Wennen aan Atlas gaat beginnen

Lees meer

Wennen aan Atlas gaat beginnen

Nog twee weken en dan verlaten alle TU/e’ers in Kennispoort, Traverse, Laplacegebouw, IPO en Paviljoen voor de laatste keer hun werkplek. Na de vakantie zoeken zij, en medewerkers van diensten en eenheden die nu nog in andere gebouwen van de campus werken, een nieuw bureau in Atlas. Sommigen zijn daar nerveus voor (“Zal ik op tijd zijn voor een locker?”), anderen kijken er erg naar uit (“Het wordt een prachtig uitzicht”). Cursor sprak met TU/e’ers die een iets grotere rol hebben in het verhuizingsproces: programmamanager Innovation@Work Ankie van Steen, projectmanager voor de verhuizing van de faculteiten Simone Resing en Atlas-ambassadeurs Krista van den Boogaart en Marijke Wieringa.

Ankie van Steen: “Niets is in beton gegoten”

Ankie van Steen is de programmamanager van Innovation@work. Zij zorgt dat medewerkers goed zijn voorbereid op de nieuwe werkwijze en dat het beoogde werkconcept en Atlas goed op elkaar aansluiten. “De beoogde manier van werken voor vloer 10 en 11 en De Plint bestaat uit drie hoofdpijlers: we delen de ruimte met iedereen, er is meer keuzevrijheid in plaats én tijd, en we gaan digitaler werken.”

In Atlas komen op vloer 10 en 11 en in De Plint (niet te verwarren met de gelijknamige Plint in gebouw Luna, red.) werkgebieden in plaats van kamers. Medewerkers van de diensten en eenheden DH, IMS, DIZ, Innovation Lab, Strategic Areas, Fundraising Development, ESOE, DPO, DAZ, DFEZ en CEC delen de werkplekken en niemand heeft meer een eigen bureau. Vloer 10 heeft ruimte voor meer dynamiek en samenwerking, bij vloer 11 ligt de focus op individueel en geconcentreerd werken.

“Thuiswerken kan ook, maar is absoluut geen doel op zich of een verworven recht. Het is een mogelijkheid en het moet blijven bijdragen aan de kwaliteit van de dienstverlening”, zegt Van Steen, die ook ervaring heeft met het invoeren van nieuw werken bij Woonbedrijf in Eindhoven. In Atlas staan 450 werkstoelen voor 638 medewerkers.

Om het hele proces goed te laten verlopen, is een heel programma ontworpen. Al in september 2017 is er een picknick georganiseerd voor iedere toekomstige bewoner van Atlas om elkaar te leren kennen.

Een kort half jaar later konden medewerkers meelopen in een Experience Tour om een eerste glimp op te vangen van de nieuwe werkomgeving.

En daarna werd het menens; digicoaches werden ingezet om te ondersteunen bij de noodzakelijke digitalisering. In Atlas komen weinig kasten en zal ieder blaadje moeten worden omgedraaid. Het leerevent ‘Digitaal Klaar, Verhuizen Maar’ heeft in mei en juni plaatsgevonden. De laatste actie was Operatie Wervelwind, waar medewerkers op ludieke wijze werden gemaand zoveel mogelijk spullen weg te doen.

Naast deze activiteiten zijn ook alle teams en hun leidinggevenden aan de slag gegaan met het thema plaats- en tijdonafhankelijk werken. Nagenoeg alle leidinggevenden hebben deelgenomen aan de training 'Sturen op afstand'. Ook de 'Toolkit: Let’s Talk about Atlas' is vele malen ingezet.

Pre-Atlasborrel

Deze maandagmiddag is er in de markthal bij MetaForum een pre-Atlasborrel. Die informele bijeenkomst, met wel een officieel praatje van collegelid Jo van Ham, wordt niet in Atlas gehouden om het verhuisteam en de bouwvakkers zo min mogelijk in de weg te zitten.

De inhuizing van vloer 10 en 11 en De Plint staat gepland op maandag 7 januari. “Samen delen is samen leren, maar ook samen starten”, zegt Van Steen.

Ze verzekert dat innovation@work niet direct stopt na januari. “De eerste maanden gaan we heel goed luisteren naar wat goed gaat en wat beter kan. Daarop maken we niet metéén aanpassingen, want we doen niet aan paniekvoetbal. We zullen eerst moeten wennen. En daarom doen we de eerste vier maanden geen aanpassingen aan het werkconcept en de inrichting. Op de vloeren zal er de eerste periode een helpdesk zijn en er lopen actief mensen rond (digicoaches, ambassadeurs, beeldschermconsulenten, collega’s van DIZ, DH en IMS, red.). We zullen elke dag evalueren en reageren waar dat mogelijk is. We willen goed bereikbaar zijn en veel aandacht hebben voor de mensen. Dat is wel geleerd bij de ingebruikname van Flux. En onthoud: niets is in beton gegoten.”


 

Krista van den Boogaart: “We verheugen ons op wat meer reuring”

Krista van den Boogaart, secretaresse bij Dienst Interne Zaken, vond het geen moeilijke klus om ambassadeur te zijn voor de verhuizing naar Atlas. “Ik heb weinig weerstand ervaren en collega’s zijn er relaxed onder. Die denken: 'Waar is die heisa voor nodig? Ik pak mijn laptop op en ga in Atlas verder werken in januari.' Als er al zorgen zijn, dan gaan die over het volgende: wordt het in die kantoortuin geen kippenhok? Is er wel plek voor mij? Zijn er genoeg vergaderruimtes? Vind ik een locker? Ik denk dat mensen maandagochtend wel snel naar binnen vliegen om een locker te bemachtigen, omdat zij bang zijn dat er anders pas een locker voor ze is als die worden bijbesteld.”

Zelf komt Van den Boogaart, met haar eigen ergonomische kniekruk, op een vaste vlek waar drie secretariaten bij elkaar komen. In totaal komen zo’n veertig mensen van DIZ nu of later om haar heen te zitten, of op de wat rustiger vloer 11 of zelfs op 0 of -1.

Waar veel mensen van DIZ volgens Van den Boogaart naar uitzien, is dat er wat meer reuring zal zijn dan in Traverse. Die collega’s zullen dan ook op vloer 10 een plek gaan zoeken. “Hier is het meestal nogal stil, dat wordt daar wel anders.”

De ambassadeur vertelt dat DIZ een van de eerste diensten was die bezig ging met het nieuwe werken. “Wij stelden al snel onze agenda open voor alle TU/e-collega’s. Dat komt ook omdat Martin (Boers, directeur DIZ, red.) en ik daar zelf voorstanders van zijn. Het is echt handig bij het plannen van afspraken.” Toen DIZ eind oktober aan de slag ging met de Toolkit (een spel met vragen, plattegronden en gespreksstof) kwamen toch wat kwesties naar voren.

Overschakelen

Kleine probleempjes die snel verholpen kunnen worden: ‘Wat doe ik als ik gebeld word, hoe schakel ik door naar mijn mobiele telefoon als ik wil weglopen van mijn bureau om het gesprek ergens anders voort te zetten, hoe kan ik mijn scherm makkelijk vergrendelen als ik even wegloop van mijn plek?’ Maar ook wat dieperliggende topics: ‘Het lijkt me moeilijk om iemand aan te spreken op zijn gedrag.’ Dat laatste verbaast Van den Boogaart niet. “Het is een cultuurdingetje. Het is Brabanders niet eigen om rechtstreeks kritiek uit te spreken”, zegt de van oorsprong Vlaardingse. “Een collega die al bekend was met flexplekken bij een vorige werkgever, gaf de tip om iemand een-op-een aan te spreken en niet en plein public."

Slagroomgebak

Een ander cultuurverschil leeft tussen de drie verschillende diensten die dadelijk op één vloer samenwerken. De ambassadeur vraagt zich af: “Wat gaan we doen met vieringen en attenties als we straks met drie diensten door elkaar zitten? Dienst Huisvesting trakteert maandelijks op gebak, ICT Services geeft nieuwe medewerkers een bloemetje op hun eerste werkdag, bij DIZ zijn we gewend om onze collega’s met Pasen in het zonnetje te zetten met wat lekkers. …Om scheve gezichten te voorkomen, hebben we bekeken wat de verschillen zijn tussen onze diensten op dit vlak en proberen die nog voor de verhuizing te minimaliseren.”

Simone Resing: “De faculteiten krijgen flexibele én vaste werkplekken”

Simone Resing, adjunct-directeur bedrijfsvoering bij Industrial Engineering & Innovation Sciences, is verantwoordelijk voor de verhuizing naar Atlas van deze en de andere faculteit die er haar intrek gaat nemen, te weten Industrial Design. Het gaat om ruim 350 werkplekken voor IE&IS en 150 voor ID.

"In tegenstelling tot de bewoners van vloer  10, 11 en De Plint hoeven wij niet te flexwerken. Dit zou niet goed aansluiten bij het wetenschappelijk proces, want wetenschappers hebben op hun werkplek onderzoeksmaterialen nodig, zoals boeken, papier en apparatuur. De faculteiten hebben een combinatie gevonden van vaste en flexibele werkplekken. Binnen elke groep wordt hier op een eigen wijze invulling aan gegeven. We gaan wel terug in vierkante meters, want ook wij voldoen straks aan de normen die de TU/e op dit vlak hanteert. In het Paviljoen en IPO heeft het merendeel van de wetenschappers momenteel zijn eigen kamer, straks gaan we veel meer delen.”

Zit/sta-bureaus

Vier jaar geleden waren er wel wat protesten bij de eerste plannenpresentatie. De Taskforce, waarin iedere capaciteitsgroep vertegenwoordigd wordt door één persoon, heeft enkele daarvan kunnen oplossen. Resing geeft twee voorbeelden. “Er zouden geen kamers komen, maar volledig open ruimtes. Vanwege de hoge mate van concentratiewerkzaamheden in het wetenschappelijk proces kwam er toch een mix van kamers en open werkgebieden, maar de kamers hadden geen sloten op hun deuren, vanwege het delen van de ruimtes. Uiteindelijk zijn sloten toch goedgekeurd en dat is heel fijn. Die zijn tenslotte echt nodig als je bezig bent met nakijken van honderden tentamens en bijvoorbeeld even naar het toilet moet." 

"Het aantal zit/sta-bureaus is ook onderwerp van discussie geweest. Eerst werd vanuit het project een klein percentage voorgesteld, twintig procent. Vanuit de Taskforce hebben we advies gevraagd bij het Studentensportcentrum dat ons liet weten dat zitten het nieuwe roken is. Nadat enkele voorbeeldbureaus hier rouleerden, zijn we uitgekomen op vijftig procent bureaus die tot stahoogte zijn te verstellen.”

Resing is enthousiast geworden van de rondleidingen die zij kreeg, de laatste bij de oplevering van het gebouw. “Het ziet er echt supermooi uit, het gebouw heeft een luxe uitstraling en voelt ondanks de grootte comfortabel aan. De akoestiek is prettig, geluiden worden goed gedempt.”

Terug op het oude nest

Voor Resing is nog een bijzondere bijkomstigheid dat ze, toen ze van 1994 tot 1998 promotieonderzoek deed aan de faculteit W&I, in kamer 9.33 in het Hoofdgebouw werkte. Zij komt dus weer terug op het oude nest. Pas als de diensten zijn ingetrokken, gaan vanaf half januari de faculteiten naar Atlas. “Een van de dingen die daarbij komen kijken, is dat we tijdens de weken van verhuizing op zowel de oude als de nieuwe locatie moeten kunnen printen en koffiedrinken. Een verhuizing van deze omvang doe je niet zo maar even.”

Marijke Wieringa: “De snoeppot van Traverse gaat niet mee naar Atlas”

Bij Dienst Economische en Financiële Zaken zijn ze nog niet zo gewend aan verhuizingen. Sinds juni 1985 zit de dienst in Traverse. Marijke Wieringa werkt er zelf zeven jaar en als ambassadeur voor Atlas weet ze wat het voor de personeelsleden lastig maakt om te verhuizen. “Mensen hebben zich gedurende vele jaren hun kamer eigen gemaakt met persoonlijke spulletjes. Planten, Senseo-apparaten, iemand heeft zelfs een nachtkastje op de kamer staan en het zou me niet verbazen als er fotolijstjes staan.”

Maar dit is niet het grootste struikelblok bij het nieuwe werken op onclaimbare plekken. Bij DFEZ zijn drie subafdelingen en de medewerkers zijn volgens Wieringa onzeker of ze wel bij elkaar kunnen zitten. “Zij moeten intern nauw samenwerken. Wat naast het gebrek aan vaste werkplek vervelend voor ze is, is dat er nog veel papierwerk binnenkomt en de opslagcapaciteit in Atlas beperkt is. Dit vraagt om meer digitalisering."

In Atlas is voor iedere medewerker tachtig centimeter plankruimte, daar mag onderling mee geschoven worden. Waar de kast precies staat, is bij DFEZ eind november duidelijk gemaakt in het ‘kastenplan’. “Daar kwam wel wat commentaar op, medewerkers zijn gewend kasten in de buurt van hun bureau te hebben staan. Maar het is nu in ieder geval tot en met de verhuizing vastgelegd. Dat daarna dingen veranderen, is mogelijk.”

Spontane gesprekken

Die plantjes en fotolijsten gaan niet mee naar Atlas. En Wieringa’s snoeppot ook niet. De pot met zoetigheid staat met reden op haar bureau. “Het is een aanleiding voor medewerkers om even binnen te wippen. En zodra ik ze zie, zie ik vaak hoe hun pet staat. Een spontaan gesprek kan dan op gang komen. In een grote kantoorzaal zie ik dat niet gebeuren.”

Andere nadelen ziet Wieringa in het ontbreken van een eigen kamer voor haar directeur Ruud van de Donk, weinig koffie- en kopieerapparaten (drie op twee vloeren) en de locatie van het secretariaat. “Ik snap wel dat wij schuin tegenover de pantry geplaatst zijn, maar het lijkt me wel onrustig. Een pantry is de hangplek voor werkenden. Ik vrees voor lawaai van mens en apparatuur.”

Toch heeft ze zin in de verhuizing. “Ik kijk er zelf echt naar uit om meer samen te werken met andere secretariaten. En het uitzicht wordt ook fantastisch.”

Enquête over de verhuizing

Voor wie naar Atlas verhuist, heeft de TU/e een vragenlijst opgesteld. Die enquête heeft als doel een beeld te geven van hoe medewerkers hun werkomgeving in hun huidige locatie ervaren. Enige tijd na de verhuizing naar het Atlas-gebouw wil de Human Performance Management-onderzoeksgroep van de faculteit IE&IS de deelnemers opnieuw benaderen om de nieuwe situatie te vergelijken met die van vóór de verhuizing.

Wil je hieraan meewerken en heb je tien minuten tijd? Hier is de link naar de enquete. Voor vragen kun je contact opnemen met Len Wismeyer.

Wil je nog meer weten over Atlas? Bekijk deze FAQ

Deel dit artikel via je socials