door

If it ain’t broke, don’t fix it

31/10/2019

Een mooi Engels gezegde luidt: ‘If it ain’t broke, don’t fix it’. Vrij vertaald: ‘Als iets werkt, laat het dan met rust’.

Als kind begreep ik weinig van dit gezegde en daarom was de eerste pc die wij thuis kochten binnen enkele dagen helemaal uit elkaar gehaald, tot frustratie van mijn ouders. Op latere leeftijd ontdekte ik dat de meesten van mijn studiegenoten dezelfde ervaring hadden. In goed Engels: ‘If it ain’t broke, tinker with it ‘till it is’. Als je de pc echter uit elkaar haalt, betekent dit dat het systeem enige tijd niet functioneert. Dat is vervelend als je ouders de pc nodig hebben, maar het is nog vervelender als het systeem een kritisch proces is dat onder het mom van verbetering vakkundig uit elkaar gehaald wordt.

Het afgelopen kwartiel zagen we hier een mooi voorbeeld van. Aan mijn faculteit hadden we een goed functionerend systeem voor het drukken en verspreiden van tentamens. Als je, als docent, je tentamen op tijd af had, stuurde je dat naar de facultaire administratie en zij zorgden ervoor dat er voldoende kopieën in het juiste formaat op de juiste locatie kwamen. Een mooi ondersteunend proces dat precies aansluit bij de behoeftes van de medewerkers.

Aan andere faculteiten was dit proces echter minder soepel geregeld. En dus moest het systeem uit elkaar gehaald en opnieuw opgebouwd worden. Het gevolg is dat docenten voortaan zelf moeten inloggen bij een drukker, daar precies moeten aangeven hoeveel tentamens er gedrukt moeten worden, hoeveel op A4 en hoeveel op A3, hoeveel er naar welke zaal moeten en wie voor de kosten opdraait. Allemaal stukjes informatie die de meeste docenten helemaal niet hebben of willen weten. In plaats van een enkele e-mail met een pdf ben je nu heel veel tijd kwijt om al deze informatie te verzamelen, in te voeren en te accorderen.

Mobiele laboratoria

Een ander voorbeeld, wat meer specifiek voor W&I, is de ict-ondersteuning. Waar voor veel collega’s aan andere faculteiten de computer eenvoudigweg een werkplek is, zijn onze computers onze mobiele laboratoria - en laboratoria vereisen vakspecifieke ondersteuning. Onze decentrale ict-afdeling snapt dat en gezamenlijk zorgen zij ervoor dat aan de meeste wensen in redelijke tijd tegemoet gekomen wordt. Er zit ontzettend veel specifieke kennis in een paar toegewijde ondersteuners. Ook dit is weer een voorbeeld van een goed functionerend systeem en ook dit wordt langzaamaan uit elkaar gehaald. Ict moet gestandaardiseerd worden. Voor alles moet een formulier ingevuld worden en iedere minuut van medewerkers moet verantwoord worden aan de hand van ‘tickets’.

En het vervelendste van dit alles: de medewerkers die zich steeds weer met hart en ziel inzetten om de processen soepel te laten verlopen, voelen zich niet gewaardeerd, want zij worden ineens niet meer afgerekend op tevredenheid van hun ‘klanten’, maar op het aantal op tijd gesloten ‘tickets’. Zij worden onzichtbaar gemaakt door externe portals, maar zijn wel degenen die aangesproken worden als iets niet goed gaat.

Bij dezen wil ik de TU/e-bestuurders dan ook oproepen om jullie natuurlijke, technische instincten te negeren en je te houden aan het Engelse gezegde: ‘If it ain’t broke, don’t fix it’.

Deel dit artikel via je socials