Ombuds ziet terugkerende patronen in dossiers aan TU/e

Ombudsfunctionaris Job van Luyken maakt met het document de balans op van zijn eerste jaar aan de TU/e en reflecteert op zijn eigen rol binnen de organisatie. Hij schreef de reflectie omdat hij geen jaarverslag heeft kunnen maken van 2025. 

Na het plotselinge vertrek van Anna Soedira vervulde Van Luyken alleen de laatste maanden van vorig jaar de ombudsrol. Ook had Soedira geen zaken overgedragen aan haar opvolger.

Met de reflectie, die de ombuds richt aan het College van Bestuur, de Universiteitsraad en de vakbonden, geeft hij nu alsnog inzicht in terugkerende patronen en doet hij alvast een aantal aanbevelingen aan de universiteit. 

Collectieve onrust

In het document benoemt de ombuds verschillende terugkerende thema’s die hij het afgelopen jaar voorbij heeft zien komen. Zo zou meermaals collectieve onrust zijn ontstaan. ‘In ten minste vijf situaties kwamen groepen medewerkers tegelijk in beweging’, schrijft Van Luyken. Het ging onder andere om de bestuursstijl bij een gelieerde organisatie, om een gezamenlijk instituut, een reorganisatie bij een dienst en een groep rondom re-integratie.

Al na het eerste halfjaar observeerde Van Luyken op de plekken waar het onrustig was pijnlijke miscommunicatie, onduidelijke verantwoordelijkheden en in enkele gevallen tekortschietend leiderschap. ‘Dat beeld is in de maanden daarna in een aantal gevallen helaas nog steeds bevestigd.’

Over het algemeen ziet de ombuds dat de manier waarop besluiten tot stand komen, vaak tot meer problemen leidt dan het besluit zelf. Iets wat volgens hem zou kunnen verbeteren door bij ontslag, verbetertrajecten en re-integratie meer aandacht aan bejegening en communicatie te besteden, ‘en niet alleen aan juridische juistheid’. 

Opvallend is dat Van Luyken zich in het document expliciet uitspreekt over de vertrouwelijkheid rondom ‘ombudsmateriaal’: een punt van conflict tussen de vorige ombuds en het College van Bestuur. 

Van Luyken stelt dat hij vertrouwelijkheid aan melders en andere betrokkenen niet kan garanderen als ombudsmateriaal binnen de universiteit kan worden ingezet als processtuk. Hij beveelt de universiteit daarom aan, om vast te leggen dat geen ombudsmateriaal in formele procedures ingebracht mag worden zonder toestemming van de betrokkenen. 

Reflecteren

Ook lijkt Van Luyken in een passage in te gaan op de afhandeling van de situatie rondom het opstappen van de vorige ombudsfunctionaris en noemt daarbij specifiek de vakbonden, de Universiteitsraad en het College van Bestuur. Hij schrijft te zien dat partijen zich inspannen om te reflecteren op wat er is gebeurd, maar roept hen ook op daarmee op te houden. 

‘Ik denk dat het de hoogste tijd is te stoppen met eindeloos door te reflecteren of te discussiëren totdat iedereen het met alles en met elkaar eens is. Die uitkomst bestaat niet en is ook niet nodig. Wat wel nodig is, is vertrouwen in en respect voor ieders rol. Het ontbreken daarvan is schadelijker dan het verschil van inzicht zelf.

De ombuds beschrijft ook een situatie waarbij behoorlijke onrust zou zijn ontstaan door een nieuwe facultaire richtlijn over privérelaties op het werk. Dat zou volgens de Van Luyken niet op faculteitsniveau, maar centraal geregeld moeten worden. 

Inmiddels gebeurt dat ook: de universiteit werkt aan een nieuwe richtlijn voor de gehele TU/e op dat gebied. 

Promovendi

In de hulpvragen die Van Luyken krijgt, zijn promovendi, postdocs en internationale medewerkers volgens hem sterk vertegenwoordigd. Meerdere promovendi zouden meldingen hebben gedaan van problemen met hun begeleider. 

Dat is geen onbekend probleem binnen de universiteit. Zo bleek onder andere uit onderzoek van Andrea Kis dat problemen met begeleiding en sociale veiligheid een grote rol spelen in de overwegingen van promovendi om te stoppen met hun promotietraject. Er loopt ook een extern onderzoek van Berenschot over sociale veiligheid onder promovendi.

Opstapeling

In veel gevallen ziet de ombuds dat zowel leidinggevenden als werknemers niet altijd hun verantwoordelijkheid nemen, vertelt hij in een reactie aan Cursor. “Veel van de problematiek gaat over kleine en grote dingetjes die zich opstapelen, waarna het vervolgens te groot is – en mensen te onhandig zijn – om het gesprek aan te gaan.”

In de reflectie gaat Van Luyken ook in op zijn rol als ombuds binnen de universiteit. ‘Ik zie mijn rol primair als onafhankelijk, onpartijdig en bemiddelend, en niet als persoonlijke belangenbehartiger.’ Dat wijkt volgens hem af van hoe de functie eerder door mensen werd ervaren. 

‘Mijn uitgangspunt is dat de organisatie problemen in eerste instantie zelf oplost. Ik help het systeem beter te laten werken, maak patronen zichtbaar en zet mijn onafhankelijke positie in wanneer alle partijen daarmee instemmen.’