Ergerlijk lang moeten zoeken of zelfs helemaal geen werkplek kunnen vinden, andere zoekenden die midden in een overleg 'jouw' gereserveerde ruimte binnenvallen, dubbelboekingen - aan dit soort situaties hoopt de TU/e een einde te maken met Book My Space. Met dit nieuwe platform kan iedereen, student of medewerker, straks ruimtes zoeken en reserveren. Dit zonder tussenkomst van bijvoorbeeld een secretaresse of receptionist én zonder allerhande procedures, methodieken of systemen die nu nog per gebouw kunnen verschillen.

Mede door de komst van het Bachelor College en de Graduate School zijn studenten en medewerkers steeds vaker niet meer gebonden aan één gebouw, maar over de hele campus actief. Book My Space geeft dan ook inzicht in (de voor reservering beschikbaar gestelde) ruimtes in alle TU/e-gebouwen op het terrein. Ook komen méér ruimtes beschikbaar en kunnen individuele studie- en werkplekken worden geboekt.

“Veel mensen hebben het gevoel dat gebouwen vól zitten, terwijl uit metingen blijkt dat er nog wel degelijk ruimtes vrij zijn”, stelt Antoinette van der Voort, woordvoerster voor het project. “Book My Space geeft gebruikers een beter zicht op het totale aanbod, ook buiten het eigen gebouw.”

Op de pc (Book My Space is gekoppeld aan zowel Outlook als Planon SelfService) kunnen studenten en medewerkers vooraf een ruimte of werkplek reserveren. Maar het platform biedt ook níeuwe manieren van boeken, bijvoorbeeld via servicepunten bij de gebouwrecepties - de zogenoemde Kiosken. Op deze informatiezuilen kun je direct zien welke ruimtes in dat gebouw nog vrij zijn en deze, met behulp van je campuskaart, direct voor een bepaald tijdstip claimen. De naam van de boeker staat bij de reservering op het scherm vermeld.

Inchecken via QR-code

Daarnaast is er een speciale app voor zowel smartphone als tablet, waarmee ruimtes à la minute kunnen worden ‘geclaimd’. Dat laatste kan door het scannen van de QR-codes die naast de deuren van overlegruimtes komen te hangen. “Middels die QR-code check je na gebruik ook weer úit; zo kan iemand anders de ruimte weer claimen”, legt Van der Voort uit. Hiermee willen de ontwikkelaars onder meer voorkomen dat ruimtes onnodig lang als ‘gereserveerd’ te boek blijven staan, terwijl een overleg misschien wel veel eerder is afgelopen dan vooraf ingeschat.

Op langere termijn, zo blikt Van der Voort vooruit, komen er mogelijk ook bewegingsmelders in de ruimtes, die detecteren of een gereserveerde ruimtes (nog) in gebruik is. Zo niet, dan komt een ruimte na een paar minuten automatisch weer beschikbaar.

Overigens kan een selecte groep medewerkers, onder wie de onderwijsverroosteraars en medewerkers van secretariaten, reserveringen in bepaalde gevallen nog altijd overrulen en de boeker een andere ruimte aanbieden of helpen vinden.

Het systeem start op 1 februari met een pilot in Matrix, Vertigo en op de derde tot en met de zevende verdieping van MetaForum. Het platform is dan alleen beschikbaar voor reserveringen in die gebouwen, voor studenten van de faculteiten Wiskunde & Informatica en Bouwkunde en voor TU/e-medewerkers. Ook komen er in de eerste week van februari inloopsessies waar gebruikers met hun vragen terechtkunnen en worden eind januari trainingen ingepland voor medewerkers van recepties en secretariaten.

Na de zomer wordt het systeem gefaseerd ook in de andere TU/e-gebouwen ingevoerd.

Online (nu nog ‘under construction’) is binnenkort meer informatie te vinden over het nieuwe platform, waaronder instructievideo’s waarin de verschillende manieren van reserveren worden uitgelegd.