Een dummy in deze is een collega die de persoon speelt die jij wilt aanspreken op iets. En vandaag zal ieder die rol krijgen, maar eerst een stukje theorie. Mensen onderschatten de hoeveelheid complimenten die nodig is in je relatie - bedoeld is de werkrelatie, maar je geliefde complimenteren kan ook geen kwaad - om daarmee draagvlak te creëren voor het geven van ‘feedback’. Of, laten we het beestje bij de naam noemen: (opbouwende) kritiek. Als je mensen niet regelmatig complimenten geeft, gaan ze je feedback ook minder snel ter harte nemen. En daarvoor moet je best veel complimenten geven: gemiddeld zo’n zeven voor je één minder fraai punt kunt benoemen.

Morgen mee beginnen

Maar als je die zeven complimenten nog even snel voor een feedbackgesprek geeft, werkt het natuurlijk weer niet. Dus, boodschap aan alle managers: begin daar morgen meteen mee: drie complimenten per dag. In totaal, niet per persoon. Het moet wel geloofwaardig blijven. En er is nog een voorwaarde: het moet niet enkel zijn: ‘je hebt dat project goed gedaan’. Nee, ook het effect van de actie van de medewerker moet worden benoemd om het compliment echt waarde te geven.

Maar goed, drie per dag dus. Ik ben niet de enige die zich afvraagt of het compliment dan nog altijd over het werk moet gaan; is daar genoeg voor om het geloofwaardig te houden? ‘Kan er ook gecomplimenteerd worden over een mooie jurk, of om haar dat leuk zit?’ De vraag komt uit meerdere hoeken, met een knipoog wellicht, maar dat moet je dan weer niet letterlijk nemen.

Stop met sandwichen

De sandwich-methode bij een functioneringsgesprek of een feedbackgesprek is achterhaald: beter kom je gewoon meteen to the point. Cut the crap, daar houd ik van. Draai niet om de hete brij heen, ik wil gewoon weten wat je van me wilt. De trainster vult zichzelf aan: “En graag gestructureerd.” Iedereen pent lustig mee. Ze drukt ons op het hart gesprekken goed voor te bereiden zodat je weet welke observaties je hebt gedaan van iemands gedrag, maar ook kritisch bent op wat je wilt gaan zeggen.

“Is het een observatie of al een interpretatie, een oordeel of een effect? Deel observaties, geef concrete voorbeelden van wanneer ongewenst gedrag zich voordeed en check vooral ook of de persoon dit gedrag herkent. Blijf weg van interpretaties. Laat je niet weerhouden van het geven van feedback als iemand gaat huilen. Je kunt een glaasje water of een zakdoek aanbieden, maar het is wel belangrijk de feedback gewoon te geven.”

Mocht de observatie door de ontvanger niet worden herkend, dan zal het gesprek niet snel tot een oplossing komen, vertelt de trainster. Maar ook daar heeft ze een oplossing voor: als de persoon het niet herkent ga je hem/haar/die er de volgende keer in het moment op wijzen en hem/haar/die stoppen. Ja, ook aan de non-binaire collega’s is gedacht, want alle cases zijn anoniem en je geeft de persoon in de case een fictieve (paradijselijke) naam: Adam, Eva of Robin. Hoe zou dat dan met die zoete verleiding zijn gegaan? Op dat moment komt de serveerster binnen met de koekjes voor bij de koffie. De trainster geeft een compliment en benoemt het effect: iedereen wordt hier blij van. Met de kruimels nog op de lippen terug naar het feedback geven.

Net mensen

“Als de observaties wel worden herkend, kun je door naar het effect van het gedrag.” Ook daar heeft ze weer wat opties: het effect op jou, eventueel op anderen, op het proces en op het resultaat. "Zag je het net? Ik gaf de serveerster ook een compliment, met het effect", zegt ze, wijzend naar het bord met de benodigde stappen van feedback geven. “Daarna moet er toegewerkt worden naar een afspraak of een vervolg.”

Het klinkt allemaal zeer logisch, maar als je een gesprek niet voorbereidt, kom je toch net wat minder gestructureerd uit je woorden. Laat ik nu net van schrijven en gestructureerd voorbereiden houden, dus dit gaat me best goed af. Tegelijk merk je in de groep hoe de frustratie over bepaalde cases soms hoog zit en dit via kleine woorden, toon of houding merkbaar is. Menselijk, maar soms net wat onhandig. Managers, het zijn net mensen.

In de rubriek ‘Cursor op cursus’ schuiven redacteuren de komende tijd aan bij allerhande trainingen, cursussen en workshops die aan de TU/e het hele jaar door worden aangeboden aan medewerkers en studenten, zodat die daarmee hun kennis en vaardigheden op allerlei gebieden kunnen vergroten. Wie zelf een cursus, training of workshop aanbiedt die voor deze rubriek interessant zou kunnen zijn, of weet heeft van een dergelijk event, wordt van harte uitgenodigd om contact op te nemen met de redactie.