Als je om welke reden dan ook vastloopt in je studie, promotieonderzoek of EngD-traject, kun je terecht bij de studentendecaan of PhD-EngD-counselor. Je lucht er in vertrouwen je hart en onderzoekt samen welke stappen je kunt zetten naar een oplossing. Stijn van Puijenbroek combineert beide functies: “Als studentendecaan heb ik vijf collega’s, maar ik ben de enige PhD-EngD-counselor op de TU/e. En ook de eerste: toen ik in 2020 solliciteerde, was het een nieuwe functie.”

Hoe laat klok je in?

“Werk ik op de campus, dan begin ik om kwart voor negen. Twee dagen per week werk ik thuis en dan start ik iets eerder, om acht uur. Dan hoef ik niet met de trein naar de TU/e te reizen vanuit mijn woonplaats Culemborg.”

Hoe ben je in deze baan gerold?

“Ik ben sociaal wetenschapper en heb na mijn afstuderen onder andere trainingen sociale veiligheid gegeven bij de NS. Daarna ben ik ‘geland’ op de Hogeschool Utrecht, waar ik ongeveer veertien jaar als studentendecaan heb gewerkt. Aan het eind van die periode ben ik via detachering tijdelijk op de TU/e terechtgekomen, waar ik een studentendecaan verving tijdens zwangerschapsverlof.”

“Een TU/e-collega wees me toen op de vacature voor de combinatiefunctie studentendecaan en PhD-EngD-counselor. Dat leek me een uitdaging. Enerzijds omdat de TU/e een nogal internationale populatie heeft, anderzijds omdat ik van promovendi uit mijn vrienden- en familiekring wist tegen welke problemen PhD’ers kunnen aanlopen, zoals hoge werkdruk en de afhankelijke relatie tot begeleiders. Ik wilde me graag mede voor die groep inzetten. Bovendien had ik door de detachering al positieve ervaring opgedaan met werkplek, collega’s en leidinggevende.” 

Wat is het leukste aan je baan?

“Als iemand na een gesprek met mij weggaat met het idee ‘ik kan hier nu zelf mee verder’, dan ben ik tevreden. Mijn focus is om de ander handvatten te geven om zelf stappen te zetten. Wat ik simpel gezegd doe, is goed en actief luisteren en vervolgens samen structuur aanbrengen. Wat is het probleem? Welke oplossingsrichtingen zijn er? Wat kan diegene zelf doen en waarvoor zijn er anderen nodig? En wie dan en hoe? En hoe zet je die stappen?” 

“Vaak kan een promovendus of EngD’er na zo’n gesprek inderdaad zelf het probleem aanpakken en blijft het bij een eenmalig gesprek. Als zij vaker terugkomen, gaat het vaak om complexe situaties zoals sociale onveiligheid of een moeizame relatie met begeleiders.”

“Als studentendecaan vervul ik trouwens iets minder die coachende rol, omdat die functie wat verder in de begeleidingsketen zit. De academic advisors op de faculteiten voeren de eerste gesprekken en pakken een groot deel van de begeleiding op.”

En het minst leuk?

“Wat ik jammer vind, is dat ik als PhD-EngD-counselor geen team met directe sparringspartners heb, omdat ik de enige ben met die functie. Met mijn collega-studentendecanen en de studentenpsychologen hier op de gang kan ik heel gemakkelijk van gedachten wisselen over de thema’s die we allemaal tegenkomen. Voor de kwesties waar promovendi en EngD’ers mee kampen ligt dat lastiger.”

“Ik los dat op door lastige casussen soms – geanonimiseerd – met mijn leidinggevende te bespreken. En ook kan ik met de Dean en beleidsmedewerkers van de Graduate School van gedachten wisselen over vraagstukken waar PhD’ers en EngD’ers vaker tegenaan lopen. Periodiek deel ik kennis en ervaringen met twee functiegenoten van de Universiteit Twente.”

Eén counselor op de TU/e voor bijna 2200 promovendi en 200 EngD’ers, is dat wel genoeg? 

“Als je kijkt naar mijn planning zou je denken van wel: ik heb geen wachtlijsten, in tegenstelling tot de studentendecanen. Er staan wekelijks een tiental slots open in Sharepoint, zodat PhD’ers en EngD’ers zelf een afspraak kunnen inplannen, maar de tijdstippen zijn nooit allemaal gevuld. Ik denk echter dat er ook andere factoren meespelen, allereerst dat nog niet iedereen me weet te vinden. Mijn werkplek is in MetaForum, dus ik ben minder zichtbaar op de faculteiten. Het helpt als faculteiten me noemen in een presentatie of laten zien op de informatieschermen.”

“Daarnaast spelen ook de academische cultuur en de hiërarchische organisatie een rol: hierdoor zijn onderzoekers vaak terughoudend om zich uit te spreken of kwetsbaar op te stellen. Ik snap ook dat het spannend kan zijn. Stel je hebt als promovendus moeite met de manier waarop je supervisor feedback presenteert, of je baalt dat je nooit reactie krijgt op je mails. Als je daarover vertelt, wil je dat dat vertrouwelijk blijft. Die vertrouwelijkheid staat dan ook voorop.”

“Jammer is het als een PhD’er of EngD’er het zoeken van hulp zó lang heeft uitgesteld dat een probleem, dat ooit klein begon, onnodig groot is geworden. Hetzelfde geldt voor studenten overigens, die stappen ook vaak laat naar de academic advisor. De dringende boodschap is dus: wacht niet te lang, maar maak een afspraak en kom langs. Het is beter voorkomen dan genezen.”

Hoe laat klok je uit aan het eind van je werkdag? 

“Op mijn drie campusdagen vertrek ik om iets voor vijf naar het station. In de trein doe ik dan nog wat leeswerk, beantwoord ik mails of werk ik dingen uit. Op mijn twee thuiswerkdagen, die tevens mijn parttimedagen zijn – ik werk 34 uur – stop ik eerder.”

Wat doe je als je uitgeklokt bent?

“Thuis breng ik graag tijd door met mijn gezin; we hebben drie kinderen van 16, 19 en 21 jaar. Ook ga ik vaak wandelen met onze twee borderterriërs. Het zijn honden met een heel leuk karakter: ze zitten vol energie en kunnen lekker gek doen, maar stellen zich juist heel rustig en zacht op naar mensen en andere honden.”

“Daarnaast houd ik van muziek luisteren en concerten bezoeken. En ook van festivals, omdat je daar veel nieuwe muziek ontdekt. De laatste twee die ik bezocht zijn Best Kept Secret en Zeitgeist, een kleiner festival in Nijmegen. Mijn smaak is breed, richting alternative. De laatste tijd ben ik gegrepen door de podiumkunstvorm spoken word en dat maakt dat ik ook weer meer naar rap en hiphop luister.”