- De universiteit , Medewerker
- 04/11/2022
Hebben vergaderluwe weken nut?
In het voorjaar van 2023 worden twee vergaderluwe weken ingepland, er wordt gemikt op de week na carnaval en de week tussen Hemelvaart en Pinksteren. In zo’n week moet er tijd vrijkomen voor het aanknopen van spontane contacten, voor reflectie, of het moet de mogelijkheid bieden om een keer ononderbroken te kunnen werken. Het moet even wat ‘lucht’ geven in de vaak overvolle agenda’s en op die manier bijdragen aan minder fysieke en mentale stress. Gaan ze helpen bij terugdringen van de werkdruk?
De eerste twee universiteitsbrede vergaderluwe weken werden vandaag in de Strategy Update aangekondigd. “Vergaderluwe weken helpen zeker om wat zaken te reguleren en in te plannen, maar pakken de kwaal, zijnde de enorme werkdruk aan onze universiteit, niet direct aan”, zegt Ellen Konijnenberg, lid van PUR, de personeelsfractie in de U-raad. In de laatste U-raadsvergadering stelde ze aan het College van Bestuur vragen over het voornemen om dit collegejaar dergelijke weken in te plannen. De faculteit waar ze zelf werkzaam is, Mathematics and Computer Science, werkt er al twee jaar mee (zie het kader onderaan dit artikel).
Gaan die weken wellicht niet een extra bijdrage leveren aan de werkstress, vroeg Konijnenberg namens de U-raad aan het CvB. Want blijven bepaalde onderwerpen daardoor dan maar onbesproken, of worden ze juist uitgesteld en toegevoegd aan toekomstige vergadersessies? En vergaderingen met andere faculteiten of externe partijen moeten toch nog wel doorgang vinden. Worden die verschoven naar de week ervoor of erna, waardoor de werkstress in die weken juist toeneemt?
Overleg vakbonden
In antwoord op de vragen van de U-raad liet het CvB weten dat de vergaderluwe weken zijn voortgekomen uit eerder overleg met de vakbonden en dat ze ook genoemd worden in de laatste CAO. Ook het CvB heeft niet de illusie dat met de invoering van deze weken het probleem van de werkdruk volledig wordt opgelost. ‘We denken dat het wel zal bijdragen aan meer bewustzijn hierover en dat het de discussie op gang brengt over de vraag of al die vergaderingen wel echt nodig zijn en of ze effectief zijn. Het kan een kleine stap zijn in het terugdringen van werkdruk’, staat in de schriftelijke beantwoording van de vragen..
Over het gevaar of bepaalde vergaderingen dan niet worden doorgeschoven naar een later tijdstip, staat te lezen: ‘Het idee is niet om vergaderingen uit te stellen, maar om ze helemaal te laten vervallen.’
Werkdruk en welzijn
Ineke van der Vegt, beleidsmedewerker bij Human Resources Management, maakt deel uit van een werkgroep die aan de slag gaat met het welzijn van medewerkers. De invoering van vergaderluwe weken is er een klein onderdeel van. Van der Vegt: “De invoering van die weken is een advies. Sommige faculteiten werken er al mee en hebben zelf al weken ingepland. Maar het is natuurlijk het meest effectief als deze weken worden meegenomen in het hele vergaderrooster van de universiteit, ruim voor het collegejaar van start gaat, zodat iedereen dezelfde vergaderluwe week in de agenda heeft staan. Daarmee waren we voor dit jaar te laat.”
Qua vergaderen is er volgens Van der Vegt sowieso winst te behalen, “want er wordt heel wat afvergaderd aan de TU/e, en dat kan soms efficiënter. Wat in ieder geval helpt is een goede agenda, zodat het voor de deelnemers duidelijk is wat de onderwerpen zijn en waar de vergadering voor bedoeld is: informeren, discussiëren of voor besluitvorming? Pas als je weet waar een vergadering op gericht is, kan je je er op voorbereiden. Goed voorzitterschap is ook essentieel, en timemanagement, dus je houden aan de afgesproken tijd die ervoor is ingepland. Maar misschien nog belangrijker is de basale vraag: is deze vergadering wel nodig, of houden we eraan vast omdat het een gewoonte is geworden? Eens in de zoveel tijd is het goed om jezelf deze vraag te stellen.”
Centrale regie
De komende periode maakt een werkgroep vanuit HRM een voorstel waar de universiteit over vijf jaar wil staan als het gaat om werkdruk en welzijn. Van der Vegt: “We werken allemaal ontzettend hard aan de TU/e. Dat komt ook omdat de gemiddelde medewerker enorm betrokken en bevlogen is, maar ik denk dat zaken hier en daar nog wel wat beter op elkaar kunnen worden afgestemd. Op verschillende plekken wordt het wiel uitgevonden als het gaat om het aanpakken van werkdruk. Maar met meer focus, meer uitwisseling en meer centrale regie kan er ook op andere plaatsen geprofiteerd worden van die kennis. En laten we processen ook goed en transparant vastleggen, zodat iedereen informatie op een centrale plek kan terugvinden. Ook dat is uiteindelijk efficiënt. Nu zit die informatie toch nog vaak in de hoofden van mensen.”
Het voorstel is dus om dit collegejaar nog twee vergaderluwe weken in te plannen: in de week na de carnavalsvakantie (van 27 februari tot en met 3 maart) en de week tussen Hemelvaart en Pinksteren (van 22 tot en met 26 mei). Van der Vegt hoopt dat vergaderluwe weken in 2024 een vaste plek in het vergaderrooster kunnen krijgen.
“Signaal dat we werkdruk serieus nemen”
De faculteit van directeur bedrijfsvoering Robert van der Drift, Mathematics and Computer Science, werkt al twee jaar met vergaderluwe weken. “Dat hebben we overgenomen van de Universiteit Utrecht, nadat een van onze hoogleraren ons daarop attendeerde. We zijn begonnen met twee weken, maar inmiddels zijn het er ten minste drie. In die weken hebben onze mensen meer tijd voor hun eigen dingen en we zien het ook als een signaal dat we werkdruk serieus nemen. Zonder nu direct te denken dat dit alles oplost. We doen mensen ook de suggestie om in die weken vrij te nemen als ze dat willen. Daarmee creëert het een beetje ruimte voor verlof.”
Nadelen schieten hem niet te binnen. “Het is ook nadrukkelijk geen verplichting, niet een dwingend gebod: ‘Gij zult niet vergaderen of meeten’. We zien het meer als een vorm van nudging. En dat wordt gewaardeerd. In het begin zag je natuurlijk wel dat mensen dan probeerden om de meetings in de weken ervoor of erna te plannen, maar we hebben steeds uitgedragen dat het de bedoeling is om ze een keer over te slaan. Dat lijkt te werken.”
Van der Drift hoort uit zijn faculteit over het algemeen positieve geluiden over dit initiatief. “Omdat de TU/e het nog niet integraal heeft overgenomen, zie je natuurlijk wel dat in die weken soms toch meetings zijn. Als dat straks wel het geval is zal dat hopelijk minder worden. Zelf heb ik in die weken eigenlijk altijd ook externe meetings geweigerd. Ook als een signaal.”
M&CS spreidt de weken over het jaar en heeft daarbij de schoolvakanties aangehouden. Van der Drift: “Dat geeft mensen met kinderen ook de mogelijkheid om vrij te nemen. De weken voor dit collegejaar hebben we al gecommuniceerd en vooralsnog laten we die ook komend jaar staan. We zullen bekijken of het nuttig is om de TU/e-brede weken straks over te nemen. Die hebben nu als nadeel dat er dan geen schoolvakanties zijn, maar er is volgens mij gekozen voor tentamenweken, wanneer er ook minder verplichtingen zijn. Over het algemeen lijkt het me het nuttigst als iedereen dezelfde weken aanhoudt. Dat vergroot de kans dat mensen ook echt een week zonder meetings kunnen hebben.”
Met enkele andere faculteiten die er ook mee werken, heeft Van der Drift er wel contact over. “Overigens ervaart niet iedereen vergaderingen als het grootste probleem, dus we willen ook gaan kijken naar andere maatregelen.”
Discussie