Dit is een mooi voorbeeld van een consequentie van de centralisatiecultuur van de TU/e, met name in de ondersteuning. Maar ook in het primaire onderwijsproces wordt steeds meer gecentraliseerd. 

Beleid, regels en beslissingen worden vastgesteld door centrale entiteiten, zonder daarbij de werkvloer voldoende te betrekken. Hierdoor hebben zelfs kleine wijzigingen, zoals het aanpassen van de softwareversie van een pakket voor eerstejaars, soms verregaande consequenties voor docenten, wetenschappers of promovendi. 

Behalve tot frustratie, leidt centraal beleid soms tot hilarische situaties. Zo moet ik reisdeclaraties van mijn promovendi meerdere keren achter elkaar goedkeuren, omdat ik in het systeem zowel projectleider, als leidinggevende, als budgeteigenaar ben. Gelukkig ben ik het meestal wel eens met mijn eerdere beslissingen. 

Een serieus nadeel van centraal gestuurde ondersteuning, is dat de werkprocessen vooral geoptimaliseerd zijn voor het werk van de ondersteuners, niet voor het werk dat zij ondersteunen. 

Het tijdslotenmodel bijvoorbeeld maakt roostering efficiënt, maar het is een drama voor het efficiënt gebruik van zaalruimte. Hierdoor loopt ons onderwijsrooster soms tot ver in de avond door, maar na 17 uur is er geen ondersteuning voor laptoptoetsen te krijgen. En vraag wetenschappers eens hoe zij denken over het promovendi-volgsysteem Hora Finita.

Ik stel voor dat we een groot deel van de diensten eens gaan decentraliseren. Breng ze administratief en fysiek onder bij de faculteiten. En laat ze centrale overleggroepen organiseren waarbij ze ervaringen uitwisselen, elkaar van advies kunnen voorzien en zo de primaire processen kunnen verbeteren. 

Op die manier zijn bijvoorbeeld ook de examencommissies georganiseerd en dat werkt prima. En ook hier geldt dat de basis van de samenwerking vertrouwen moet zijn. Vertrouwen dat faculteiten heel goed weten hoe zij hun werk moeten organiseren en ook vertrouwen dat soms de manier van een andere faculteit gewoon beter is.

Boudewijn van Dongen is professor Process Analytics aan de TU/e. Hij schrijft deze column op persoonlijke titel.