Aanbieder Microsoft garandeert dat hooguit een procent van de mails in je inbox eigenlijk spam is, vertelt Wybe Smits van Information Management & Services (IMS). Omgekeerd zou slechts één op de kwart miljoen mails ten onrechte in de junkmail moeten belanden. “Dat komt aan de TU/e neer op ongeveer één per dag voor alle gebruikers samen.”

Toch lijken veel vaker mails in de map ‘ongewenst’ terug te vinden dan je op basis van die getallen zou verwachten. Dat was in ieder geval wiskundedocent Tom Verhoeff opgevallen, die Cursor op dit probleem attendeerde. “Een collega had hierdoor zelfs mails van potentiële promovendi gemist. Na dertig dagen worden de mails zonder waarschuwing uit de junkbox verwijderd. Zeker na de vakantie zou je hierdoor belangrijke mails kwijt kunnen zijn.”

Persberichten

Een korte zoekactie in de junkbox van Cursor leverde al meteen enkele mails op die via het contactformulier op onze site waren binnengekomen, alsmede persberichten die door de TU/e zelf verstuurd waren. Expert Smits van IMS legt uit hoe dat mogelijk is: “Berichten krijgen automatisch een spamscore tussen de 0 en 9. Alle mail tot een score van 4 is reguliere mail, een score van 5 of 6 komt in je junk, en alles daarboven is bijvoorbeeld malware of phishing en wordt zelfs helemaal afgevangen. Daarbij worden allerlei factoren meegewogen, zoals de inhoud van de mail en informatie over de herkomst.”

Belangrijk is dat de server waar de mail van afkomstig is voorzien is van bepaalde technieken die de authenticiteit van de mail waarborgen, vertelt Smits. “Als die server niet goed is ingeregeld, krijgt de mail automatisch een hogere spamscore. Dat is in meer dan 99 procent van de gevallen de reden dat een mail als spam wordt aangemerkt: het probleem ligt dus in eerste instantie bij de verzender.”

Persberichten, die in het geval van de TU/e in bulk verstuurd worden via het externe systeem Copernica, lopen - net als andere berichten die gelijktijdig naar een groot aantal ontvangers gaan - een verhoogd risico om voor spam aangezien te worden. “In principe zou Copernica voor de TU/e goed afgesteld moeten zijn”, reageert Smits op het persbericht in de junkbox van Cursor. “Daar moeten we dus nog wel even naar kijken.”

Zelflerend

In zijn algemeenheid kunnen gebruikers het - deels zelflerende - spamfilter helpen door consequent aan te geven wanneer een mail in de verkeerde mailbox terecht is gekomen. “In de apps van Microsoft en de webmail kun je dat heel eenvoudig doen”, zegt Smits. “Die meldingen zijn voor ons zichtbaar in de beheeromgeving, maar dat zijn er slechts tussen de vijf en twintig per dag.” Dat type mails zou in het vervolg in de juiste mailbox moeten komen. Als meerdere gebruikers hetzelfde probleem rapporteren, past het filter zich voor de hele TU/e aan. Lijkt het handmatig classificeren van mails geen soelaas te bieden, dan raadt Smits aan contact op te nemen met de servicedesk van IMS.

Rond de invoering van MS 365, dit voorjaar, was volgens Smits overigens wel gepland om gebruikers alert te maken op de aangepast instellingen. Dat ging via de beeldschermen op de campus, maar de lockdown door corona gooide daarbij roet in het eten. “We zullen nu op intranet en in Topdesk aangeven hoe je het best met deze situatie om kunt gaan.”

Wat het automatisch na dertig dagen verwijderen van de - vermeende - spam betreft: de mails zijn na die periode nog dertig dagen terug te halen met de actie ‘recover deleted items’, voordat ze uiteindelijk definitief verdwijnen.