De universiteit stuurde gistermiddag een mail uit waarin de wijziging in het HR-systeem, die morgen wordt doorgevoerd, werd aangekondigd. In de mail staat te lezen dat ‘de afgelopen maanden is gebleken dat het proces van indiensttreding - de functionaliteiten ‘preboarding’ en ‘(her)indienst’ - door leidinggevenden en secretaresses als complex en tijdrovend wordt ervaren. Daarnaast kwam van diverse kanten het signaal dat een advies van Finance & Control werd gemist in de workflow’.

Simone Resing, die sinds april de projectmanager is voor InSite, zegt dat de aanpassing ertoe zal leiden dat een deel van het werk dat tot vandaag door de leidinggevende zelf gedaan moest worden, weer teruggaat naar HR. In wezen de situatie zoals die voor de invoering van InSite was. ‘In het vernieuwde proces van indiensttreding dient de leidinggevende of de secretaresse enkel nog de preboarding op te starten door het aanleveren van bepaalde basisinformatie, zoals naam, de datum van indiensttreding, kostenplaats, et cetera. Verdere processtappen voeren HR Advies en HR Services uit’, staat in de mail.

Financiële informatie

Wanneer de directeur het contract of de gastvrijheidsverklaring heeft ondertekend, ontvangt de leidinggevende per mail het signaal dat het proces is afgerond. Mocht de directeur of de afdeling Finance & Control de indiensttreding afkeuren, bijvoorbeeld vanwege het ontbreken van financiële informatie, dan wordt daar ook direct melding van gemaakt. Resing: “Het is dus meteen duidelijk of er financiële dekking is voor het aannemen van een medewerker, en als die er niet is of als daar nog onduidelijkheid over bestaat, weet de leidinggevende dat-ie daarvoor contact moet opnemen met de directeur of de financiële afdeling.”

Resing zegt dat in de aanpassingen die morgen worden doorgevoerd, flink wat tijd is gestoken. “Enkele hoogleraren hebben de nieuwe procedure inmiddels getest en die zeiden er zeer tevreden mee te zijn.” Resing zegt daarom te vertrouwen op een succesvolle invoering van de wijzigingen in het systeem.

Q&A

Financiële zaken, zoals verzoeken tot terugbetaling en het indienen van reiskosten, die tot begin dit jaar samen met de personeelszaken deel uitmaakten van Me@TU/e, zijn nog altijd terug te vinden bij Me@TU/e. Dat blijft voorlopig ook nog zo, want volgens Resing wordt dat deel pas op 1 januari 2023 omgezet in een nieuw financieel systeem.

Wie over InSite verdere vragen heeft, wordt geadviseerd contact op te nemen met HR-Services van de faculteit of dienst, of kan op donderdag 1 juli om 13.00 uur aansluiten bij de online Q&A-sessie.