De TU/e hoopt op 1 oktober een interim-ombudsfunctionaris te hebben aangesteld tot er een nieuwe, vaste ombuds gevonden is, zo liet bestuursvoorzitter Koen Janssen maandag in de universiteitsraadsvergadering weten. De huidige ombudsvrouw, Anna Soedira, legt twee maanden voor afloop van het contract haar functie neer. Dat heeft ze besloten nadat het College van Bestuur (CvB) het vertrouwen in haar had opgezegd. 

Volgens Janssen kunnen medewerkers in de tussentijd terecht bij de Integrity & Social Safety Desk en de vertrouwenspersonen van de universiteit. Maar is dat wel gelijkwaardig? De ombudsfunctionaris is er immers om klachten formeel en onafhankelijk te onderzoeken en advies te geven aan het bestuur. Een vertrouwenspersoon biedt persoonlijke, vertrouwelijke opvang en ondersteuning bij ongewenst gedrag of integriteitskwesties.

Wat veel mensen niet weten, is dat ze met hun klachten rechtstreeks naar de Nationale ombudsman kunnen stappen. De TU/e is namelijk een rijksuniversiteit, en die valt als bestuursorgaan onder de Algemene wet bestuursrecht (Awb). Over de handelingen van zo’n bestuursorgaan mag je volgens de wet een klacht indienen bij de Nationale ombudsman. Maar dit is bij veel mensen niet bekend, vertelt Reinier van Zutphen.

Man en paard

Een procedure bij de Nationale ombudsman is nooit anoniem. Van Zutphen: “Als je bij ons een klacht neerlegt, moet je zeggen wie je bent, waar je over klaagt en wie de beklaagde is of zijn. Nadien volgt altijd een oordeel over de klacht dat met de instelling wordt gedeeld, in sommige gevallen ook met de buitenwereld. Zo’n klacht kan bijvoorbeeld gaan over integriteit, een handelswijze van een leidinggevende, of gedragingen van decanen.” Bij klachtbehandeling door de Nationale ombudsman wordt gekeken naar de procedure, dus hoe je behandeld bent. "We kijken naar het geschil vanuit burgerperspectief."

De Nationale ombudsman ziet een duidelijk verschil tussen de ombudsfunctionaris op de universiteit en zijn functie. “De ombudsfunctionaris op universiteiten is er gekomen op initiatief van vakbonden en is er initieel voor het personeel. Zo’n ombudsfunctionaris behandelt met name personeelskwesties en ongewenste situaties, onderzoekt die en probeert samen tot een oplossing te komen. Ook signaleert de ombudsfunctionaris problemen binnen de organisatie." Over zijn eigen rol zegt hij: "Ik ben er voor iedereen die met een overheidsinstelling te maken heeft en ontevreden is over de behandeling. Dat mandaat is dus een stuk breder.”

Van Zutphen vindt het belangrijk dat bekend wordt dat iedereen die te maken heeft met een rijksuniversiteit en ontevreden is over hoe die behandeld is, terechtkan bij de Nationale ombudsman. “Daar heb ik in het verleden al met werkgeversorganisatie UNL over gesproken, maar die bekendheid kan zeker beter.” Ondanks dat de rollen van de Nationale ombudsman en de ombudsfunctionarissen van de universiteiten verschillen, is er wel onderling contact. “Regelmatig zelfs, ook met hogescholen. We wisselen kennis over klachtbehandeling en ervaring uit en blijven op de hoogte van wat er speelt.” 

Capaciteit

Nederland telt 14 rijksuniversiteiten en alleen al binnen de TU/e ontving de universiteitsombuds voor medewerkers de afgelopen anderhalf jaar 106 meldingen. Als plots van alle universiteiten medewerkers, studenten en andere relaties naar de Nationale ombudsman stappen, kan hij dat dan wel aan?

Van Zutphen is niet bang dat het werk hem dan boven het hoofd groeit. De Nationale ombudsman is een instituut en bestaat uit een benoemde persoon en een team van maar liefst 220 medewerkers, legt hij uit. “Wij hebben afgelopen jaar 65 klachten gekregen over de rijksuniversiteiten, waarvan 5 klachten over de TU/e. Als dat er meer worden, kan ons team dat nog altijd aan. Het is zelfs zo dat niet alleen personeel, maar ook studenten en bijvoorbeeld leveranciers of samenwerkingspartners van de universiteit bij ons kunnen aankloppen.” 

Als je naar de Nationale ombudsman stapt, kijkt hij eerst of hij je binnen de universiteit op weg kan helpen via een klachtenregeling. “Natuurlijk is het altijd beter om een klacht vroegtijdig op te lossen dan er een rapport over te schrijven. Als dat niet lukt, moet er een oordeel komen van het College van Bestuur en dat kun je bij ontevredenheid voorleggen aan de Nationale ombudsman. Overigens merken we dat mensen niet altijd weten hoe of waar ze een klacht moeten indienen bij een universiteit. De klachtenregeling is niet duidelijk of niet goed op orde. Dat moet beter.”

Klachtenregeling

Van Zutphen hamert op het goed inrichten van de klachtenregeling als belangrijk startpunt voor universiteiten. “In de Algemene wet bestuursrecht (Awb) staat dat een bestuursorgaan een klachtenprocedure op orde moet hebben. Je kunt uiteindelijk altijd naar de Nationale ombudsman gaan als je vindt dat je niet juist behandeld bent.”

De wet verplicht niet dat in de officiële klachtenregeling staat dat iemand naar de Nationale ombudsman kan stappen. Maar in de brief die je ontvangt over de afhandeling van je klacht moet wel staan dat je de mogelijkheid hebt om een klacht bij de Nationale ombudsman in te dienen. ”We vinden het wenselijk dat dit ook in een klachtenregeling van de universiteit staat, dan is de kans dat het goed gaat het grootst.” Dat laatste staat op het moment van publicatie niet in de verschillende klachtenregelingen van de TU/e. Wel wordt de Nationale ombudsman in de studiegids voor studenten genoemd als optie om naartoe te gaan.

De Nationale ombudsman is kritisch op hoe de universiteiten gehoor hebben gegeven aan de eisen in de wet. “Met alle respect voor de ombudsfunctionarissen in dienst, maar het valt mij tegen dat de universiteiten in Nederland hun klachtrecht niet op orde hebben. Alles best met socialsafetydesks, maar een klachtenregeling moet duidelijk en simpel toegankelijk zijn." De ombudsman roept universiteiten op om de huidige klachtenregeling(en) nog eens goed tegen het licht te houden: "Houd je aan de wet", is zijn boodschap. 

Volgens een woordvoerder van de TU/e voldoet de universiteit met haar eigen klachtenregelingen aan de wet. “We ontsluiten alle informatie hierover op één plek op onze website, die is voor iedereen toegankelijk, zodat deze zo makkelijk mogelijk te vinden is.” De Nationale ombudsman doet geen uitspraak over de klachtenregelingen van een specifieke universiteit. 

Niet-bindend oordeel

De ombudsfunctionaris van een universiteit geeft een advies naar aanleiding van zijn bevindingen, of kan er voor kiezen om een oordeel te geven, zo valt te lezen in het ombudsreglement (zie onder andere art. 3.3 en 11.4). Het bestuur van de universiteit kan ervoor kiezen dat niet op te volgen, maar het College van Bestuur moet wel aan de ombudsfunctionaris communiceren of en hoe het advies opgevolgd wordt en zo niet, waarom.

De Nationale ombudsman geeft geen advies, maar altijd een oordeel. Ook dat oordeel over het handelen van een universiteit is niet bindend: een instelling kan het naast zich neerleggen. Met zijn oordeel hoopt de ombudsman vooral dat de organisatie anders gaat kijken naar het eigen handelen, en ervan leert voor de toekomst. 

“We merken dat het voor veel mensen belangrijk is om een echt oordeel te krijgen over hoe de universiteit iemand behandeld heeft”, zegt Van Zutphen. “Ze willen weten of er sprake is van onbehoorlijk handelen. Dat kan de Nationale ombudsman beoordelen.” 

Dus, heeft klagen bij de ombuds van de universiteit, of zelfs bij de Nationale ombuds, wel zin? Dat hangt vooral af van je eigen verwachtingen. Het is zeker nuttig als je een onafhankelijk advies of oordeel wilt. Voor daadwerkelijke verandering biedt de procedure echter geen garantie.