106 meldingen zijn tussen juli 2023 en december 2024 bij de ombudspersoon binnengekomen. Daarvan is 58,5 procent van ondersteunend personeel en 41,5 procent van wetenschappelijk personeel. Dit is een toename van 20,5 procent ten opzichte van dezelfde periode daarvoor. Meldingen door studenten zitten hier niet bij, omdat zij een eigen ombudspersoon hebben.

Woordvoerder Ivo Jongsma zegt in reactie op deze toename namens het College van Bestuur (CvB) dat “het positief is dat mensen steeds beter de weg weten te vinden naar de ombudspersoon. Daarnaast hebben we sinds afgelopen jaar de Integrity en Social Safety Desk als eerste ingang voor medewerkers met klachten over de organisatie. We hopen dat deze desk zich ontwikkelt tot de goed zichtbare en vindbare eerste ingang, en dat de ombudspersoon en de desk tot een verbeterde samenwerking komen. Dit zal de ombudspersoon in de gelegenheid stellen meer te focussen op trends, het vormgeven van processen en het lerend vermogen van de organisatie.”

Aanspreken

'Bijna alle meldingen zijn terug te voeren op problemen met een leidinggevende, de kwaliteit van het leidinggeven in combinatie met de hiërarchische structuur van de organisatie', zo schrijft de ombudspersoon in het jaarverslag over de aard van de meldingen. In de vorige rapportage besteedde zij ook al de nodige aandacht aan problemen met leidinggevenden, evenals de “aanspreekcultuur” die volgens haar binnen de TU/e nog niet gebruikelijk is, terwijl die wel nodig is.

'Aanspreken kan negatief uitpakken voor degene die de ander aanspreekt, in het bijzonder als er sprake is van hiërarchie. Hierdoor blijft het nemen van verantwoordelijkheid, daar waar het eigenlijk zou moeten, achterwege, wat kan leiden tot een structurele onveilige werksituatie', zo schrijft zij over (de gevaren van) het aanspreken op ongewenst gedrag.

In het jaarverslag staat bovendien dat de ombudspersoon het ontoelaatbaar vindt dat wanneer de universiteit een dossier claimt te hebben met betrekking tot disfunctioneel gedrag van een medewerker, dat dossier niet getoond wordt aan de betreffende medewerker.

Lerende organisatie

De ombudspersoon is kritisch op de term ‘lerende organisatie’ die de TU/e regelmatig in de pers en in vergaderingen heeft genoemd. 'Sinds enige tijd is het niet ongebruikelijk om bij gemaakte fouten te verklaren “een lerende organisatie te zijn”. Wanneer het echter gaat om aangelegenheden die iemand krachtens zijn functie en verantwoordelijkheid had behoren te weten, had behoren te kunnen en had behoren te doen, dan is de uitspraak ‘lerend te zijn’, irrelevant en zeker geen geldig excuus. Het ‘lerend zijn’ is alleen relevant als excuus wanneer het gaat om gemaakte fouten bij situaties die nieuw en onbekend zijn en dus inderdaad vanwege het unieke karakter nog geleerd moeten worden.'

In het verlengde van een lerende organisatie zijn, worden regelmatig leertrajecten voorgesteld aan medewerkers om zichzelf te verbeteren. De ombudspersoon heeft diverse keren geconstateerd dat verbeter- en leertrajecten worden gebruikt om van ‘lastige’ medewerkers af te komen. 'In een verbetertraject worden bijvoorbeeld geen objectieve maatstaven genoemd waaraan voldaan dient te worden en er is geen sprake van een objectieve beoordelaar. De uitkomst van een verbetertraject kan daardoor leiden tot een beslissing die niet objectief is, maar wel grote gevolgen kan hebben voor een medewerker.' De ombudspersoon noemt ook dat verbeter- en leertrajecten zelden aan leidinggevenden hoger in de hiërarchie worden opgelegd.

Het College van Bestuur zegt over de term ‘lerende organisatie’, dat de organisatie dat nog steeds is, ook na deze kritische noot van de ombudspersoon. “Het waarborgen van integriteit en sociale veiligheid is de afgelopen jaren sterk in ontwikkeling geweest en die ontwikkeling zet door. Daarmee komen we voortschrijdend tot steeds betere voorzieningen en een verbeterde cultuur. We zetten stappen die niet in alle gevallen meteen perfect zullen zijn. Dat erkennen we en houden we scherp in beeld.”

Gaslighting

De ombudspersoon heeft op verschillende manieren gezien dat de TU/e doet aan ‘gaslighting’, een vorm van manipulatie door de waarheid te verdraaien. Ze geeft tien voorbeelden om het begrip te duiden. Zo haalt zij bijvoorbeeld aan 'het beweren van onwaarheden ondanks schriftelijk bewijs van het tegendeel', en 'nalaten die onwaarheden te corrigeren'. En ook: 'een verzoek dat iemand doet wegzetten als een eis', 'zo lang wachten met een gevraagde reactie of niet adequaat en niet inhoudelijk reageren dat door de voortdurende frustratie een heftige reactie wordt uitgelokt en de persoon vervolgens als onredelijk wordt weggezet'.

Jongsma laat namens het CvB weten dat het bestuur zich niet herkent in het gaslighten. “We streven ernaar zo transparant en integer mogelijk te handelen naar iedereen.”

Reacties

De vakbonden zijn benaderd om een reactie te geven. AOb heeft niet gereageerd, CNV wilde niet reageren. Jan Vleeshouwers laat namens FNV weten "teleurgesteld te zijn over de steun die de ombuds krijgt van het CvB. De adviezen van de ombuds opvolgen lijkt niet mogelijk en dat zien we met lede ogen aan. Er had veel meer progressie moeten zitten in de situatie ten opzichte van de vorige ombudsrapportage."

Het College van Bestuur heeft een statement gewijd aan het ombudsrapport dat op het intranet geplaatst is.

Universiteitsraadslid Martijn Klabbers laat op persoonlijke titel weten de toename aan meldingen te herkennen. “De punten rond leiderschap, bescherming van kwetsbare groepen en aanspreken op verantwoordelijkheden komen overeen met de Employee Experience Survey, die ook – ondanks aanzienlijke investeringen – een lichte toename van sociale veiligheidsproblemen laat zien. Dit patroon wijst op de noodzaak van een fundamentele cultuurverandering die mogelijk verdergaat dan de huidige structurele maatregelen.”

Het jaarverslag wordt naar verwachting besproken in de volgende vergadering van de universiteitsraadsvergadering op 16 juni. Deze is openbaar toegankelijk.

Aanbevelingen

De ombudspersoon doet ook aanbevelingen om de organisatie te verbeteren. Zo moet er veel meer inzet zijn op preventie en goede voornemens zijn daarbij niet genoeg. Leidinggevenden die consequent falen in hun taak moeten consequenties krijgen en verbetertrajecten moeten ook voor leidinggevenden normaal worden. Medewerkers moeten zich uitdrukkelijk committeren aan de gedragscode en waarden van de TU/e. Dit zou ook expliciet in de arbeidsovereenkomst moeten komen en niet als een bijlage, aldus de ombudspersoon.

Verder moeten beschuldigingen over een persoon altijd gepaard gaan met bewijs en bij gesprekken over problemen moet altijd vooraf de agenda duidelijk zijn om een sociaal onveilige situatie te vermijden. Alle 22 aanbevelingen van de Ombudspersoon zijn terug te lezen in het jaarverslag.

Het CvB is de ombudspersoon naar eigen zeggen dankbaar voor het verslag. “We gaan de jaarverslagen van de ombudspersoon (medewerkers en studenten) en van de vertrouwenspersonen bij elkaar brengen tot één jaarverslag. Daarmee gaan we integraal bekijken welke verdere verbeteringen we in gang gaan zetten. Eerdere aanbevelingen van de vertrouwenspersonen en van de ombudspersoon, en resultaten uit de Employee Experience Survey, zijn gebruikt bij het vormgeven van het huidige TU/e-programma voor ‘Integrity en Social Safety’. De belangrijkste maatregel die daaruit is voortgekomen, is de ingestelde ‘Integrity en Social Safety Desk’.”

De ombudspersoon, Anna Soedira (hoofdfoto), is om een reactie gevraagd, maar laat weten dat het jaarverslag voor zich spreekt. Zodoende zijn alle quotes in het artikel die aan de ombudspersoon zijn toegewezen, terug te voeren op het jaarverslag. 

Dit artikel is geüpdatet op 16 mei om 11:45.