Met de aanstelling van Job van Luyken heeft de TU/e weer een ombudsman (intranet). De universiteit moest het tijdelijk zonder ombudsfunctionaris stellen, nadat Anna Soedira in oktober haar functie voortijdig neerlegde. Dat deed ze naar eigen zeggen omdat de universiteit het vertrouwen in haar had opgezegd. Het bestuur zag dat anders en sprak van een gebrek aan wederzijds vertrouwen (intranet). 

Volgens Van Luyken staat of valt de rol van ombudsman met vertrouwen. Hij kan het weten, want hij was de eerste ombudsman van de TU Delft en vervulde de functie ook op de Hogeschool Utrecht. Sinds enige tijd is hij interim-ombuds aan de Radboud Universiteit, waar zijn voorganger eveneens voortijdig de functie neerlegde. Volgens hem is het vertrouwen in Nijmegen inmiddels hersteld. 

Al op 17 oktober startte Van Luyken met zijn nieuwe functie binnen de TU/e. De vertrouwenscommissie van de Universiteitsraad was betrokken bij de aanstelling. 

Hoe zie je jouw rol als ombudsman binnen de universiteit?

“Ik zit hier om problemen die medewerkers ervaren vanuit een onafhankelijke, onpartijdige en vertrouwelijke positie te helpen oplossen. Daarbij wil ik in eerste instantie graag dat de organisatie zelf het probleem oplost. Lukt dat niet, dan kijk ik hoe dat komt. Als ik vaak dezelfde problemen terug zie komen, dan kan ik adviseren om bijvoorbeeld een procedure aan te passen. Dat neem ik dan ook op in het jaarverslag. Mijn adviezen zijn niet bindend, ook niet in individuele zaken. En ik ben geen belangenbehartiger.”

Er loopt momenteel een extern onderzoek naar de rollen binnen de universiteit op het gebied van sociale veiligheid, met name die van de ombudsman. Hoe kijk je daar tegenaan?

“De ombudsregeling is volgens mij hartstikke duidelijk. Het is wel zo dat die regeling overal net een beetje anders is. Een jaar of vier geleden is in de cao vastgelegd dat op alle universiteiten een ombudsfunctionaris moest komen, maar zij mochten daar wel zelf invulling aan geven. Die invulling is van begin af aan, denk ik, binnen enkele universiteiten niet goed afgestemd. Daarom zie je verschillen in taakopvatting en uitvoering van de ombudsrol.”

Ben jij betrokken bij het onderzoek naar de invulling van de rollen?

“Nu nog niet actief, maar ik ben ook pas net begonnen. Ik wil in het onderzoek best mijn ervaringen delen, maar ik wil er niet actief aan meewerken, hooguit in de beoordeling van de resultaten. Anders moet ik straks mijn eigen vlees gaan keuren.”

Waarom is er discussie over, denk je?

“Ik denk dat iedereen nog steeds moet wennen aan de rol van ombudsman. Je moet elkaar daar een beetje in weten te vinden. Je hebt ook te maken met verwachtingen. Een ombudsfunctionaris is geen persoonlijke belangenbehartiger. Als iemand het idee heeft dat ik dat wel ben, kan dat verwarring opleveren.”

“De functie staat of valt met hoeveel vertrouwen je over en weer hebt binnen de organisatie. Dat geldt op alle niveaus: medewerkers, leidinggevenden, het College van Bestuur en de Raad van Toezicht. Als ergens dat vertrouwen niet goed zit, wordt het heel lastig om je functie uit te voeren.”

Hoe zorg je ervoor dat dat vertrouwen er is?

“Dat doe je door te geven en te krijgen. Ik ben misschien een beetje een simpele gast, maar ik ben gewoon makkelijk in het geven van vertrouwen. Ik ga ervan uit dat als ik iets in vertrouwen vertel, daar goed mee om wordt gegaan. Ik zit hier om een probleem op te lossen en doe alles wat daarvoor nodig is. Daarvoor moet je ook soms iets in vertrouwen tegen mensen kunnen zeggen zonder iets prijs te geven over de inhoudelijkheid van de gesprekken.”

Er is in het verleden onenigheid geweest tussen de ombudsfunctionaris en het CvB over welke ombudscommunicatie extern gedeeld mag worden. Hoe sta jij in het algemeen tegenover het delen van ombudscommunicatie?

“Zoals ik al zei, staat of valt mijn rol als ombudsman met vertrouwen. Als iemand die vertrouwelijkheid wil doorbreken, hoop ik dat diegene dat eerst met mij bespreekt. Vertrouwelijkheid is het allerbelangrijkste in deze rol; dat mensen weten dat met wat ze mij vertellen, niets wordt gedaan zonder hun medeweten. Dat beschouw ik als heilig. Dus als iemand iets van die communicatie in zou willen brengen, dan wil ik dat weten. Dan kan ik aangeven wat wel en niet gedeeld mag worden.”

Het vertrouwen van de universitaire gemeenschap heeft mogelijk ook een knauw gekregen door de situatie rond de vorige ombudsfunctionaris. Hoe is dat volgens jou te herstellen?

“Ik heb geen beeld bij hoe groot die knauw is en wat mijn rol zou kunnen of moeten zijn om dat hersteld te krijgen. Vertrouwen kun je niet afdwingen. Ik heb ook liever dat het College van Bestuur niet zegt dat het vertrouwen in me heeft, want dan kunnen andere mensen weer denken: laat maar zitten, wie betaalt, bepaalt. Maar dat is niet zo. Ik ben echt onafhankelijk. Geef me de ruimte en kans om te laten zien dat het wél kan werken.”

Je bent ook interim-ombudsman bij de Radboud Universiteit. Daar is – net als in Eindhoven – de vorige ombudsfunctionaris voortijdig vertrokken. Heeft die situatie invloed gehad op jouw start in Nijmegen?

“Niet echt. Ik merkte wel dat er veel achterdocht was. Ze waarschuwden me wanneer ik met bepaalde partijen wilde gaan praten. De meeste zorgen die er zijn, hebben te maken met het gevoel de controle te verliezen, omdat ineens een onafhankelijke derde zich met de zaak gaat “bemoeien”.”

Hoe heb je die achterdocht weg kunnen nemen?

“Ze hadden heel snel in de gaten hoe ik in elkaar steek. Ik wind er ook geen doekjes om. Er heeft daar veel gespeeld, ook rond demonstraties, dus er zijn veel gesprekken geweest. En ze hebben gezien dat ik een betrouwbare en open persoon ben. Ik ben duidelijk in wat ik wel en niet doe en heb een grote onafhankelijke rol, die ik gebruik om mensen te helpen en zaken aan de orde te stellen.”

Is er daar nu geen sprake meer van wantrouwen?

“Nee. Ik voel dat in ieder geval helemaal niet. De oorspronkelijke achterdocht richtte zich ook niet op mij als persoon, maar op de rol zelf.”

Nu ben je hier aan de TU/e begonnen. Hoe is de overdracht gegaan?

“Er zijn zes lopende zaken, maar die heb ik niet direct overgedragen gekregen. Dat heeft deels te maken met privacy, je kunt niet zomaar alle informatie overdragen aan een nieuwe ombudsman. Daarvoor is toestemming van de betrokkenen nodig. De vorige ombudsfunctionaris heeft gezegd dat zij, zodra de betrokkenen zich bij mij melden, de achtergrondinformatie met hun toestemming zal overdragen. Ik ga ze niet zelf benaderen.”

“Ik heb al wel drie andere zaken lopen, die mensen hebben mij zelf benaderd. Wie me nodig heeft, mag me altijd bellen. Ik ben over het algemeen heel goed bereikbaar.”

Je hebt hier nu een aanstelling gekregen voor zes maanden. Wat hoop je na die periode te hebben bereikt?

“Ik hoop dan een ander beeld van de ombudsman neer te hebben gezet: hoe die volgens mij binnen de universiteit zou moeten werken. Al denk ik dat we er over een halfjaar nog niet zijn. In die tijd heb je nog geen nieuwe ombuds gevonden. Het meldpunt moet nog verder worden ontwikkeld. Je moet kijken hoe alle betrokkenen met elkaar gaan samenwerken. En dan moet de universiteit de ombudspositie nog evalueren. Daar heb je wel wat langer voor nodig. Het zou me verrassen als ik hier volgend jaar rond deze tijd niet nog zou zitten.”

Zou je ervoor openstaan om daarna te blijven?

“Waarom niet? Maar het moet wel klikken. Je moet een beetje vertrouwen in elkaar hebben, anders dan kun je gewoon niet werken.”