- Onderzoek
- 02/10/2025
Research Cockpit: van rompslomp naar efficiënt databeheer
Onderzoekers sneller door verplichte procedures dankzij nieuwe digitale infrastructuur
TU/e-onderzoekers moeten sinds september verplicht gebruikmaken van de Research Cockpit, een platform dat alle stappen van onderzoeksdatabeheer op één centrale plek wil bundelen, van het opstellen van een Data Management Plan tot het aanvragen van ethische goedkeuringen. Het doel? Workflows stroomlijnen, administratie overzichtelijker maken en meer tijd overhouden voor écht onderzoek.
Twee jaar geleden begon Erwin Hoogerwoord als servicemanager bij Library and Information Services (LIS). Al snel ging hij zich verdiepen in onderzoeksdata-infrastructuur – dat draait niet alleen om de IT-systemen zelf, maar ook om de workflows voor het beheren en delen van onderzoeksdata. “De focus ligt op het verbinden van diensten en het faciliteren van samenwerking tussen teams. Ik ben nu productowner van de Research Cockpit, het platform dat dit mogelijk maakt.”
Als onderzoeker met een achtergrond in astrofysica wist Liz Guzman Ramirez zelf hoe belangrijk goed databeheer is. Al snel raakte ze gefascineerd door de vraag hoe deze processen efficiënter kunnen worden ingericht. Tegenwoordig leidt ze het Data Steward-team, dat onderzoekers binnen de faculteiten ondersteunt bij databeheer.
Een centraal platform
“We vragen onderzoekers veel informatie in verschillende losse bubbels”, legt Guzman Ramirez uit. “Data stewards willen weten welk type data je gebruikt, met wie je het deelt en welke opslag of software je gebruikt. Als er persoonsgegevens bij betrokken zijn, stelt het privacyteam dezelfde vragen. En daarna doet het Ethical Review Board (ERB) dat opnieuw. Daarom dachten we: hoe kunnen we al deze processen in één systeem integreren, waarin alles van begin tot eind wordt vastgelegd, gevolgd en gestroomlijnd?”
Dat systeem werd de Research Cockpit: een centraal platform dat TU/e-onderzoekers begeleidt bij Research Data Management (RDM) en hen koppelt aan de juiste systemen en diensten binnen de onderzoeksdata-infrastructuur. Het platform brengt alle belangrijke processen samen, zoals het opstellen van een Data Management Plan (DMP), het aanvragen van ethische goedkeuringen en het regelen van veilige opslag en uitwisseling van onderzoeksdata.
Data Management Plan
“Het Data Management Plan (DMP) is het startpunt in Research Cockpit”, legt Guzman Ramirez uit. “Bij de start van een project vul je de DMP-template in en beschrijf je onder meer het type data dat je gaat gebruiken. Aan de hand daarvan navigeert het systeem je verder door het proces. Werk je met persoonsgegevens, dan word je door de AVG-vereisten geleid. Heb je ethische goedkeuring nodig, dan genereert het systeem automatisch een speciaal vragenformulier. Als dit allemaal niet van toepassing is, loop je er snel doorheen en blijft je plan kort en overzichtelijk.”
Het opstellen van een DMP is voor de meeste onderzoekers niets nieuws. “Als je externe financiering krijgt, dan ben je sowieso verplicht om een DMP te hebben. Dat vraagt niet alleen de universiteit – het is ook een eis van de financier”, legt ze uit. Voorheen legden onderzoekers hun DMP’s vast in Word-documenten, die niet door computers verwerkt kunnen worden. Omdat onderzoekers alles handmatig moesten doen, was het proces omslachtig en was er geen automatische begeleiding. “En wanneer je klaar was met je DMP, moest je nog steeds een aparte ethische aanvraag en een juridische overeenkomst indienen, enzovoort. Elke stap was een apart proces. Nu komt alles samen in de Research Cockpit, wat onderzoekers een duidelijk overzicht biedt en het makkelijker maakt om aan alle vereisten te voldoen.”
Naast de eisen van de financier hanteert de TU/e een eigen beleid voor onderzoeksdatabeheer met aanvullende richtlijnen. “Bijvoorbeeld: als een student de universiteit verlaat, moeten de data beschikbaar blijven zodat de begeleider het werk kan voortzetten”, legt Guzman Ramirez uit. “Het beleid gaat ook over dataveiligheid, het delen van data en andere aspecten. Deze richtlijnen zijn allemaal geïntegreerd in de Research Cockpit.”
Verplicht
“De Research Cockpit had een soft launch een jaar geleden, zodat we de gelegenheid hadden om het systeem te testen, feedback te verzamelen en alle bugs op te lossen”, vertelt Hoogerwoord. Ook konden onderzoekers er alvast aan wennen. Vanaf september 2025 moeten alle onderzoekers de Research Cockpit gebruiken voor het invullen van DMP’s en bijbehorende workflows. “We hanteren een overgangsperiode voor lopende projecten”, voegt hij toe, “maar uiteindelijk verhuist alles geleidelijk naar de Research Cockpit.”
Voordelen
Hoogerwoord en Guzman Ramirez erkennen dat onderzoekers tijd nodig hebben om te wennen, maar tegelijkertijd zijn ze overtuigd van de voordelen. “Afhankelijk van het type project – als je niet met gevoelige data werkt – krijg je binnen een paar minuten automatische goedkeuring voor je DMP, in plaats van het minimum van twee weken dat vroeger gebruikelijk was”, benadrukt Guzman Ramirez.
Ik zie databeheer als een locomotief voor open science
Het platform biedt één centrale toegang tot alle projectinformatie, waardoor workflows gestroomlijnd worden. Deadlines, herinneringen en notificaties helpen onderzoekers de stappen te volgen, en data stewards ontvangen automatisch een melding wanneer zij iets moeten beoordelen. “Die directe communicatie via het systeem en de beschikbare hulp is voor onderzoekers echt waardevol”, zegt Guzman Ramirez. “Daarvoor wisten ze niet eens dat er data stewards waren om hen te helpen, of bij wie ze precies moesten zijn en waar ze diegene konden vinden.”
Open science
Een extra voordeel is dat goed beheerde en gearchiveerde data beter kunnen worden hergebruikt. “Het gaat niet alleen om compliance. Goed databeheer zorgt ervoor dat andere onderzoekers kunnen voortbouwen op jouw data of hun datasets met de jouwe kunnen combineren. Dat sluit volledig aan bij open science, waarbij het delen van data centraal staat. Zo worden data bruikbaar voor anderen, wat de kwaliteit van onderzoeksresultaten verbetert”, zegt Guzman Ramirez.
“Ik zie databeheer als een locomotief voor open science”, vervolgt ze. “Goed beheerde data kunnen impact hebben buiten je eigen werk – binnen je onderzoeksgroep, en uiteindelijk in de samenleving. De Research Cockpit kan dit faciliteren.” Ze benadrukt dat de Research Cockpit meer omvat dan alleen het verplichte papierwerk; het systeem kan uiteindelijk beter onderzoek mogelijk maken. Tegelijkertijd stroomlijnt het administratieve processen, waardoor onderzoekers meer tijd overhouden voor hun kernactiviteiten.
Onderzoekers vroegtijdig begeleiden
Een belangrijk doel van de Research Cockpit is om onderzoekers vanaf het begin van een project te confronteren met cruciale vragen. Bij het invullen van een DMP in het systeem krijgen ze vragen zoals: wat voor type data gebruik je? Wil je de data openbaar publiceren? Welke licenties heb je nodig? “Veel beginnende onderzoekers, zoals promovendi, hebben nog geen idee wat er allemaal komt kijken bij een project met externe financiering”, zegt Guzman Ramirez.
De onderzoeker is de piloot, en het platform fungeert als navigatiesysteem
Het systeem zet hen al vroeg aan het denken, terwijl data stewards ondersteuning bieden via workshops over licenties, intellectueel eigendom en juridische afspraken. Zo voorkomen ze dat onderzoekers pas aan het eind van een project ontdekken dat een tijdschrift hun studie niet wil publiceren omdat de data niet gedeeld kunnen worden – iets wat aan het begin geregeld had moeten zijn.
Belastingaangifte
Onderzoekers die voorheen DMP’s in Word invulden, vinden het proces nu veel eenvoudiger. Zo zijn veel opties, zoals verschillende oplossingen voor dataopslag, al vooraf ingevuld als multiple-choice in de template. “Daarom noemen we het een cockpit”, legt Hoogerwoord uit. “De onderzoeker is de piloot, en het platform fungeert als navigatiesysteem: het wijst je de juiste route, laat je alle stappen en vereisten zien, biedt de nodige tools en begeleidt je veilig naar de bestemming.”
Digitalisering van het databeheer was een logische stap, zeker omdat DMP’s bij externe financiers al verplicht waren. “Dingen veranderen nou eenmaal, en – laten we eerlijk zijn – de manier waarop we vroeger data beheerden was niet ideaal”, zegt Hoogerwoord. Hij ziet het systeem als een nuttig hulpmiddel en niet als een bureaucratisch obstakel. “We vergelijken het weleens met de digitale belastingaangifte. Veel informatie is al vooraf ingevuld, je krijgt alle belangrijke vragen zodat je niets vergeet, en het systeem vraagt op basis van je antwoorden eventueel extra informatie op. Het is veel makkelijker dan alles handmatig moeten invullen en het zorgt voor meer overzicht”, zegt hij.
“Zelfs als het systeem nog niet perfect is – er is nog verdere finetuning nodig en er staan meer functies op de planning – is dit een belangrijke ontwikkeling en een grote stap vooruit”, besluit hij.
Discussie