden van tevoren te horen dat zij de TU/e moesten verlaten.
“Dat communicatieproces moest echt anders, dus daar hebben we nu veel aandacht aan besteed”, zegt Margot Wolfert-Boesveld. Volgens Wolfert, communicatieadviseur van Campus & Facilities, was die situatie aanleiding om de informatievoorziening en transparantie opnieuw onder de loep te nemen en op verschillende punten aan te passen.“Om betrokkenen ruim op tijd te laten weten wat er speelt en waar ze aan toe zijn.”
Communicatie
“De voorbereiding op deze nieuwe tender loopt inmiddels al bijna een jaar”, zegt Wolfert. In die periode evalueerde de TU/e de huidige situatie en inventariseerde zij wensen binnen de gemeenschap. Zo kwam er meer nadruk te liggen op het veiligheidsaspect. Ook werd een marktonderzoek uitgevoerd naar mogelijke aanbieders.
We willen mensen goed informeren over hoe het proces verloopt
Volgens Wolfert zitten de grootste verschillen met de vorige tender vooral in de planning en communicatie. “Bij de vorige aanbesteding hoorden receptionisten pas twee maanden van tevoren dat zij hun baan zouden verliezen”, zegt ze. “Nu hebben we ervoor gezorgd dat het proces veel meer ruimte krijgt. De tender staat nu, in mei, al open, terwijl het huidige contract met de leverancier nog tot en met december doorloopt.”
Ook is volgens haar meer aandacht besteed aan communicatie met betrokken medewerkers en de rest van de universiteit om hen mee te nemen in het proces. “Niet iedereen weet hoe een marktverkenning verloopt om tot een aanbesteding te komen, dus het is belangrijk om mensen daar goed over te informeren.”
Daarnaast houdt de TU/e de gemeenschap via een speciale intranetpagina op de hoogte van het proces, de redenen achter de tender en de wensen voor een nieuwe aanbieder. “We willen mensen goed informeren over hoe het proces verloopt. Dan begrijpen ze beter waarom bepaalde keuzes worden gemaakt en weten ze ook waar ze terechtkunnen met vragen.”
Receptie én beveiliging
In tegenstelling tot eerdere tenders gaat deze aanbesteding niet alleen over receptiediensten, maar ook over beveiliging. Volgens de TU/e is het organisatorisch praktischer om beide diensten bij één partij onder te brengen.
Daarnaast is er behoefte aan meer overlap tussen beide functies. “De tender is voor drie functies: receptionisten, beveiligers en security hosts”, legt Wolfert-Boesveld uit. “Een security host zit qua werkzaamheden tussen een receptionist en beveiliger in.” Die functie bestaat momenteel nog niet op de TU/e, maar met de toenemende nadruk op veiligheid is hier wel vraag naar.
1 januari
De winnaar van de tender neemt vanaf 1 januari 2027 de levering van ingehuurde receptie- en beveiligingsmedewerkers over. Receptionisten en beveiligers die direct in dienst zijn van de universiteit worden daardoor niet geraakt.
Het is mogelijk dat de huidige aanbieder, Spirit, als ze meedoen, de tender opnieuw wint. Hoewel het bedrijf zelf geen beveiligers levert, kan het voor deze aanbesteding samenwerken met andere aanbieders die dat wel doen.
Discussie