De pijn- en pluspunten van prijswinnend Atlas

Lees meer

De pijn- en pluspunten van prijswinnend Atlas

De TU/e sleept de ene na de andere prijs binnen met Atlas; vooral op duurzaamheid scoort het campusgebouw razendhoog. Dat is natuurlijk hartstikke mooi, het zegt alleen weinig over de beleving van de gebruikers. De meeste Atlasbewoners blijken positief over de ‘nieuwe jas’, maar die moet nog wel her en der passend worden gemaakt. Privacygebrek bij het bellen, een tekort aan informele overlegplekken en minder opslagruimte zijn de grootste pijnpunten - zo blijkt zowel uit onze rondgang als uit een uitgebreide enquête.

Vijf derdejaars studenten Technische Bedrijfskunde zitten in het middendeel van vloer 2 en komen even bij van het tentamen dat ze zojuist maakten. Ze maken in deze periode lange dagen en zijn blij dat ze in Atlas een Quooker, magnetron en koelkast kunnen gebruiken. De eerste helft van hun studie zaten ze in het Paviljoen.

“Qua faciliteiten is Atlas een miljoen keer beter”, vindt Geert Driessen. “En de koffiehoek is veel groter en toegankelijker. Ik voel me hier meer thuis.” Maar studiegenoot Mayke Boogert mist het Paviljoen. “Daar zaten we allemaal in de U-gang en konden we elkaar beter vinden. Ik kon de ouderejaars gemakkelijker om hulp vragen - op deze vloer ken ik de helft van de mensen niet.”

Anne Bannink komt hier net als Driessen elke dag. “In de stilteruimte zijn fijne werkplekken waar ik geconcentreerd kan studeren. Er hangt een bepaalde rust, een relaxte sfeer. Heel anders dan in MetaForum, daar zit je zo dicht op elkaar.” Eigenlijk weten de vijf geen grote minpunten van het gebouw te noemen. Dat de printer wel eens geluid maakt of dat ze de medewerkers van vloer 3 soms horen praten, mag geen naam hebben. Er is één ding dat hen, na lang denken, dwarszit: de fietsenstalling. “Het fietsenrek buiten is veel te klein en de kelder is een doolhof met irritante deuren.” En: “Oh ja, er zijn veel te weinig kluisjes.”

Aan de zuidkant van vloer 2 werken pre-masterstudenten Rooske van Loon en Marlou Monincx aan een project voor hun studie Industrial Design. Ze kwamen voor het eerst in het gerenoveerde gebouw tijdens een open dag. Van Loon: “Voor zo’n grote ruimte met veel mensen is de akoestiek goed.” Monincx is wat verbaasd over dit statement. “Nu is het rustig, maar als het vol is, hoor ik echt veel mensen praten. Ik zou hier niet kunnen studeren, dat doe ik thuis.”

Jos Hermus, directeur bedrijfsvoering van Industrial Design, constateert dat ‘zijn’ studenten zeer tevreden zijn over het gelauwerde gebouw. “We merken dat ze hun toevlucht nemen tot de studieplekken bij IE&IS als het op onze etages te onrustig is om te studeren. Daar is het vaak rustiger. En wat ze in het Laplacegebouw al niet deden, het opruimen van hun werkplekken, doen ze hier ook niet”, zegt Hermus lachend.

Hermus en ook Simone Resing, adjunct-directeur bedrijfsvoering bij IE&IS, zien dat bij hun faculteiten het gebrek aan overlegruimtes en opslagruimte nog het grootste euvel is. Resing had de volledige regie over de verhuizing van haar faculteit en Industrial Design vanuit het Paviljoen, Connector en het IPO- en het Laplacegebouw naar Atlas.

Volgens haar is het sowieso al een enorm voordeel dat alle groepen van IE&IS nu onder één dak zitten. “We zijn erin geslaagd om alle acht groepen hun eigen etage te geven, waardoor er goed onderling contact mogelijk is”, zegt Resing. “Er is echter één groep die de afgelopen tijd sterk is gegroeid, Information Systems, en daar dreigden de stafleden krap te komen zitten. Die hebben we deels op een andere etage ondergebracht.”

IE&IS heeft ervoor gekozen veel werkkamers te creëren voor de stafleden. Resing: “Daardoor is het vinden van een geschikte ruimte om geconcentreerd te kunnen werken of voor een overleg bij ons veel minder een probleem dan bij ID. Bijna al onze hoogleraren hebben hier een eigen kamer. De overige stafleden zitten wel met collega’s op één kamer. Soms met z’n tweeën, soms met zijn drieën of zelfs vieren. Niet ideaal, maar vanwege de beperkte ruimte kan het niet anders.”

Lockers

Op de etages van IE&IS zijn twee opslagmogelijkheden voor papieren en persoonlijke eigendommen: grote afsluitbare witte kasten, die door drie medewerkers worden gedeeld, en lockers. Volgens Resing bieden de kasten voldoende ruimte, maar is het toch raadzaam om persoonlijke bezittingen in een locker te leggen. “Dat wil nog weleens een probleem opleveren bij gebrek aan lockers, daarom gaan we eens per semester alle lockers leegmaken, zodat er weer ruimte komt voor nieuwe gebruikers.”

Dat de meeste medewerkers en studenten van IE&IS tevreden zijn over het binnenklimaat van Atlas (zie het gedeelte verderop in deze tekst over een onderzoek), verbaast Resing niet. “We komen tenslotte uit het Paviljoen”, zegt ze met een betekenisvolle glimlach. “ Al genoten we op die locatie wel van de nabijheid van de natuur en de konijnen die voor ons raam over het gras huppelden.”

De controle die het gebouw regelmatig van de gebruikers overneemt als het gaat om de zonneschermen, de ramen en het licht, was voor veel medewerkers wennen, zegt ze. “Maar dat hoort bij verandering en nog niet alles werkt zoals het zou moeten. Zo is de lichtsterkte niet overal op orde en doet de app voor het regelen van het licht het nog niet optimaal op ieders telefoon. Als dat in orde is, zal dat veel beter gaan.”

Geluidsoverlast

Daarnaast concludeerde ze naar aanleiding van een eigen mondelinge rondvraag dat de kleine zitjes voor één-op-één overleg niet werken. “Die geven teveel geluidsoverlast richting open werkplekken die in de buurt liggen en richting de open verdieping erboven of eronder.” Ze meldt dat binnenkort een pilot start waarbij twee overlegkamers aan de noordkant van het gebouw gedurende drie maanden niet kunnen worden vastgelegd door studenten. “Zo willen we testen of we daarmee tegemoetkomen aan de problemen die medewerkers soms hebben bij het reserveren van dat soort ruimtes.”

“Wat wel goed werkt, zijn de stilteplekken waaraan studenten aan bureaueilanden met tussenschotten geconcentreerd kunnen werken. Tijdens tentamenperiodes hangen er banners die dat duidelijk maken, en er lopen studentsurveillanten rond die studenten erop wijzen dat ze hier stil moeten zijn.”

Jos Hermus ziet dat ook de ID-medewerkers worstelen met het tekort aan overlegruimtes. “We hebben er destijds voor gekozen onze werkvloeren niet vol te plannen met kamertjes, waardoor we nu merken dat we daar wél een tekort aan hebben. Dat heeft vooral gevolgen voor de staf; bij onze studenten speelt dat minder. Ik heb binnen de hele faculteit één bureaustoel die ik de mijne mag noemen, voor de rest moet ik elke dag weer kijken waar een plekje vrij is. Bij moeilijke gesprekken waar soms ook een traantje vloeit, kan het zijn dat ik een van onze spaarzame overlegruimtes uit moet omdat er studenten of andere stafleden voor de deur staan.”

Fysieke scheiding

Wat volgens Hermus ook ongunstig heeft uitgepakt, is de opdeling van de twee onderzoeksgroepen van ID over vier verschillende verdiepingen. “Die fysieke scheiding heeft een nadelig effect op het onderlinge contact en de samenwerking. In het Laplacegebouw zat iedereen bij elkaar op dezelfde vloer en was dat contact eigenlijk vanzelfsprekend. Daarnaast hadden we daar een eigen kantine in het hart van het gebouw, waar mensen elkaar tijdens de lunch spraken.”

Bij moeilijke gesprekken waar soms ook een traantje vloeit, kan het zijn dat ik een van onze spaarzame overlegruimtes uit moet omdat er studenten of andere stafleden voor de deur staan

Jos Hermus
Directeur bedrijfsvoering Industrial Design

Volgens Hermus probeert het bestuur door het organiseren van meetings die broodnodige contacten tussen onderzoekers weer op de rails te krijgen, maar hij merkt ook dat sinds de verhuizing naar Atlas meer medewerkers een dag zijn gaan thuiswerken. 

Die trend zie je minder terug bij de andere bewoners, afgaand op de onderzoeksresultaten van hoogleraar Eva Demerouti. Hieruit blijkt dat thuiswerken voor alle medewerkers niet of nauwelijks is toegenomen. Het gebrek aan privacy bij het uitvoeren van werkgerelateerde taken blijkt een groot probleem voor veel medewerkers: maar liefst tachtig procent heeft daar moeite mee bij het voeren van telefoongesprekken, zo blijkt uit diezelfde onderzoeksresultaten. Demerouti stuurde zowel voor als na de verhuizing op verzoek van het College van Bestuur een vragenlijst rond onder de Atlasmedewerkers. Hoe waarderen zij hun nieuwe werkomgeving, onder meer afgezet tegen hun oude werkplek, en waar zijn ze in die eerste acht maanden tegenaan gelopen? Zo’n zeshonderd personen vulden de tweede vragenlijst in.

Meer dan zestig procent zegt dat het op de werkplek niet is uit te sluiten dat iemand meekijkt over de schouder. Daar staat tegenover dat bijna zeventig procent (67,6%) zijn of haar nieuwe werkplek in algemene zin als aantrekkelijk bestempelt. De vroegere werkplek werd wel nog beter gewaardeerd.

Jos Coenen, medewerker Information Management & Services (IMS), had en heeft veel last van het geluid. “Ik kan niet werken in herrie en op vloer 11 hoor je continu geluid. Dat komt vanaf vloer 10, van de wachtenden bij de lift, de mensen die de dichtstbijzijnde vergaderruimte verlaten en van de collega’s die voorbijlopen.” Coenen zette een koptelefoon op zijn hoofd met het geluid van een kabbelend beekje. Het hielp hem niet, maar zijn blaas maakte overuren en hij zag zijn productiviteit dalen.

In het voorjaar werd Coenen ziek. Een longontsteking maakte dat hij een tijdje niet naar Atlas ‘hoefde’. “Ik kan het niet bewijzen, maar ik denk dat Atlas de oorzaak was. Niet door de lucht, maar vanwege verminderde weerstand door de stress.” Sinds zijn terugkeer probeert hij de werksituatie te accepteren. “Ik maak me er minder druk om, want ik zie dat ik onmachtig ben om iets te veranderen. Dat is wel tegen mijn karakter in, trouwens.”

Bij de koffieautomaat treft Coenen zijn collega Marnix Claringbould (24). Die heeft een andere kijk op werken in Atlas. “Ik vind het leuk om meer contact met andere diensten te kunnen hebben. Ik heb laatst enkele aanbestedingsprojecten gedaan en ik hoef hier maar de trap af om bij te praten met de inkoopafdeling van Dienst Interne Zaken. En tijdens informele gesprekjes bij de lunches hoor ik nieuwe dingen.”

Heel tevreden is Massimo Dolce, medewerker bij gegevensbeheer van Dienst Huisvesting. Hij staat aan een bureau en heeft een fantastisch uitzicht. “De faciliteiten zijn, met uitzondering van het licht, heel goed. Ik heb een plotter, een snijtafel en vouwmachine in de buurt. Deze plek is trouwens semi-flexibel, want de extra grote schermen zijn er speciaal voor ons. Daar kunnen wij AutoCAD op gebruiken. We mogen anderen wegsturen indien nodig.”

Dat de temperatuur en luchtkwaliteit bij dit compleet gerenoveerde gebouw al vanaf dag één optimaal zou zijn, zal niemand gedacht hebben. Op de vraag of de temperatuur prettig is, antwoordde in mei ruim de helft van de respondenten dat dit niet zo was. Over de luchtkwaliteit klaagde één op de drie respondenten.

Het afgeleid zijn door achtergrondgeluiden, iets waar bij kantoortuinen vaak voor wordt gewaarschuwd, blijkt in Atlas nagenoeg niet aan de orde. Nog geen twintig procent van de ondervraagden zegt daar last van te hebben. Hoe is het dan met het vinden van een werkplek? Daar heeft nog geen veertien procent problemen mee. Maar het regelmatig switchen van werkplek doet maar één op de drie ondervraagden.

Is er nu ook meer contact met collega’s? Dat is er, zegt 72,2 procent. Een nog hoger percentage, 95,3 procent, zegt hulp te ontvangen van andere medewerkers bij zijn of haar werk. De digitale toegankelijkheid tot documenten op alle werkplekken wordt ook hoog gewaardeerd: ruim negentig procent zegt dat dat gemakkelijk gaat. Demerouti meldt in haar samenvatting echter ook dat een meerderheid aangeeft minder de mogelijkheid te hebben taken af te ronden dan voorheen het geval was.

Langzame liften

Medewerkers droegen ook een aantal losse punten aan in de vragenlijsten - zoals ergernis over de langzame liften, de wat donkere trappenhuizen, het niet altijd schoon zijn van het gebouw, het gebrek aan controle over het open of dicht doen van de ramen, over het licht, de temperatuur en de zonneschermen. Zelf zegt de onderzoekster het vooral moeilijk te vinden dat ze als hoogleraar nu een kamer moet delen met iemand. “Gezien mijn positie vind ik dat ik een kamer voor mezelf zou moeten hebben.” Daar staat tegenover dat ze nu niet meer naar huis gaat met rode ogen. “Daarvan had ik in het Paviljoen geregeld last.”

In dit spreadsheet vind je een overzicht van de pijn- en pluspunten die uit het onderzoek naar voren komen. In december wordt opnieuw een onderzoek uitgevoerd en in de tussentijd zijn en worden verbeteringen doorgevoerd.

Privacy en panini's

Huisvestingsadviseur Hein Leuverink van bureau Stevens Van Dijck, nauw betrokken bij de inrichting van Atlas, zegt dat je bij zo’n groot project nooit mag verwachten dat direct álles goed gaat. “Pas als een gebouw in gebruik is, zie je wat nog beter kan, maar daarbij ben je wel gebonden aan het beschikbare budget. We gaan de komende tijd bekijken en uittesten hoe we tegemoet kunnen komen aan de wensen en klachten van bewoners. Begin 2020 moet duidelijk zijn voor welke oplossingen we kiezen."

Deels zijn die oplossingen al in gang gezet. Een overzicht:

Afgesloten ‘telefooncellen’ (zie afbeelding). Daarvan worden er op dit moment twee getest op vloer 6. Volgens Leuverink kost zo’n telefooncel, afhankelijk van de uitvoering, tussen de vijf- à negenduizend euro. Ook wordt bekeken of de bestaande plekken om te telefoneren met klapdeurtjes beter kunnen worden afgesloten van de directe omgeving. Als de test goed uitpakt, komen er straks op de even etages van dit soort cellen.

Overlegzitjes. Van de kleine zitjes die bedoeld zijn voor een informeel overleg, blijkt vooral de ronde variant goed te werken. De vierkante zitjes zijn volgens Leuverink al minder geliefd, en de ‘treincoupés’, bedoeld voor een één-op-één gesprek, zijn nog minder in trek. “Bij die laatste variant gaan we de rugleuningen ophogen om zo meer privacy te creëren.”

Liften. Volgens Leuverink is het onvermijdelijk dat op piektijden, zoals na het aflopen van colleges en rond de lunchtijd, de wachttijd oploopt. Volgens hem is er al het een en ander verbeterd. “Zo moet er nu altijd een lift beneden staan en een boven en eentje in het midden.”

Licht. “Bij de inrichting is er op basis van regelgeving rekening mee gehouden dat op elk werkblad minimaal 500 lux moet vallen”, aldus Leuverink. “Sommige ruimtes zijn echter dusdanig ingericht dat dit niet het geval is. Daar gaan we samen met lichtbedrijf Signify naar kijken.”

Lockers. Volgens Twan Aarts, Arbo- en Milieucoördinator bij IE&IS, bevat Atlas tussen de 2.500 tot 3.000 lockers. Klachten over het tekort eraan, zegt hij te begrijpen. "Als alleen Atlasbewoners ze zouden gebruiken en mensen ze ook leegmaken aan het eind van de dag, zou er alleen op piekdagen aan het begin van de week mogelijk wat krapte kunnen zijn. Maar ook mensen van buiten Atlas gebruiken de lockers en ze worden vaak langduriger geclaimd." De oplossing wordt nu gezocht in het eens per semester leegmaken van alle lockers. Ook gaat Aarts in december om tafel met het bedrijf dat defecte lockers moet herstellen. Nu zitten er soms klemmende, irritant piepende of compleet niet functionerende exemplaren bij, waarbij het herstel veel tijd kost. Dat moet sneller en het liefst wil Aarts dat het bedrijf jaarlijks alle lockers een keer keurt.

Kooklucht. Volgens Leuverink wordt de verspreiding daarvan met behulp van afzuigapparatuur zoveel mogelijk voorkomen. “Toen we het gebouw klaar moesten maken voor de catering, was nog niet duidelijk wat daar allemaal geserveerd zou worden. Zo is de streetfood-balie van Local Legends er later aan toegevoegd en maakt het een verschil of je alleen broodjes serveert of ook nog panini’s staat af te bakken. We onderzoeken of daar nog meer apparatuur voor nodig is.”

“We kunnen niet meer zo hard meezingen”

Studieverenigingen Lucid (Industrial Design), Industria (Industrial Engineering) en Intermate (Innovation Sciences) hebben hun borreltijden moeten aanpassen en moeten meer moeite doen om hun leden te bereiken, maar gaandeweg hebben ze hun draai gevonden en voelen ze zich aardig thuis in Atlas.

Volop bedrijvigheid op vloer 2 van Atlas: studenten die zachtjes overleggen of in alle rust studeren. Op diezelfde verdieping hebben de drie studieverenigingen hun bestuursruimtes: Industria en Intermate naast elkaar en Lucid wat verderop. Het contact met hun leden verloopt anders dan voor de verhuizing.

Balans vinden

Anne Jenster en Iris Camps, bestuursleden bij Lucid, merken dat ze zelf meer op zoek moeten naar de ID’ers dan voorheen in het Laplacegebouw. Jenster: “Studenten kunnen snacks bij ons kopen en we moeten nu over zeven verdiepingen met ons karretje lopen om zo in contact te blijven. Onze ledenruimte zit beneden in de kelder en die weten studenten gelukkig goed te vinden. We proberen daar zelf ook regelmatig te zijn met een of meer bestuursleden, - maar het is zoeken naar de balans tussen efficiënt en rustig werken op de tweede verdieping en goed benaderbaar zijn voor je leden in de borrelruimte.” Dat is herkenbaar voor de andere twee verenigingen.

Ook het borrelen vroeg om aanpassingsvermogen. Camps: “We hebben nu minder ruimte en zijn daarom naast de borrel op donderdag met een vrijmibo begonnen, waar vooral de promovendi en medewerkers naartoe komen.”

Intermate en Industria hebben hun borreltijden moeten aanpassen, vanwege de geluidsoverlast voor de collegezaal die eronder zit. Fabian Bekker, commissaris externe betrekkingen bij Intermate: “We beginnen nu om 17.00 uur, omdat 16.00 uur niet mocht. Daarmee wordt wel een traditie doorbroken. Ik begrijp dat we niet teveel overlast kunnen veroorzaken; aan de andere kant had daar van tevoren wel beter over nagedacht kunnen worden.”

Ook het werken op de tweede verdieping vroeg om wat meer stilte en rekening houden met anderen. Maurice Bressers van Industria: “Als we nu net iets te hard meezingen, gaan studerende studenten naar ons kijken.”

De studieverenigingen hebben stukken minder opslagruimte dan voorheen, en iets (laten) aanpassen in de ruimtes vraagt meer geduld. Fabian Bekker: “Wilde je een gaatje boren in het IPO-gebouw, dan ging je naar de gebouwbeheerder. Als het mocht, kon je het gewoon doen. In Atlas verloopt die goedkeuring over veel lagen. Buitenactiviteiten moeten we wat ruimer inplannen door een veld te reserveren. We missen de tuin die we hadden.”

Voordelen

De verenigingen zien ook genoeg voordelen aan de verhuizing. Iris Camps van Lucid: “Je weet de stafleden makkelijker te vinden en ook bachelor- en masterstudenten komen sneller met elkaar in contact.” Maurice Bressers van Industria: “Ook als studieverenigingen hebben we meer contact.” Lachend: “Lucid heeft bijvoorbeeld laatst onze kapstok nog gemaakt.” Bestuursgenoot Sam Beurskens: “We zijn heel blij met de nieuwe bar; de uitstraling is een stuk professioneler." Ook de andere twee verenigingen zijn tevreden over hun ruimtes. Fabian: “We zitten hier stukken centraler op de campus.”

De verenigingen gaan binnenkort nog bij hun leden evalueren.

Deel dit artikel via je socials