Horrorverhalen

In de studie probeert hij grip te krijgen op het probleem van het almaar uitdijende, vaak stroperig of ronduit slecht functionerende ambtenarenapparaat. De horrorverhalen over deze zogenaamde ‘vierde macht’ zijn bekend: burgers die van het kastje naar de muur worden gestuurd, documenten die zoekraken, geldverslindende ict-projecten die eindigen in een debacle, en ga zo maar door.

Tijdens zijn functie van gemeentesecretaris in Boxmeer kreeg Van de Loo er zelf mee te maken en concludeerde hij dat het tijd is om het systeem grondig te herzien. Anders uitgedrukt: de spelregels moeten anders.

In het spel dat democratie heet, moet elke valsspeler op de vingers kunnen worden getikt - ook ambtenaren. Als het aan Van de Loo ligt, wordt het gros van de ambtenaren ‘gewone’ ambtelijk medewerkers die zelf op de blaren moeten zitten als ze fouten maken. Verder zou hij ambtelijke systemen zo inrichten, dat fouten veel eerder naar de oppervlakte komen.

Wildgroei

Daarvoor heeft de buitenwereld echter informatie nodig over wat er gebeurt achter de balie van de ambtelijke instelling. Wie nu een aanvraag indient voor een bouwvergunning, loopt het risico dat deze zoekraakt in een mallemolen, waarbij niet echt duidelijk is wie de verantwoordelijkheid draagt voor welke taak. Dat komt volgens Van de Loo doordat functiebeschrijvingen en de bijbehorende verantwoordelijkheden vaak veel te vaag zijn. In Boxmeer zag hij een wildgroei aan functiebeschrijvingen, waarover mensen eindeloos onderhandelen vanwege hun salaris dat hierop gebaseerd is.

“Die functiebeschrijvingen gingen niet over prestaties. Ik ben dus gaan praten met mensen. Aan een hbo’er civieltechniek vroeg ik: wat doe jij? Hij bouwde wegen, dat was dus zijn product. Hij moest gegevens verwerken volgens vaste procedures, overleggen, zijn tijd en budget bewaken. En al die taken stopt hij in een applicatie. Ik wilde de prestaties van ambtenaren meetbaar maken.”

Er ontstonden achttien functieprofielen, één bij elke salarisschaal, die Van de Loo vervolgens koppelde aan alle wetten en gemeentelijke regelingen waarmee ambtenaren zich bezighouden. Er kwamen heldere afspraken en een centraal registratiesysteem om bij te houden wie op welk moment wat doet. “Als er dan iets fout gaat, kan ik toetsen: was iemand op tijd, ja of nee? Heeft hij of zij de juiste gegevens gebruikt en conform de afspraak gewerkt?”

Speltheorie

Wie zich op de vingers gekeken voelt en weet dat valsspelen wordt afgestraft, zal zich eerder houden aan de regels van het spel. Op dat moment, legt Van de Loo uit, is er sprake van een zogenaamd Nash-evenwicht, een concept uit de speltheorie dat in zijn proefschrift een grote rol speelt. In zo’n evenwicht heeft niemand er belang bij om zijn of haar gedrag te veranderen. Dat kan een evenwicht zijn, waarin iedereen alleen maar aan zijn eigen belang denkt, maar ook een evenwicht, waarin eigen belang en collectief belang samengaan.

Een bekend voorbeeld is het winkelwagentje: iedereen heeft er belang bij als die na het gebruik netjes wordt teruggezet bij de ingang van de supermarkt. Het is immers niet fijn om voorafgaand aan de boodschappen op zoek te moeten naar een winkelkar op de parkeerplaats. Zodra de boodschappen zijn gedaan, raakt dat collectieve belang echter op de achtergrond. Voor het individu is het dan behoorlijk aanlokkelijk om het wagentje toch maar bij de auto te laten staan. “Daarom is bedacht dat mensen een muntje in de kar moeten stoppen, dan brengen ze hem terug”, zegt Van de Loo.

Iets extra's

Vergelijkbare situaties ziet hij bij de ambtenarij. In Boxmeer waren ambtenaren bijvoorbeeld niet erg te porren voor functioneringsgesprekken. Hun loonsverhoging was er niet van afhankelijk en over het algemeen zagen mensen er het nut niet van in, vertelt hij. “Nu was er een potje voor loondifferentiëring: mensen die iets bijzonders presteren, konden daaruit iets extra’s krijgen. Dat leidde tot strijd, want op het moment dat jij zegt dat je iets bijzonders hebt gedaan, vinden anderen dat ze allemaal iets bijzonders hebben gedaan.”

Van de Loo besloot om het budget anders in te zetten: iedereen zou tweehonderd euro extra ontvangen, behalve degenen die het functioneringsgesprek nog niet hadden gehad. “Het gevolg is dat ik jou niet op je donder hoef te geven om dat gesprek te houden, maar dat je naar mij toekomt om die gesprekken te mogen hebben. Het is als het muntje voor de winkelwagen: je zet het eigenbelang en het collectieve belang in een lijn.”

Social engineering

Van de Loo, van opleiding bouwkundig ingenieur, noemt het ‘social engineering’: het teweegbrengen van wenselijk gedrag met de juiste spelregels. Erg vriendelijk komen die regels niet over, ze draaien vooral om controle uitoefenen en dreigen met straf. Toch heeft de toepassing van zijn principes in Boxmeer volgens Van de Loo goed uitgewerkt. Sinds 2013, het jaar dat hij een reeks veranderingen doorvoerde, is bijvoorbeeld de wachttijd aan loketten ietsje afgenomen en ook het aantal gegrond verklaarde bezwaarschriften teruggelopen.

Helaas geeft zijn proefschrift alleen getallen vanaf 2014, zodat een vergelijking met de situatie van vóór de ingreep onmogelijk is. Getallen voor 2014 waren volgens Van de Loo niet voorhanden. “Daarom heb ik tegelijkertijd een uitnodiging gedaan: iedereen die de methode wil testen, kom testen. Want de speltheorie zegt dat ik mijn eigen cijfers mooi maak.”

Aanbevelingen

In zijn proefschrift doet hij verder een paar opmerkelijke aanbevelingen. Dat ambtelijke organisaties geneigd zijn uit hun voegen te groeien, komt volgens hem doordat de carrièrekansen van ambtenaren groeien in een grotere organisatie. Om dit tegen te gaan, raadt hij aan om op het salaris van individuele ambtenaren te korten, zodra hun aantal - inclusief de krachten die ze extern inhuren - boven een bepaald percentage van de totale bevolking komt. Omgekeerd kunnen ze geldelijk worden beloond als ze daaronder blijven.

Bestuurskundigen, zo blijkt ook uit het kritische commentaar van enkele leden van de promotiecommissie, juichen zulke maatregelen over het algemeen niet toe. De toepassing van een te zeer op straf gerichte speltheorie zou weleens kunnen leiden tot uitpersing van de ambtenaar. Van de Loo snapt de zorgen. “Als ik praat vanuit de medewerker, zeg ik, ja, dat is waar. Maar een ambtenaar heeft ook nog macht. Een ambtenaar beslist of je een uitkering krijgt of niet, of dat jij fraudeert bij de belastingdienst. Als je die ambtenaar niet meer kunt controleren, gaat er iets mis.”

Controversiële benadering

De manier waarop Van de Loo bestuurskundige problemen benadert in zijn proefschrift, is controversieel. Twee eerdere pogingen om binnen de faculteit Managementwetenschappen aan de Radboud Universiteit Nijmegen te promoveren, strandden. De eerste keer had dat te maken met ‘onzorgvuldigheden’ in het vermelden van bronnen bij enkele passages, aldus tweede promotor Ben Dankbaar, emeritus hoogleraar Bedrijfskunde van de Radboud Universiteit.

De tweede keer viel de promotiecommissie vooral over de methode van onderzoek, die sterk afweek van de traditionele bestuurskundige aanpak. Die leunt volgens Van de Loo grotendeels op interviews. “Daarmee beschrijven ze de situatie, maar ze komen met geen enkele oplossing. Ze beschrijven bijvoorbeeld een cultuur van transparantie, maar ik zeg: ik kan cultuur uitrekenen. Dus ik schop tegen wat heilige huisjes aan.”

Uiteindelijk is, in goed overleg met de decanen van de betrokken faculteiten in Nijmegen en Eindhoven, besloten om het proefschrift te herschrijven tot een proefontwerp, vertelt hoogleraar en hoofdpromotor Sjoerd Romme van de TU/e-faculteit Industrial Engineering & Innovation Sciences. Romme: “Het is daardoor meer een ingenieurs-proefschrift, dan een bestuurskundig proefschrift. Maar het is één van de proefschriften met de meeste maatschappelijke impact die ik ooit heb begeleid als promotor. Dit gaat heel veel teweegbrengen.”