Met het nieuwe plan introduceert de TU/e een vaste methode om alle academische samenwerkingen te toetsen. Daarbij gaat het niet alleen om morele afwegingen, maar ook om andere risico’s, zoals kennisveiligheid en cybersecurity. Aanleiding voor de nieuwe werkwijze zijn de aanhoudende discussies over gevoelige samenwerkingen, zowel binnen de universiteit als daarbuiten, en de behoefte aan duidelijke ethische richtlijnen vanuit de gemeenschap. 

De universiteit kiest nadrukkelijk niet voor een vaste ethische meetlat waarmee alle gevoelige samenwerkingen kunnen worden beoordeeld. In plaats daarvan wordt iedere gevoelige casus afzonderlijk behandeld. Door alle besluiten systematisch vast te leggen, moeten de ethische kaders gaandeweg ontstaan als optelsom van eerdere afwegingen. Het idee daarachter is dat die kaders kunnen meebewegen met de tijdsgeest. 

De onderzoeker 

Alle academische samenwerkingen doorlopen straks hetzelfde basisproces. Om aanvragen te stroomlijnen, maakt de universiteit in het nieuwe proces onderscheid tussen drie risiconiveaus: laag, middel en hoog. De exacte criteria moeten nog worden uitgewerkt, maar het gaat onder meer om eerder vastgelegde morele kwesties, kennisveiligheid, juridische restricties, en om nationale of internationale beperkingen en sancties.

Daarnaast maakt de TU/e onderscheid tussen twee typen samenwerkingen: individuele samenwerkingen en agreement-based collaborations (ABC’s), waarvoor een handtekening van het faculteitsbestuur of het College van Bestuur nodig is. De aanvrager bepaalt aan de hand van een verplichte online tool zelf in welke categorie een samenwerking valt.

Onder individuele samenwerkingen verstaat de TU/e zowel individuele onderzoekers die samen een wetenschappelijk artikel schrijven als samenwerkingen tussen onderzoeksgroepen of hoofdonderzoekers, vaak inclusief de uitwisseling van promovendi. 

Krijgt een samenwerking een laag risicoprofiel, dan volgt direct groen licht. De onderzoeker stelt dan op basis van de tool vast dat het om een individuele samenwerking gaat en dat er geen relevante risicofactoren zijn, waarna hij of zij het project als verantwoordelijke ondertekent. 

Het faculteitsbestuur 

Individuele samenwerkingen met een verhoogd risico en alle ABC’s komen terecht bij het faculteitsbestuur. Bij individuele samenwerkingen beslist het bestuur samen met de aanvrager(s) of de samenwerking door kan gaan. Bij ABC’s met een laag of middelhoog risico neemt het faculteitsbestuur die beslissing zonder betrokkenheid van de aanvrager(s). 

Daarbij kan het bestuur een expertteam inschakelen voor een risicoanalyse. Dit team wordt ondergebracht bij het bestaande Knowledge Security Team en bouwt een dossier op om toekomstige aanvragen efficiënter te kunnen beoordelen.

De commissie

Alleen de meest risicovolle ABC’s gaan door naar de Commissie voor Verantwoorde Samenwerkingen. Het kan daarbij gaan om samenwerkingen met andere universiteiten, instituten, landen, regio’s en industrieën. De commissie bestaat uit vertegenwoordigers van de TU/e-gemeenschap. Daarnaast komen er subcommissies met experts uit specifieke vakgebieden, bijvoorbeeld defensie. Hoe groot de commissie precies wordt, is nog niet bekend.

De commissie maakt een uitgebreide analyse van risico’s, morele dilemma’s en de belangen van de universiteit. Zij velt zelf geen definitief oordeel over een samenwerking, maar kan gevraagd en ongevraagd advies uitbrengen aan het CvB over samenwerkingen en de positie van de universiteit ten opzichte van maatschappelijke kwesties. Ook kan zij externe deskundigen raadplegen, dialoogsessies organiseren en dossiers voorleggen aan het Moreel Beraad.

Moreel Beraad

Op basis van alle beschikbare informatie bespreekt het Moreel Beraad een dossier volgens een vast stappenplan. Het doel is niet om direct een oordeel te vormen, maar om verschillende perspectieven te verkennen, waarden inzichtelijk te maken en tot een weloverwogen handelingsoptie te komen. Het beraad levert dus geen simpel ja of nee op, maar formuleert randvoorwaarden voor het al dan niet aangaan van een samenwerking.

Voor dit gremium wordt een pool van ongeveer honderd TU/e-studenten en -medewerkers samengesteld. Per dossier wordt daaruit een groep van tien tot vijftien deelnemers geselecteerd.

De uitkomst van het Moreel Beraad wordt toegevoegd aan de analyse van de commissie en belandt vervolgens op het bureau van het College van Bestuur, dat de uiteindelijke beslissing neemt.